Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przysługuje pracownikom, których miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, o ile nie uzyskują oni dodatku za rozłąkę. Podwyższone koszty uzyskania przychodów zostały wprowadzone dla pracowników dojeżdżających do pracy z innej miejscowości, niż znajduje się zakład pracy w celu zrekompensowania im wyższych kosztów dojazdów do pracy w porównaniu do kosztów ponoszonych przez pracowników miejscowych. Czy, gdy wykonywana jest praca zdalna przez pracownika posiadającego miejsce zamieszkania położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy to możliwe jest stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów? Zapraszamy do lektury.
Podwyższone koszty uzyskania przychodów dla pracowników
Koszty uzyskania przychodów to wydatki, które ponosi podatnik w celu uzyskania przychodów z określonego źródła. Pomniejszenie przychodów o koszty ich uzyskania skutkuje obniżeniem zaliczki na podatek dochodowy. Koszty uzyskania przychodów, które pracodawca jako płatnik stosuje przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, są zryczałtowane.
„Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
Podwyższone koszty uzyskania przychodów w wysokości 300 zł miesięcznie przysługują pracownikom, którzy mieszkają poza miejscowością, w której wykonują pracę etatową. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od miejsca stałego lub czasowego zamieszkania pracownika, bez znaczenia jest jego miejsce zameldowania. Jeżeli pracownik zawarł 1 stosunek pracy, to jego koszty uzyskania przychodów w skali roku wynoszą 3600 zł, natomiast w razie gdy stosunków pracy jest więcej niż 1, suma kosztów uzyskania przychodów w danym roku nie może przekroczyć 5400 zł.
Dodatkowo należy podkreślić, że podwyższone koszty uzyskania przychodów nie mają zastosowania w razie gdy pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę. Zgodnie z art. 22 ust. 13 ustawy o PIT podwyższone koszty nie przysługują także pracownikowi, który otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Oświadczenie pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów może złożyć pracownik, który chce, aby płatnik na etapie poboru zaliczki na podatek stosował podwyższone koszty uzyskania przychodów. Składając pismo, pracownik oświadcza, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę. Oświadczenia pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Oznacza to, że pracodawca stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów dla danego pracownika do momentu, gdy pracownik powiadomi go o ewentualnych zmianach wynikających ze złożonego wcześniej oświadczenia.
Czy pracownikowi w czasie pracy zdalnej przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?
Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nie budziło wątpliwości, gdy powszechną praktyką było wykonywanie pracy w zakładzie pracy. Jeżeli dany pracownik miał miejsce zamieszkania inne niż miejscowość, w której znajdował się zakład pracy i nie otrzymywał dodatku za rozłąkę, miał prawo do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Ze względu na panującą w Polsce i na świecie sytuację epidemiczną, wielu pracodawców zdecydowało się na skierowanie pracowników do wykonywania pracy zdalnej. Pojawiły się wówczas wątpliwości w zakresie możliwości stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do pracowników świadczących czasowo pracę zdalną.
Pracownicy posiadający miejsce stałego lub czasowego zamieszkania położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, mają możliwość stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów także w trakcie wykonywania pracy zdalnej, nawet wówczas gdy pracownik przez cały miesiąc wykonuje pracę zdalnie w miejscu zamieszkania. Zachowanie prawa do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów wynika z tego, że w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT mowa jest o innym miejscu zamieszkania względem miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, a nie o miejscu świadczenia pracy. Warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy dany pracownik wykonuje pracę zdalnie. Pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy dla pracownika posiadającego miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, w dalszym ciągu stosuje zatem podwyższone koszty uzyskania przychodów. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Ministerstwo Finansów w formie odpowiedzi na pytania.
Pytanie:
„Jestem zatrudniona na umowę o pracę, mój zakład pracy znajduje się w innej miejscowości. Czy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej w domu nadal przysługują mi podwyższone koszty uzyskania przychodów?”
Odpowiedź MF:
„Tak. Jeśli pracujesz zdalnie z domu na polecenie pracodawcy, w związku z COVID-19, a zakład pracy znajduje się poza miejscowością twojego zamieszkania, przysługują ci podwyższone koszty uzyskania przychodów”.
Praca zdalna jako polecenie pracodawcy
Praca zdalna jest możliwa na polecenie pracodawcy na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Z uwagi na to, że pandemia COVID-19 zmieniła dotychczasowe przyzwyczajenia oraz oczekiwania pracowników i pracodawców obecnie trwają prace nad projektem nowelizacji Kodeksu pracy odnośnie do możliwości skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej bez względu na panującą sytuację epidemiczną.
“W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.
O skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdalnej decyduje pracodawca, który na podstawie art. 3 ust. 8 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Trzeba mieć na uwadze, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, tylko wówczas, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych bądź usług materialnych. Stanowi o tym art. 3 ust 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
