Na dzisiejszym konkurencyjnym rynku usług księgowych ważne jest, aby znaleźć skuteczne sposoby na wyróżnienie swojego biura rachunkowego. Nie wystarczy jedynie oferowanie samych usług księgowych, należy dodać coś więcej, aby wzbudzić zainteresowanie. Zapewnienie unikalnych wartości i innowacyjnych rozwiązań może przyciągnąć większą liczbę klientów i zbudować trwałe relacje. Jak wyróżnić biuro rachunkowe na tle konkurencji rynkowej? Przeczytaj artykuł i poznaj kluczowe strategie, które mogą pomóc Twojej firmie zdobyć przewagę!
Indywidualne podejście do klienta bez przekraczania granic
Indywidualne podejście do klienta jest fundamentem budowania trwałej współpracy. Każdy z nich ma swoje unikalne potrzeby i oczekiwania, dlatego ważne jest, aby biuro rachunkowe dostosowywało swoje usługi do tych wymagań, jednak z zachowaniem swoich granic. Poznanie i zrozumienie specyfiki działalności klienta oraz wyzwań, z jakimi się boryka, pozwala na lepsze dopasowanie oferty i skuteczniejsze wsparcie.
Regularny kontakt z klientem, informowanie go o zmianach w przepisach podatkowych, które go dotyczą, szybkie i profesjonalne odpowiadanie na zapytania, miła i kompetentna obsługa oraz gotowość do pomocy – to znacząco może wyróżnić Twoje biuro rachunkowe. Warto również analizować działania konkurencji i świadomie wprowadzać unikalne usługi. Na przykład, jeśli konkurencja pracuje do 16.00, można dwa razy w tygodniu przedłużyć godziny pracy do 18.00 lub zatrudnić na stałe doradcę podatkowego, jeśli konkurencja nie oferuje takiej usługi.
Dbałość o to, aby każdy klient czuł się ważny i doceniany, przyczynia się do budowania pozytywnych relacji i lojalności. Inwestycja w szkolenia oraz kursy z zakresu obsługi klienta i dbanie o wysokie standardy komunikacji to elementy, które z pewnością przyczyniają się do budowania zaufania i pozytywnego wizerunku firmy. Przy czym warto od razu stawiać jasne zasady, które będą chronić interesy biura i komfort pracy. Na przykład, należy jasno określić godziny, w których można kontaktować się z biurem, oraz zasady dotyczące dodatkowych opłat za usługi wykraczające poza standardowy zakres.
Szczególnie istotnym aspektem jest również dbałość o transparentność, czyli między innymi klarowne przedstawienie cennika. Klienci muszą mieć pewność, że nie spotkają ich żadne niespodziewane opłaty. W umowach często uwzględniane są dodatkowe koszty wynikające z opóźnień w dostarczaniu dokumentów czy konieczności wykonywania korekt z winy klienta. Dlatego warto od początku jasno komunikować zasady współpracy i wszelkie potencjalne opłaty, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić płynną oraz efektywną współpracę.
W tym wszystkim niezwykle ważne jest również dbanie o własne granice oraz o szacunek ze strony klientów. Choć priorytetem powinna być zawsze wysoka jakość obsługi, nie można zapominać o swoich potrzebach i komforcie.
Jeśli klient zaczyna naruszać nasze granice – np. żądając natychmiastowej realizacji zadań, kontaktując się poza godzinami pracy biura czy nie okazując nam szacunku – warto zastanowić się nad kontynuacją współpracy. W takich przypadkach, mimo że zależy nam na zadowoleniu klienta, musimy też chronić swoje dobro i rozważyć, czy jest on dla nas odpowiedni. Może w takich sytuacjach lepiej skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów, z którymi współpraca będzie oparta na wzajemnym szacunku i zrozumieniu.
Historia z życia wzięta
Właścicielka jednego z biur rachunkowych zawsze starała się świadczyć jak najlepszą obsługę klienta. Regularnie odbierała telefony i odpisywała na wiadomości, nawet poza godzinami pracy. Świadczyła dodatkowe usługi bez pobierania za nie opłat. Z czasem klienci zaczęli coraz częściej naruszać jej granice, dzwoniąc o późnych godzinach oraz w weekendy, kiedy biuro było zamknięte. Ponadto zaczęli wręcz wymagać szerszej opieki, do jakiej zostali przyzwyczajeni. Doprowadziło to do sytuacji, w której właścicielka biura pracowała nieraz po kilkanaście godzin dziennie, a jej ciężka praca nie przynosiła żadnych dodatkowych korzyści finansowych, tylko prowadziła do wyczerpania i wypalenia zawodowego.
Ten przykład pokazuje, że mimo najlepszych chęci i profesjonalnego podejścia do klienta, warto zachować pewne granice od samego początku współpracy. Jeśli zostały już one naruszone, należy stopniowo wdrażać nowe postanowienia i „uczyć” klientów, jakich zasad chcemy przestrzegać w naszym biurze.
Zapewnienie dodatkowych korzyści dla klienta
Inwestycja w nowoczesne technologie jest niezbędna, aby zwiększyć efektywność i dokładność usług księgowych. Współczesne systemy księgowe online umożliwiają automatyzację wielu procesów, co z kolei pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Elektroniczne zarządzanie dokumentami, możliwość zdalnego dostępu do danych oraz integracja z innymi systemami to udogodnienia, które znacząco podnoszą standardy obsługi.
Dlatego szczególną wartością dodaną może być udostępnienie klientom specjalnego panelu online, dzięki któremu mogą:
- wystawiać faktury z dowolnego urządzenia i miejsca (faktury VAT, zaliczkowe, końcowe, VAT marża), a cała sprzedaż zostanie automatycznie zaksięgowana;
- samodzielnie prowadzić kilometrówki dla celów VAT;
- dodawać faktury zakupu do panelu z OCR;
- sprawdzać kwoty wyliczeń podatków i ZUS oraz zlecać ich płatności bezpośrednio z systemu;
- weryfikować wysokości przychodów i kosztów;
- posiadać wgląd oraz drukować dokumenty księgowe i kadrowe, na przykład listy płac, umowy z pracownikami.
Ponadto dzięki takim systemom klient może bezpośrednio komunikować się zarówno z właścicielem biura, jak i jego pracownikami, a cała historia wiadomości jest automatycznie zapisywana i archiwizowana w systemie.
Taki panel online nie tylko znacznie ułatwia pracę klientom, lecz także wszystkim pracownikom biura, więc zyskują obie strony. Jakie korzyści będą zauważalne szczególnie dla biura rachunkowego?
- Znacznie skrócony czas potrzebny na obsługę klienta, ponieważ działania wykonywane przez klientów w systemie są bezpośrednio ujmowane w ewidencjach;
- dzięki możliwości wglądu klienta do wysokości podatku oraz składek ZUS, księgowy nie musi indywidualnie informować o wynikach;
- możliwość zbiorczej wysyłki wiadomości, dzięki czemu biuro może masowo wysłać powiadomienia do wszystkich klientów jednocześnie;
- klient na bieżąco przekazuje dokumenty, co niezwykle usprawnia rozłożenie pracy w danym miesiącu;
- brak konieczności wizyt w biurze oraz
- biuro może prowadzić swoje usługi w pełni zdalnie.
Z pewnością udostępnienie klientom wszystkich opisanych narzędzi oraz możliwości jest z ich punktu widzenia atrakcyjniejszą ofertą, niż gdyby mieliby oni otrzymać samą usługę księgową.
Kompleksowa oferta usług
Klienci cenią sobie możliwość załatwienia wielu spraw w jednym miejscu, dlatego jeśli mamy w naszej ofercie jedynie usługi księgowe, to warto rozważyć rozszerzenie ich o dodatkowe udogodnienia. Doradztwo podatkowe i finansowe, audyty, pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej – to elementy, które mogą przyciągnąć nowych klientów.
Kompleksowa oferta sprawia, że biuro rachunkowe staje się atrakcyjniejsze i konkurencyjne. Klienci cenią sobie wsparcie na różnych etapach prowadzenia działalności, a możliwość skorzystania z wielu usług w jednym miejscu oszczędza im czas.
Jeśli na przykład nie ma możliwości, aby rozszerzyć swoją działalność o doradztwo podatkowe, ponieważ nie mamy takiej specjalizacji, można zawsze pomyśleć o podjęciu współpracy z osobą, która w ramach wcześniej podpisanej umowy będzie dla klientów biura wsparciem również w tej dziedzinie.
Wykwalifikowany zespół
Posiadanie wykwalifikowanego i doświadczonego zespołu to jeden z najważniejszych atutów biura rachunkowego. Regularne szkolenia, podnoszenie kwalifikacji i zdobywanie nowych certyfikatów zapewniają, że pracownicy są zawsze na bieżąco z najnowszymi przepisami w dziedzinie rachunkowości i podatków.
Profesjonalizm i doświadczenie zespołu przekładają się na jakość świadczonych usług, co jest kluczowe dla zadowolenia klientów. Cenią oni sobie współpracę z ekspertami, którzy potrafią doradzić w trudnych sytuacjach i znaleźć najlepsze rozwiązania dla ich działalności. Ponadto posiadanie certyfikatów przez właściciela biura i pracowników, a także uczestnictwo w różnego rodzaju szkoleniach i kursach, które zapewniają dodatkowe umiejętności i kwalifikacje, jest znaczącym atutem dla potencjalnych klientów.
Dobre opinie o biurze
Dobra reputacja to jeden z najważniejszych atutów każdego biura rachunkowego. Pozytywne opinie zadowolonych klientów i ich rekomendacje to często najlepszy sposób na pozyskanie nowych zainteresowanych oraz budowanie zaufania wśród obecnych. Z pewnością sam jako właściciel biura rachunkowego niejednokrotnie przekonałeś się o mocy polecania wśród klientów; nic dziwnego, że marketing szeptany uważany jest już od wielu lat za jeden z najbardziej wiarygodnych i skutecznych.
Przed podjęciem współpracy z biurem klienci często również czytają oceny, które można znaleźć chociażby na stronie internetowej, forach branżowych lub w mediach społecznościowych. Dlatego ważne jest, aby zachęcać klientów do dzielenia się opiniami w sieci, ponieważ pomogą budować pozytywny wizerunek firmy. Klienci chętniej wybiorą biuro rachunkowe z dobrą i nienaganną reputacją.
Promocja w mediach
Aby zwiększyć rozpoznawalność i przyciągnąć większą liczbę klientów, nie trzeba od razu wydawać majątku, można skorzystać z przestrzeni, które nie generują ogromnych kosztów, np. obecność w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, LinkedIn czy Instagram. Regularne publikowanie wartościowych treści, takich jak porady księgowe, case studies oraz udostępnianie treści przeznaczonych dla przedsiębiorców, buduje z pewnością profesjonalny wizerunek firmy, ale także może go ocieplić i spowodować, że klienci będą bardziej zżyci z naszą marką.
Dodatki w postaci kampanii reklamowych w mediach społecznościowych czy Google Ads (przyczynia się do lepszego pozycjonowania strony internetowej) mogą w znaczny sposób zwiększyć widoczność biura rachunkowego w wyszukiwaniach Google. Ważne jest również posiadanie profesjonalnej strony internetowej, która będzie wizytówką firmy i miejscem, gdzie klienci mogą znaleźć wszystkie potrzebne informacje o oferowanych usługach. Również ważnym aspektem będzie wizytówka Google, którą można założyć zupełnie bezpłatnie i czerpać z korzyści, takich jak: mapa dojazdu, możliwość wystawiania opinii przez klientów czy informacje o godzinach otwarcia biura i kontakcie, co dla klientów może być niezwykle pomocne oraz istotne.
Jak wyróżnić biuro rachunkowe na tle konkurencji rynkowej? - podsumowanie
Aby wyróżnić swoje biuro rachunkowe na tle konkurencji, warto skupić się na wielu aspektach. Ważne jest oferowanie czegoś unikalnego, czego nie znajdzie się w innych biurach. Takie dodatkowe udogodnienia dla klientów nie tylko zwiększą ich satysfakcję, lecz także poprawią naszą efektywność i pomogą pozyskać nowe współprace. Czasem wystarczy wprowadzić niewielką zmianę, aby osiągnąć znaczące korzyści.
