Zasady wyliczania wynagrodzenia urlopowego zostały uregulowane w szczególności w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – zwane dalej rozporządzeniem urlopowym (Dz. U. z 1997 nr 2 poz. 14 ze zm.). Ustalenie wynagrodzenia za czas urlopu pracownika następuje na podstawie wyliczenia przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu. Warto zwrócić uwagę, że w przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 rozporządzenia urlopowego). Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 172 Kodeksu pracy, pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za czas urlopu w wysokości analogicznej do sytuacji, w której normalnie świadczyłby pracę.
Zasady wyliczania wynagrodzenia urlopowego
“Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,,
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy” (§ 6 rozporządzenia urlopowego).
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego).
Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe?
Zgodnie z § 9 rozporządzenia urlopowego „wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie by pracownik przepracował w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu”.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia urlopowego „składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Okres urlopu wypoczynkowego w zakresie prawa do deputatu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy”.
Zgodnie z wyrokiem z 20 lipca 2000 r. (I PKN 17/00) tzw. premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Natomiast na podstawie wyroku z 22 września 2000 r. (I PKN 33/00) premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego (por. Wronikowska Ewa, Komentarz do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).
Przykład 1.
W skład wynagrodzenia pracownicy wchodzi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł miesięcznie, dodatku funkcyjnego w wysokości 150 zł miesięcznie i zmienna premia w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego (10% z 4000 zł = 400 zł). W czerwcu pracownica wykorzystała 14 dni urlopu. Jej wynagrodzenie w czerwcu będzie analogiczne jak w poprzednim miesiącu, tj. 4550 zł (4000 + 150 + 400). Składniki wynagrodzenia w niniejszym przykładzie są w stałej miesięcznej wysokości, które powinny być uwzględnione w wynagrodzeniu urlopowym w miesiącu wykorzystywania urlopu.
Jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe w przypadku zawarcia kolejnej umowy o pracę z pracownikiem?
W przypadku nawiązania z pracownikiem kolejnej umowy o pracę i dodania niewykorzystanego urlopu do nowej umowy o pracę, wynagrodzenie urlopowe oblicza się według wyżej wskazanych zasad. Warto pamiętać, by zliczać w nim miesięczne zmienne składniki wynagrodzenia wyłącznie z okresu obowiązywania aktualnej umowy o pracę, bez uwzględnienia składników wynagrodzenia obowiązujących przy poprzedniej umowie.
Do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego bierzemy pod uwagę składniki wynagrodzenia miesięcznego w stałej wysokości w danym miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu. Natomiast składniki wynagrodzenia takie jak: prowizja, premia miesięczna - wypłacana w różnej wysokości, dodatek stażowy, zmienna prowizja, dodatek funkcyjny w stałej wysokości, wlicza się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia, których wysokość znacznie różni się w różnych miesiącach, mogą być wyliczane w łącznej wysokości w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przykładem może być wynagrodzenie określone akordowo (określona kwota za operację, czynność, produkt), wynagrodzenie określone stawką godzinową, premie miesięczne o zmiennej wysokości (% wynagrodzenia zasadniczego, jeśli wysokość wynagrodzenia nie jest ustalona w sposób stały), prowizje miesięczne o zmiennej wysokości (% od wartości sprzedaży, obrotu).
Ważne, że przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego do podstawy zalicza się składniki wynagrodzenia wypłacone w konkretnym czasie, bez względu na to, za jaki miesiąc przysługiwały.
Należy pamiętać, że powyższa reguła nie znajdzie zastosowania przy zliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia należnych z umów o pracę, które zostały zakończone, ale zatrudnienie nadal jest kontynuowane na podstawie kolejnej umowy.
Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Departament Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w którym potwierdzono, że przeniesienie urlopu wypoczynkowego z poprzedniej umowy o pracę na podstawie art. 171 § 3 Kodeksu pracy nie jest równoznaczne z przeniesieniem zmiennych, miesięcznych składników wynagrodzenia, wypłacanych pracownikowi w oparciu o poprzednią umowę o pracę, która już się zakończyła.
Przykład 2.
Pracownica była zatrudniona na czas określony od 1 marca 2016 r do 31 marca 2017 r. Kolejna umowa o pracę została zawarta na okres od 1 kwietnia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. Pracownica podpisała porozumienie z pracodawcą o przeniesieniu niewykorzystanych 10 dni urlopu z poprzedniej umowy o pracę do kolejnej umowy o pracę. Pracownica zgodnie z pierwszą umową otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4500 zł i premię (za każdy miesiąc inna kwota premii). Druga umowa o pracę została zawarta na 1/2 etatu z wynagrodzeniem zasadniczym w wysokości 2250 zł i zmienną premią. W czerwcu pracownica wykorzystała 10 dni urlopu wypoczynkowego. Zatem powinna otrzymać wynagrodzenie miesięczne za czerwiec w wysokości 2250 zł wraz z należną premią. Ponadto będzie jej przysługiwać wynagrodzenie urlopowe od składników zmiennych wypłaconych w kwietniu i maju 2017 r.
Konkludując, bardzo ważne jest, by w wynagrodzeniu urlopowym uwzględniać składniki wynagrodzenia, które są stałe i powtarzalne. Zgodnie z rozporządzeniem, składniki wynagrodzenia zostały podzielone na składniki ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, o zmiennej wysokości. W przypadku kontynuacji zatrudnienia przez pracownika, z którym pracodawca zawarł kolejną umowę wraz z porozumieniem o przeniesieniu pozostałych dni urlopu do nowej umowy, przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego nie można uwzględnić zmiennych składników wynagrodzenia wynikających z poprzedniej, zakończonej umowy o pracę.
