Wiosna tego roku przyniosła wprowadzenie do Kodeksu pracy długo oczekiwanych przez pracodawców regulacji związanych z pracą zdalną i dopuszczalnością kontroli przez pracodawców pracowników w zakresie trzeźwości. Wiele osób jest zainteresowanych pracą zdalną, co potwierdza choćby fakt, że jest to jedno z kryteriów wyboru przez nich oferty pracy danego pracodawcy. Czy badanie trzeźwości jest możliwe w przypadku pracy zdalnej? Na to pytanie postaramy udzielić się odpowiedzi w niniejszym artykule.
Kiedy możliwa jest kontrola trzeźwości przez pracodawcę?
Dopuszczalność prowadzenia kontroli trzeźwości przez pracodawcę może mieć miejsce w sytuacji, kiedy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia. Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników z zastrzeżeniem, że nie może ona naruszać ich godności oraz innych dóbr osobistych.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości
Kontrolą trzeźwości mogą zostać objęci pracownicy pracujący zdalnie, o ile spełnione są ku temu przesłanki. W tym celu należy sięgnąć do regulacji zawartych w obowiązującym u pracodawcy układzie zakładowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu określających zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników opracowanych zgodnie z wymogami ustawowymi dotyczącymi kontroli trzeźwości.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości w zakładowym układzie zbiorowym
Zakładowy układ zbiorowy pracy zawiera pracodawca i zakładowa organizacja związkowa. Inicjatywa jego zawarcia przysługuje zarówno pracodawcy, jak i każdej zakładowej organizacji związkowej. Układ musi mieć formę pisemną, przy czym może zostać zawarty na czas nieokreślony lub określony. Ustala się w nim zakres jego obowiązywania oraz wskazuje siedziby stron układu.
Układ zawarty na czas określony przed upływem terminu jego obowiązywania może zostać przedłużony przez strony na czas określony lub uznany za zawarty na czas nieokreślony.
Jeśli pracodawca dopiero prowadzi rokowania w zakresie zawarcia zbiorowego zakładowego układu zbiorowego pracy, może na tym etapie uregulować kwestie dotyczące kontroli trzeźwości pracowników.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości w regulaminie pracy
Regulamin pracy to dokument ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy oraz pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Fakultatywnie pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wdraża go w swojej firmie, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek go zapoznać z treścią regulaminu pracy.
Regulamin pracy powinien określać prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, a w szczególności:
- organizację pracy;
- warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
- porę nocną;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
- informacje o karach porządkowych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Kiedy pracodawca decyduje się na wprowadzenie kontroli trzeźwości, a obowiązuje u niego regulamin pracy lub ma on być uchwalony, zasady dotyczące tej kontroli powinny zostać uregulowane w tym regulaminie.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości w obwieszczeniu
Pracodawca, który chce wprowadzić kontrolę trzeźwości, a u którego nie obowiązuje regulamin pracy lub układ zbiorowy, może to uczynić w obwieszczeniu.
Informowanie pracowników o kontroli trzeźwości
Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w sposób przyjęty u niego w firmie nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.
Przed dopuszczeniem do pracy pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje mu informacje o zasadach prowadzenia kontroli.
Zasady kontroli pracowników pracujących zdalnie
Jeśli chodzi o pracowników świadczących pracę zdalnie, przepisy Kodeksu pracy dopuszczają przeprowadzanie w stosunku do nich kontroli przez pracodawcę. Ma on prawo przeprowadzać kontrolę w następującym zakresie:
- wykonywania pracy zdalnej przez pracownika;
- bezpieczeństwa i higieny pracy;
- przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych.
Kontrola powinna zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika z dostosowaniem sposobu kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
Powyższe formy kontroli dotyczą także pracownika świadczącego pracę zdalną okazjonalnie.
Czynności kontrolne pracodawcy nie mogą naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Stwierdzenie uchybień w toku kontroli przez pracodawcę może skutkować zobowiązaniem pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo wycofaniem przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.
Badanie trzeźwości w przypadku pracy zdalnej
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną co do zasady nie ma podstaw do objęcia ich kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, które mogą być stosowane, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, a w przypadku pracowników zdalnych wystąpienie takich sytuacji co do zasady nie zachodzi przy wykorzystywaniu urządzeń teleinformatycznych i świadczeniu pracy.
Faktem jest, że przy pracy zdalnej pracownika pracodawca może mieć ograniczoną możliwość kontrolowania stanu trzeźwości. Dokonywanie przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracownika wykonującego pracę zdalną powinno odbywać się w taki sposób, aby nie naruszało godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w tym prawa do prywatności jego oraz pozostałych domowników.
Przykład 1.
Czy pan Jan, który w swojej firmie wprowadził pracę zdalną pracowników ochrony polegającą na tym, że przez 24 godziny na dobę zdalnie monitorują jego fabrykę i mają za zadanie wykrywać okoliczności wskazujące na istnienie zagrożeń dla osób i mienia oraz możliwości powstania szkód, może badać ich trzeźwość przy wykonywaniu obowiązków służbowych?
W tej sytuacji, jeśli zgodnie z uregulowaniami Kodeksu pracy zostanie wprowadzona u pracodawcy kontrola trzeźwości, ma on możliwość kontroli pracowników czuwających nad bezpieczeństwem osób i mienia zdalnie.
Przykład 2.
Czy pan Marian, który prowadzi biuro tłumaczeń i zatrudnia tłumaczy pracujących zdalnie, może prowadzić kontrolę trzeźwości tych pracowników? W tej sytuacji trudno uznać, aby uzasadnione było wprowadzenie kontroli trzeźwości przy pracach w zakresie tłumaczeń, w tym wypadku kontrola trzeźwości nie jest bowiem niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia.
Odnotowywanie kontroli trzeźwości w aktach osobowych pracownika
Pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych w związku z prowadzeniem kontroli trzeźwości pracownika informacje o dacie, godzinie i minucie badania trzeźwości pracownika oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Informacje te pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania, a w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca, do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z przepisami Kodeksu pracy dotyczącymi kar porządkowych.
W przypadku, w którym informacje dotyczące kontroli trzeźwości przechowywane w aktach osobowych pracownika mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa bądź wszczęciu postępowania, okres przechowywania tych informacji w aktach osobowych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych wyżej okresów pracodawca ma obowiązek usunięcia danych dotyczących kontroli trzeźwości z akt osobowych pracownika.
Podsumowanie
Podsumowując, przepisy nie zabraniają prowadzenia kontroli trzeźwości pracownika wykonującego pracę zdalną, o ile istnieją ku temu ustawowe przesłanki, tj. jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. W praktyce takie sytuację będą incydentalne.
