Nic nie stoi na przeszkodzie, by w działalności gospodarczej wykorzystywać prywatny majątek przedsiębiorcy. Podatnik, który zdecyduje się zaliczyć majątek prywatny do kosztów firmowych, musi podjąć decyzję o uznaniu go za środek trwały. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy używanie prywatnych rzeczy w firmie może stanowić koszt podatkowy.
Używanie prywatnych rzeczy w firmie
Wydatki związane z przekazanymi składnikami majątku prywatnego można zaliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej pod warunkiem, że faktycznie będą one w tej działalności wykorzystywane. Należy jednak pamiętać, że ostatecznie to na przedsiębiorcy spoczywać będzie obowiązek udowodnienia tego faktu przed organami skarbowymi.
Do majątku firmy można zaliczyć przedmioty posiadane przez przedsiębiorcę jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Najczęściej przedsiębiorca przekazuje do majątku firmy komputer, telefon, samochód czy część mieszkania. Podatnik sam decyduje o zaliczeniu składników stanowiących jego majątek prywatny do środków trwałych lub wyposażenia. Istotną kwestią jest to, że tylko przedmioty zakwalifikowane jako środki trwałe mogą stanowić koszt firmowy (wyposażenie należy ująć w stosownej ewidencji, ale jego wartość nie może zostać uznana za koszt).
Ważne! Tylko przedmioty zakwalifikowane jako środki trwałe mogą stanowić koszt firmowy poprzez odpisy amortyzacyjne. |
Każdy składnik majątku prywatnego zaliczany jako środek trwały powinien spełniać następujące kryteria:
stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przejęcia,
musi być wykorzystywany przed przedsiębiorcę na potrzeby działalności gospodarczej dłużej niż rok.
Zatem każdy przedmiot spełniający powyższe warunki może zostać zakwalifikowany jako środek trwały. Amortyzacji w czasie muszą podlegać te składniki majątku firmowego, których wartość początkowa przekracza 3500 zł. Jeśli wartość nie przekracza 3500 zł, można zastosować jednorazowy odpis amortyzacyjny, który zostanie ujęty w kosztach firmowych w miesiącu przyjęcia danej ruchomości do używania.
Pozostałe składniki majątku prywatnego wykorzystywane w działalności gospodarczej zalicza się do składników wyposażenia i w przypadku, gdy ich wartość przekracza 1500 zł, należy wpisać je do ewidencji wyposażenia.
Jak przekazać przedmioty z majątku prywatnego do majątku firmowego?
Przepisy podatkowe nie przewidują żadnej szczególnej formy przekazania prywatnych przedmiotów na cele prowadzonej działalności gospodarczej. W praktyce najczęściej dokonuje się tego poprzez oświadczenie podatnika, w którym określa on co i od kiedy będzie wykorzystywane dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Dokument ten powinien zawierać takie dane jak:
dane przedsiębiorcy,
datę sporządzenia dokumentu,
oświadczenie o prawie do własności rzeczy,
opis składnika majątku (nazwa, informacje o producencie – dane które pozwolą jednoznacznie rozpoznać daną rzecz),
datę przekazania ruchomości,
wartość początkową przekazanego składnika majątku,
podpis przedsiębiorcy.
Jak ustalić wartość początkową majątku prywatnego przeznaczonego na cele działalności?
Co do wartości przekazywanych przedmiotów, należy pamiętać, że obowiązek wyceny dotyczy środków trwałych. Wartość początkowa tych środków stanowi bowiem podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów podatkowych.
W pierwszej kolejności, jeżeli dany przedmiot przedsiębiorca nabył przed rozpoczęciem działalności, to jego wartość początkową należy ustalić na podstawie posiadanych dokumentów - faktury, rachunki, umowy itp. Nawet jeśli przedsiębiorca zakupił daną rzecz kilka lat wcześniej i jego aktualna cena rynkowa jest niższa, to należy wprowadzić ją do majątku firmowego w cenie nabycia.
Ważne! Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. |
Często podatnicy nie dysponują jednak dokumentami, na podstawie których można ustalić cenę nabycia. W takim przypadku należy przeprowadzić wycenę wartości rynkowej przedmiotu. Może to być wycena własna (uwzględniająca ceny rynkowe z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji środków trwałych, a także stopień zużycia rzeczy). Można również powołać biegłego rzeczoznawcę do wyceny używanych prywatnych rzeczy w firmie.
Jeżeli natomiast podatnik wytworzył środek trwały we własnym zakresie, to wartością początkową tego składnika jest koszt wytworzenia, czyli wartość zużytych do wytworzenia rzeczowych składników majątku, wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę oraz inne koszty. Do kosztów wytworzenia nie zalicza się własnej pracy, pracy małżonka oraz małoletnich dzieci. W przypadku wytworzenia – wartość początkową określa się z udziałem biegłego.
Jeśli przedsiębiorca uzyskał dany środek trwały w drodze spadku lub darowizny to wartością początkową będzie wartość rynkowa z dnia przekazania/nabycia albo kwota podana w umowie darowizny (jeśli taka była podana).
Decyzja o tym, czy używanie prywatnych rzeczy w firmie zaliczyć do majątku firmowego, należy do podatnika.
W przypadku, gdy podatnik nie decyduje się rozliczać kosztów majątku prywatnego, nie musi go ujmować w ewidencji środków trwałych lub wyposażenia. Nie wykazuje z tytułu korzystania z majątku prywatnego przychodu z nieodpłatnych świadczeń.
