Podpisanie umowy o pracę bardzo często jest poprzedzone długotrwałym procesem rekrutacyjnym. Może on składać się wyłącznie z pojedynczej rozmowy z przyszłym szefem lub opierać się na kilku etapach, podczas których potencjalny pracownik musi wykonywać rozmaite zadania. Czy zachowanie tajemnicy rekrutacji dotyczy zarówno kandydata jak i rekrutera?
Formy rekrutacji do pracy
Postać rekrutacji jest tak naprawdę uzależniona od potrzeb i pomysłowości pracodawcy. W przypadku dużych korporacji często mamy do czynienia z wieloetapowym procesem wyłaniania nowych pracowników. Nierzadko dochodzi wówczas do szczegółowej weryfikacji wiedzy i doświadczenia kandydatów np. poprzez wykonywanie próbnych zadań. W mniejszych firmach rekrutacje odbywają się głównie poprzez rozmowy – osobiście lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Rekrutacją może zajmować się bezpośredni pracodawca lub wyznaczona przez niego inna osoba z firmy. Dużo rzadziej przeprowadzenie tego procesu jest powierzane firmom zewnętrznym, które specjalizują się w wyszukiwaniu potencjalnych pracowników dla przedsiębiorców.
Tajemnica podczas rekrutacji
W trakcie rekrutacji kandydaci są często proszeni o zabranie ze sobą lub wcześniejsze przesłanie życiorysu oraz CV. W takich dokumentach znajduje się ogromna liczba danych na temat konkretnej osoby, które stanowią jej dobra osobiste. Dane wrażliwe podlegają oczywiście pełnej ochronie prawnej, stąd rekruter nie ma możliwości ich dowolnego wykorzystywania ani rozpowszechniania bez wyraźnej zgody kandydata. Dane osobowe potencjalnego pracownika powinny służyć wyłącznie dla celów rekrutacyjnych, tj. nie mogą być przekazywane nikomu innemu w firmie ani poza nią.
„Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Coraz częstszą praktyką pojawiającą się podczas procesu rekrutacyjnego jest stosowanie oświadczeń woli, które są przekazywane kandydatowi do podpisania przed jakimkolwiek rozpoczęciem rozmów o pracę. W treści takich dokumentów znajdują się klauzule poufności, które zabezpieczają firmy przed wyciekiem informacji na ich temat. Rekruter nie może co prawda zmusić potencjalnego pracownika do podpisania takiego dokumentu, jednak praktycznie zawsze będzie się to wiązało z utratą szansy na zatrudnienie.
Klauzula poufności podczas rekrutacji
Tak naprawdę z klauzulą poufności mamy do czynienia już podczas wysyłania dokumentów rekrutacyjnych do firmy. Właściwie większość z nich wymaga, aby życiorys lub CV zawierało w sobie zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata – a więc jeszcze na długo przed ewentualną rozmową kwalifikacyjną.
Klauzula poufności jest sporządzana każdorazowo przez kandydata i dołączana do dokumentów rekrutacyjnych. Może ona brzmieć na przykład tak:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez firmę [nazwa firmy] dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 100) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Klauzula poufności może też pojawić się na dalszych etapach rekrutacyjnych, w tym podczas rozmowy z rekruterem, a dokładniej przed jej rozpoczęciem. W takich dokumentach widnieje najczęściej informacja, że wszystko, co usłyszy lub przeczyta kandydat na temat danej firmy, musi pozostać do jego wyłącznej wiadomości i nie może być nigdzie rozpowszechniane. Aby zabezpieczyć interes potencjalnego pracodawcy, bardzo często stosuje się wówczas kary finansowe, które mają skutecznie powstrzymać kandydata od złamania nakazu zachowania tajemnicy. Takie rozwiązania są prawnie dopuszczalne, aczkolwiek stosowane w klauzulach poufności kwoty nie powinny być nadmierne – jeśli tak się stanie, mogą być uznane przez sąd za niewiążące.
Przykład
Adam uczestniczył w rozmowie kwalifikacyjnej do pracy w firmie X. Rekruter podrzucił mu klauzulę poufności, twierdząc, że jest to standardowy dokument i kandydat nie musi się w niego za bardzo wczytywać. Adam bez zaznajomienia się z treścią tego oświadczenia podpisał go bez większego namysłu. Po powrocie do domu przeczytał jednak tę klauzulę i zauważył, że umieszczona została w niej kara finansowa na kwotę 600 000 zł za rozpowszechnianie informacji na temat firmy X oraz przeprowadzonego procesu rekrutacyjnego – także wśród członków najbliższej rodziny kandydata. W tej sytuacji możemy jednak uznać, że taka kara jest nieskuteczna, ponieważ opiewa na zbyt wygórowaną kwotę. Określenie nakazu zachowania tajemnicy było także zbyt ogólne, przez co również może zostać unieważnione.
Obowiązek zachowania tajemnicy po rekrutacji
Jeśli pracodawca nie wymaga od kandydata – na żadnym etapie rekrutacji – zachowania w tajemnicy wszystkich uzyskanych informacji, to taki obowiązek w ogóle nie istnieje. Żaden przepis prawa nie wymaga bowiem, aby potencjalni pracownicy musieli zachowywać poufność względem wszystkich rekrutujących firm, z którymi mieli styczność.
Niestosowanie oświadczeń o zachowaniu poufności lub niewymaganie ich w dokumentach rekrutacyjnych może być zabiegiem celowym lub wynikać z braku wiedzy i doświadczenia po stronie przedsiębiorców. Kandydat nie musi jednak informować swojego potencjalnego pracodawcy o takich sprawach.
Jeśli rekrutacja zakończy się sukcesem i dana osoba otrzyma ofertę pracy w firmie, klauzula poufności może pojawić się w umowie o pracę. Dopuszczalne jest także przedstawienie jej w ramach odrębnej umowy (nazywanej „umową o zachowanie poufności”) – i to na każdym etapie zatrudnienia, nawet długo po nawiązaniu stosunku pracy. Warto w tym miejscu przypomnieć, że zgodnie z treścią art. 100 §2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W powyższym zakresie nie ma potrzeby zawierania dodatkowych klauzul, aby zatrudniony był związany obowiązkiem zachowania tajemnic firmowych.
Z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy nie można wywieść uprawnienia do zakazania byłemu pracownikowi wykorzystywania informacji, które przynależą do jego doświadczenia zawodowego w celu rozwoju własnych umiejętności oraz wykonywania własnego zawodu. Wiedza, doświadczenie i umiejętności zdobyte przez pracownika podczas zatrudnienia nie korzystają z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorstwa, a regulacje ustawy o ochronie nieuczciwej konkurencji nie mogą szkodzić mobilności pracowników. Nie ma zatem przeszkód by tę wiedzę i doświadczenie wykorzystał konkurencyjny względem byłego pracodawcy inny podmiot, skoro były pracodawca nie chronił swych interesów przez zawarcie umowy o zakazie konkurencji. Okoliczność, że taki stan rzeczy dla podmiotu konkurującego na tym samym rynku jest obiektywnie niekorzystny, a część jego dotychczasowych kontrahentów uznała współpracę z innym podmiotem za korzystniejszą, nie oznacza że postępowanie nowego pracodawcy należy kwalifikować, jako czyn nieuczciwej konkurencji tylko z tej przyczyny, że jego efektem był spadek przychodów pracodawcy dotychczasowego.
Zachowanie tajemnicy rekrutacji – podsumowanie
Obecne przepisy nie przewidują automatycznego obowiązku zachowania tajemnicy podczas rekrutacji – ani po stronie rekrutującego, ani kandydata. W praktyce jest on jednak bardzo często stosowany poprzez umieszczanie odpowiednich klauzul informacyjnych w dokumentach rekrutacyjnych lub oświadczeniach składanych przez kandydata jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej. Zakres omawianego obowiązku zależy tak naprawdę od stron procesu rekrutacyjnego.
