Wynagrodzenie urlopowe - jak prawidłowo wyliczyć?

Pracownikowi za czas nieświadczenia pracy, który został spowodowany wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego, przysługuje takie wynagrodzenie urlopowe, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu, dlatego w trakcie zatrudnienia nie ma możliwości wypłacenia ekwiwalentu za urlop. Ekwiwalent przysługuje dopiero w przypadku niewykorzystania urlopu w naturze w momencie ustania stosunku pracy.

Zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu za urlop są zawarte w Rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wynagrodzenie urlopowe - wyliczanie podstawy

Przepisy regulujące wypłatę wynagrodzenia urlopowego są tak skonstruowane, by pracownik za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym otrzymał wynagrodzenie, które będzie najbardziej zbliżone do wynagrodzenia za czas pracy. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy wysokość wynagrodzenia pracownika jest różna z uwagi na system wynagradzania. Obliczając wysokość wynagrodzenia urlopowego, w pierwszej kolejności należy wyznaczyć podstawę wymiaru, mając na uwadze następujące kwestie:

  • przyporządkowanie danego rodzaju wypłaty do źródła, jakim jest stosunek pracy,

  • rodzaj składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy oraz pomijanych,

  • stałość bądź zmienność wysokości poszczególnych elementów wynagrodzenia,

  • długość okresów, za które przysługuje dany składnik wynagrodzenia.

Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Nie wszystkie składniki mogą tworzyć podstawę urlopową, dlatego konieczne jest wybranie wypłat, które:

  • mają charakter roszczeniowy - przysługują pracownikowi na podstawie przepisów prawa lub na podstawie wewnętrznego regulaminu,

  • cechuje powtarzalność - wypłaty są dokonywane co pewien czas, przy czym nie muszą mieć charakteru regularnego, a okresy, za które są wypłacane, mogą być zróżnicowane.

Przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia urlopowego wątpliwości może budzić zaliczenie wypłaty premii uznaniowej do podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Istotny jest tutaj charakter premii. Premia uznaniowa powinna być uregulowana w wewnętrznych przepisach firmy dotyczących wynagrodzeń i płac. Ponadto powinna mieć charakter gwarancyjny po spełnieniu przez pracownika określonych warunków. Warunkiem uzyskania premii może być również osiągnięcie konkretnych efektów pracy lub pozytywnej oceny jakości pracy.

Składniki niestanowiące podstawy wynagrodzenia urlopowego

Niektóre składniki wynagrodzenia lub świadczenia, mimo że wynikają z Kodeksu pracy, nie mogą zostać uwzględnione w wynagrodzeniu urlopowym. Stanowią katalog zamknięty i są wymienione w paragrafie 6. rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z którym do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu nie wliczają się:

  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

  • gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

  • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

  • dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

  • nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenia roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

  • odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

W związku z powyższym, do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie zalicza się jednorazowych wypłat, które nie są powiązane z żadnym okresem, a także nagród uznaniowych, które nie są uregulowane wewnętrznymi przepisami.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego bierze się pod uwagę składniki wynagrodzenia  inne niż stałe, które przysługują za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Są to składniki, których wysokość nie jest z góry znana i w poszczególnych miesiącach może się różnić. W podstawie wynagrodzenia urlopowego należy ująć:

  • wynagrodzenie zmienne uzależnione od ilości i wartości wykonanej pracy czy godzin do przepracowania w danym miesiącu (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową, prowizyjną),

  • dodatki np.: za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe itp.

Zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej zatrudnionemu w okresie trzech miesięcy przed miesiącem rozpoczęcia urlopu oraz za okres nie dłuższy niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu - gdy składniki te znacznie się wahają.

Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc

Przy wypłacie składników wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, okres urlopu wypoczynkowego jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. W związku z tym z tych składników nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Są one wypłacane po upływie danego okresu za jaki przysługują. Zatem urlop wypoczynkowy nie powinien negatywnie wpływać na prawo do otrzymania tych składników wynagrodzenia (np. premii kwartalnej, nagrody rocznej).

Należy zauważyć, że dodatki za wypracowane nadgodziny z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy w przypadku okresu rozliczeniowego, który jest dłuższy niż jeden miesiąc, stanowią składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc i nie są wliczane do podstawy urlopowej.

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego

Obliczoną podstawę wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa. Otrzymana w ten sposób stawka za jedną godzinę pracy jest mnożona przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu. Przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał swoje obowiązki, brane są pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny, z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Natomiast godziny nieprzepracowane, nawet te, za które przysługuje wynagrodzenie, są wyłączone z podstawy wynagrodzenia urlopowego i należy je odjąć.