Praca zdalna w Kodeksie pracy 2024 r.

Od 7 kwietnia 2023 r. weszła w życie praca zdalna. Jakie zmiany nas czekają? Jak przepisy wpłyną na możliwość pracy na tzw. home office? Przeczytaj, poznaj nowe przepisy i dowiedz się czym jest praca zdalna!

Nowy Kodeks pracy uzupełniony o pracę zdalną

Przez długi czas pracę zdalną regulował art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.). Przepis ten został wprowadzony w związku z wystąpieniem epidemii i może być stosowany tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. Był to przepis tymczasowy.

Natomiast jak wynika z przeprowadzanych analiz, spośród osób, które w czasie pandemii pracowały zdalnie, większość z nich chciałaby już na stałe wykonywać pracę w tej formie lub w sposób hybrydowy. Pracodawcy również widzą wiele zalet takiej pracy. Dlatego zaproponowano nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zastąpiły one obecne, związane z telepracą. 7 kwietnia weszły one w życie.

Definicja pracy zdalnej 2024 r.

Nowe przepisy wprowadzają definicję pracy zdalnej. Polega ona na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ustawodawca wskazuje, że kluczowym elementem tej definicji jest fakt, że miejsce wykonywania pracy jest uzgodnione z pracodawcą. Czyli gdy miejsce działań zostaje wskazane przez pracodawcę, wówczas nie mamy do czynienia z pracą zdalną.

Przykład 1.

Pan Jan 3 dni w tygodniu wykonuje pracę w siedzibie pracodawcy, a 2 dni w miejscu zamieszkania. Miejsce zamieszkania jako miejsce, w którym będzie świadczył pracę, zostało wskazane przez pana Jana i uzgodnione z pracodawcą. Czy pan Jan wykonuje pracę zdalną?

Mamy tu do czynienia z praca zdalną. Pan Jan realizuje część swoich obowiązków poza zakładem pracy i, co ważne, miejsce jej świadczenie zostało uzgodnione z pracodawcą.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między stronami umowy o pracę, które może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia.

Jeżeli następuje ono w trakcie zatrudnienia, wówczas może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Jest to wyjątek do art 29 § 4 kp, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Ustawodawca zakłada, że takie uzgodnienie powinno obejmować:

• fakt pracy zdalnej;
• ustalenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa;
• miejsce świadczenia pracy;
• inne istotne elementy pracy zdalnej, o ile nie są sprzeczne z obowiązującym prawem.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

W dalszym ciągu wykonywanie pracy zdalnej jest możliwe na polecenie pracodawcy. Jednak tylko:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Przykład 2.

W związku z powodzią zakład pracy został zalany. Pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej na najbliższe kilka tygodni – do czasu usunięcia szkód. Czy takie polecenie jest zgodne z prawem?

Polecenie wykonywania pracy zdalnej zostało wydane z przyczyn losowych (powódź) i zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie jest czasowo możliwe. Zostaje więc spełniony jeden z warunków. Jednak aby polecenie było prawidłowe, przed jego wydaniem pracownicy powinni złożyć oświadczenie, że posiadają warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie pracy zdalnej może zostać cofnięte w każdym momencie. Musi być dokonane z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.

Co ważne, gdy warunki lokalowe i techniczne pracownika ulegną zmianie uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, wówczas pracownik informuje o tym pracodawcę, który niezwłocznie cofa to polecenie.

Wniosek pracownika o pracę zdalną

Pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, a pracodawca jest obowiązany go uwzględnić, w przypadku pracowników:

1. w ciąży;
2. rodziców:

• wychowujących dziecko do ukończenie przez nie 4. roku życia;
• dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
• sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest możliwa tylko w przypadku, gdy taki rodzaj pracy nie może być realizowany ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca w takiej sytuacji jest zobowiązany do podania przyczyny odmowy na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Zasady pracy zdalnej – porozumienie lub regulamin pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
• regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są tu konsultacje z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w sytuacji, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku określa się zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Przepisy zakładają także, że w porozumieniu oraz regulaminie powinny zawrzeć się takie informacje, jak:

• grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
• zasady:
• pokrywania przez pracodawcę kosztów;
• ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
• porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zaprzestanie pracy zdalnej

Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Po złożeniu takiego wniosku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków realizowania pracy (nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku). Jeśli nie dojdzie do porozumienia, wówczas przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy odbywa się w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Nie dotyczy to pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy, np. rodziców dzieci do lat 4. Oczywiście w tym przypadku zaprzestanie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsza praca nie może mieć miejsca ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną 2024 r.

Wprowadzając pracę zdalną, pracodawca ma dodatkowe obowiązki, o których należy pamiętać. Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 kp pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach związanych z praca zdalną;
4. zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne, zgodnie z art. 67²⁵ kp zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli są wyłączone z opodatkowania, a dodatkowo nie są oskładkowane.

Pracodawca jest dodatkowo zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik zaś potwierdza odbycie takiego szkolenia.

Kontrola pracy zdalnej

Przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę. Kontroli mają podlegać:

• procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy;
• warunki BHP.

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu z nim, tak by nie naruszać prywatności jego oraz domowników.

BHP przy pracy zdalnej

Praca zdalna musi odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Jednak w przypadku pracy zdalnej część obowiązków realizowanych przez pracodawcę w zakładzie pracy musi być wykonywana przez pracownika. Do obowiązków pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej należy m.in. utrzymywanie tego miejsca w czystości i zdatności do pracy, jak też zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.

Istotne jest, że nie wszystkie prace mogą być realizowane zdalnie. Nie jest możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Pracodawca jest zobowiązany do dokonania oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej, zaś samo dopuszczenie pracownika do korzystania z takiego sposobu świadczenia pracy warunkowane jest złożeniem przez niego odpowiedniego oświadczenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy dotyczące wypadków przy pracy będą obowiązywać także przy pracy zdalnej. Oznacza to, że ewentualne wypadki przy pracy zdalnej będą rozpatrywane po dokonaniu oględzin miejsca wypadku, które odbędą się w terminie uzgodnionym z pracownikiem lub jego domownikiem.

Okazjonalna praca zdalna

Przepisy wprowadzają pojęcie „okazjonalnej pracy zdalnej”. Jej wymiar wynosi do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik może wnioskować o takie uprawnienie w formie papierowej lub elektronicznej.

Okazjonalna praca zdalna wyłącza m.in.:

• obowiązek regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych;
• przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia;
• pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
• zapewnienia materiałów i narzędzi.

Pozostanie możliwość kontroli przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej, jednak zasady jej przeprowadzenia muszą zostać uzgodnione wcześniej z pracownikiem.

Okazjonalna praca zdalna ma zapewnić większą elastyczność pracy i możliwość wykorzystania jej doraźnie.

Okazjonalna praca zdalna w świadectwie pracy

Zgodnie z projektem rozporządzenie wprowadzającego zmiany w świadectwem pracy, będzie w nim zawarta informacja o wykorzystaniu okazjonalnej pracy zdalnej. System wFirma.pl po opublikowaniu rozporządzenia będzie dostosowanych do tych zmian: Świadectwo pracy pracownika w systemie wFirma.pl.

Długo czekaliśmy na przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jak widać, zostały one bardzo rozbudowane. Czy praca zdalna stanie się dzięki nowym przepisom jeszcze bardziej popularna? Czas pokaże, zdania w tym zakresie bywają mocno podzielone.