Jak powszechnie wiadomo, podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek dokumentowania świadczonych usług za pomocą faktur. Tymczasem problematyczna staje się kwestia tego, w jaki sposób należy potwierdzić najem prywatny składnika majątku. W poniższym artykule zastanowimy się nad kwestią wystawiania rachunków w przypadku najmu prywatnego.
Najem prywatny - kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury?
W pierwszej kolejności zajmijmy się tematyką wystawiania faktur. Należy bowiem przeanalizować zakres podmiotowy, tzn. określić, które osoby są zobowiązane do wystawienia faktury.
Zasadniczo obowiązek wystawienia faktury spoczywa na każdym podatniku podatku VAT. Tym z kolei jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Następnie należy sięgnąć do definicji działalności gospodarczej zawartej w art. 15 ust. 2 ustawy VAT. Przepis ten stanowi, że działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Warto zatem zwrócić uwagę, że okoliczność wykonywania działalności gospodarczej nie jest w tym przypadku warunkowana przesłankami formalnymi. Na gruncie podatku VAT można mieć status podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą nawet pomimo braku formalnego zarejestrowania firmy w CEIDG.
Ponadto nie ulega wątpliwości, że wynajem prywatnych nieruchomości to wykorzystywanie składnika majątkowego w sposób ciągły i dla celów zarobkowych.
Czy zatem osoba prowadząca najem prywatny nieruchomości jest zobligowana do wystawienia faktury?
Celem odpowiedzi na tak postawione pytanie w pierwszej kolejności wskażmy, że w myśl art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT wolne od podatku są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.
W konsekwencji wynajem prywatnych nieruchomości na cele mieszkaniowe, choć jest czynnością objętą zakresem regulacji ustawy VAT, to jednak korzysta z przedmiotowego zwolnienia od podatku.
Natomiast w kontekście faktur trzeba wskazać na treść art. 106b ust. 2 ustawy VAT. Regulacja ta podaje, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
W konsekwencji wynajem prywatnych nieruchomości jako czynność zwolniona z VAT nie obliguje wynajmującego do wystawiania z tego tytułu faktury.
W tym miejscu musimy jednak zwrócić uwagę na treść art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy VAT, gdzie czytamy, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Na marginesie dodajmy, że co do zasady w przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pojawia się konieczność posiadania kasy fiskalnej i wydawania paragonów.
W opisanym przypadku zastosowanie znajdzie jednak przepis rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej. Z treści rozporządzenia wynika bowiem, że zwolniony z tego obowiązku jest wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła (poz. 25 załącznika do rozporządzenia).
Kiedy należy wystawić rachunek za najem prywatny?
Niewiele osób ma świadomość, że oprócz regulacji dotyczących faktur w zakresie prawa podatkowego funkcjonują przepisy stanowiące o wystawianiu rachunków.
Zgodnie z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
W przypadku najmu prywatnego nie pojawia się obowiązek wystawienia faktury, więc pierwszy warunek określony w powyższym przepisie jest spełniony.
Trzeba jednak zauważyć, że przepis odnosi się do podatników prowadzących działalność gospodarczą. Co ważne, Ordynacja podatkowa zawiera własną i autonomiczną (co ważne, odrębną od zawartej w ustawie VAT) definicję działalności gospodarczej. Jak stanowi art. 3 pkt 9 Ordynacji, poprzez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.
Jak widać, przedstawiona definicja ma charakter bardzo szeroki i w swoim zakresie mieści się również uzyskiwanie dochodów z najmu prywatnych składników majątkowych typu nieruchomości.
Zasadniczo zatem obowiązek wystawienia rachunku spoczywa na podmiotach dokonujących najem prywatny. Warto także wskazać, że zgodnie z art. 87 § 3 Ordynacji podatkowej podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają go nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Istotny jest również zapis znajdujący się w art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej wskazujący, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
W rezultacie obowiązek wystawienia rachunku również nie jest automatyczny. Podobnie jak w przypadku faktur konieczność taka powstaje wyłącznie w przypadku żądania zgłoszonego przez najemcę w terminie 3-miesięcznym.
Przedstawione regulacje wskazują zatem, że najem prywatny może obligować właściciela do wystawienia faktury lub rachunku. Co jednak istotne, w tym zakresie konieczna jest inicjatywa ze strony najemcy, który w odpowiednim terminie musi zgłosić żądanie.
