Wydarzenia związane z epidemią Covid-19 wykazały, jakim luksusem jest możliwość pracy online – szczególnie, gdy kontakt z klientem stał się zagrożeniem dla zdrowia, a pracownicy zaczęli podchodzić z obawą do pracy w biurze. Wymusiło to na większości branż poszukiwanie rozwiązań umożliwiających rozproszoną pracę zdalną.
Mogłoby się wydawać, że przeorganizowanie pracy biura rachunkowego w tym kierunku jest nie lada wyzwaniem – nic bardziej mylnego. Od wielu lat na rynku istnieją rozwiązania sprzyjające temu modelowi pracy. W poniższym artykule pokażemy, że zdalna obsługa księgowa jest możliwa, a nawet bardziej efektywna. Co więcej – trwale wiąże klientów z biurem rachunkowym.
Jakie możliwości daje program dla biur rachunkowych online?
System umożliwia zdalną obsługę klientów, prowadzenie spraw biura rachunkowego, fakturowanie połączone z windykacją. Posiada wszystkie funkcje niezbędne do prawidłowego rozliczania klientów:
księgowość,
kadry i płace,
ubezpieczenia ZUS.
Łączy codzienną pracę klienta z obsługą prowadzoną przez biuro rachunkowe. Taki program powinien umożliwiać połączenie z danymi z dowolnego komputera, niezależnie od tego, czy znajduje się on w biurze, w domu czy w innym kraju – jeśli przebywamy czasowo za granicą.
Zdalna obsługa księgowa - jaki powinien być system online?
Powinien być przede wszystkim bezpieczny - stale aktualizowany, by nadążać za dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Dobry system to również taki system, na którego rozwój mają wpływ jego użytkownicy – poprzez zgłaszanie uwag i sugestii.
Jednym z przykładów programów godnych polecenia jest system wFirma dla biur rachunkowych. Oprogramowanie jest dostępne online, dystrybuowane w modelu SaaS (Software as a Service), co oznacza dokładnie „oprogramowanie jako usługa”. Dla użytkownika oznacza to, że za korzystanie z systemu płaci miesięczny abonament – innymi słowy, płaci, kiedy potrzebuje.
Wygoda korzystania z takiego rozwiązania polega również na tym, że nie musimy utrzymywać drogiej infrastruktury sieciowej w biurze; nie musimy wdrażać polityki bezpieczeństwa danych teleinformatycznych (polityki backupów); nie musimy się martwić zabezpieczeniem danych przed nieuprawnionym przejęciem. Nad wszystkimi zagadnieniami tego rodzaju czuwa sztab wykwalifikowanych inżynierów IT.
Jak uprościć pracę biura i obniżyć koszty?
Każdy, kto prowadzi biuro rachunkowe, zastanawia się, jak podnieść efektywność jego działania i jednocześnie obniżyć koszty. Pytania, jakie należy postawić w tej sytuacji, dotyczą wyodrębnienia zachodzących procesów oraz ich wyceny. Należy zatem wziąć pod uwagę takie aspekty, jak:
codzienna komunikacja z klientem,
wprowadzanie dokumentów do systemu,
wystawianie faktur i kontrola płatności,
archiwizacja.
Te i wiele innych czynności po prostu kosztują. Można je wycenić pod względem pracochłonności, bezpieczeństwa, generowania stresu, a także finansowania czyjegoś biznesu (kredyt kupiecki i brak płatności za usługi).
Gdzie szukać zbędnych kosztów?
A gdyby można było całą komunikację z klientem prowadzić online? Klient wysyła dokumenty bezpośrednio do systemu. Pobiera podatki, składki i inne dokumenty sam, bez przychodzenia do biura.
O tym, że proces wprowadzania danych można usprawnić przez OCR, chyba już wszyscy słyszeli. Co jednak w sytuacji, gdy system posiada dodatkowo inteligentną funkcję samouczenia się i z biegiem czasu coraz lepiej dostosowuje schemat księgowy do księgowanego automatycznie zdarzenia? Praca księgowego ogranicza się wówczas do sprawdzenia i akceptacji wpisu. Co istotne, klient przesyłając dokumenty w systemie, inicjuje proces ich przetwarzania i wstępnego księgowania.
Który właściciel biura nie spotkał się z problemem nieterminowych płatności do faktur za usługi księgowe? Czy klient, otrzymując fakturę od biura rachunkowego, nie zapłaci chętniej, gdy wie, że termin płatności jest również datą przekazania sprawy największej firmie windykacyjnej w Polsce? Co więcej, skuteczność w odzyskiwaniu płatności maleje z każdym tygodniem. System pozwala automatycznie wysyłać monity mailem, SMS-em i pocztą tradycyjną. Pozwala też umieścić dług na giełdzie, a dłużnika w bazach BIG-u.
Dzisiaj przepisy pozwalają archiwizować wszystkie dane w postaci elektronicznej. Brak potrzeby wykonywania miesięcznych wydruków ksiąg, wpinania ich do segregatorów, poświęcenia miejsca na archiwum niesie więc dużą oszczędność. Zastanówmy się ponadto, ile czasu zajmuje odnajdywanie dokumentów z poprzednich lat w tradycyjnych segregatorach?
To są tylko wybrane procesy, które zostają zoptymalizowane dzięki używaniu systemów księgowych nowej generacji.
Jakie są najważniejsze korzyści?
We wspominanym już wcześniej raporcie Fundacji Starter zdecydowana większość badanych biur rachunkowych wskazuje, że jedną z najważniejszych potrzeb wpływających na jakość pracy i rozwój jest możliwość stałego pozyskiwania nowych klientów.
Ile kosztuje pozyskanie nowego klienta?
Według analiz wielu specjalistów zajmujących się marketingiem najtańszą drogą zdobycia klienta jest poczta pantoflowa, na zasadzie poleceń. Często jednak jest to ograniczony rynek. Średni koszt pozyskania klienta na rynku waha się między 800 a 1200 PLN.
Najważniejszą korzyść, jaką podkreślają użytkownicy systemu wFirma dla biur rachunkowych, stanowi praktycznie codzienne zapytanie ofertowe. Dlaczego tak się dzieje? Platforma jest połączona z największym systemem służącym do samodzielnego prowadzenia księgowości wfirma.pl. Zdecydowana większość przedsiębiorców z czasem szuka biura rachunkowego, któremu chce powierzyć księgowość – ważne, by w tym samym systemie. Wszyscy tacy przedsiębiorcy kierowani są na stronę z wizytówkami biur rachunkowych.
Co dają nowi klienci?
Nowy klient to nie tylko odbiorca usług – jeżeli jest on bowiem zadowolony, stanie się naszym ambasadorem. Będzie polecał nas nowym klientom.
Nowy klient nie jest z kolei spoufalony, nie wchodzi nam zatem przysłowiowo na głowę. Nie jest jeszcze na tym poziomie, aby nadużywać naszej uprzejmości – w rezultacie płaci w terminie.
Nowy klient to również komfort, którego nam często brakuje, by dokonać przeglądu jakości klientów biura rachunkowego.
Pareto a biuro rachunkowe
Intuicyjnie każdy wie, że 20% klientów generuje 80% problemów. Niech więc po prostu za to płacą. Jeżeli mamy zagwarantowany napływ nowych klientów, możemy późną jesienią dokonać przeglądu całego roku i wytypować złotą dwudziestkę. Zaproponować im wprost odejście lub przyjęcie wysokiej podwyżki. Jeżeli są pośród nich ci niepłacący, to pozostaje tylko odejście.
Podsumowując
Ponad 11 lat temu, jeśli dobrze pamiętam, Prezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce wygłosił we Wrocławiu prelekcję na temat przyszłości zawodu księgowego w Polsce. Księgowy XXI wieku to połączenie kompetencji księgowego, dyrektora finansowego i doradcy podatkowego. Samo księgowanie w coraz większym stopniu będą przejmowały systemy bazujące na EDI, PEF i funkcjach samouczącej się sztucznej inteligencji. Im szybciej wdrożymy takie lub podobne rozwiązania, tym będziemy bezpieczniej funkcjonować na rynku.
