Na fakturze, którą otrzymałam za zakup materiałów do firmy brakuje mojego numeru NIP. Czy w takim przypadku mam prawo zaksięgować taką fakturę? Podatek VAT oraz podatek dochodowy obliczam tak samo, jakby faktura była wystawiona prawidłowo?

Jeżeli pozostałe dane identyfikujące Pani jednoosobową działalność jako nabywcę się zgadzają, a brak jest jedynie numeru NIP warto wystawić notę korygującą. Wówczas dopuszcza się księgowanie faktury (odliczenie VAT). Jednak należy pamiętać o konieczności otrzymania akceptacji wystawionej noty korygującej, której powinien dokonać sprzedawca. Notę podpina się pod dana fakturę pierwotną i przechowuje w dokumentacji księgowej.

W zeszłym roku (maj 2012) zakupiłam kasę fiskalną za 1500 zł netto. Od tego momentu nie musiałam płacić podatku VAT. Dopiero tym miesiącu wyjdzie mi podatek do zapłaty. Czy mogę teraz odliczyć ulgę na zakup kasy?

W regulacjach prawnych nie wskazano okresu, w ciągu którego należy odliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej. W związku z tym można przyjąć, że możliwe będzie skorzystanie z odliczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym. Proszę również pamiętać o tym, że z ulgi na zakup kasy rejestrującej mogą skorzystać podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach. Ulga na zakup kasy wynosi 90% jej ceny zakupu netto (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Planuję zakupić sprzęt od osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Będzie on przeznaczony do dalszej odsprzedaży. Jednak zastanawia mnie fakt jak udokumentować taki zakup - rachunkiem, fakturą? A może innym dowodem księgowym?

Rachunki oraz faktury są dokumentami wystawianymi przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Na tę okoliczność nie należy również wystawiać dowodu wewnętrznego, gdyż te służą do dokumentowania ściśle określonych zdarzeń. W przypadku zakupu od osoby prywatnej należy sporządzić tzw. umowę kupna-sprzedaży, która powinna zawierać informacje o stronach transakcji, przedmiocie cenie oraz innych warunkach. Z reguły umowy te podlegają opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych gdzie wówczas w ciągu 14 dni należy złożyć deklarację PCC-3 oraz zapłacić 2% podatku.

Strona 19 - Zdaniem eksperta

Q: Korzystam z księgowości internetowej. Czy według przepisów powinnam drukować kopie wszystkich wystawionych paragonów i faktur, czy mogę je przechowywać w innej formie?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, tego typu dokumenty księgowe może Pani przechowywać w wersji elektronicznej. Dokumenty powinny być przechowywane na dysku komputera, chronionego przed wirusami i wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych. Systematycznie muszą być także tworzone kopie zapasowe dokumentów firmowych na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, by zapis na nich przetrwał wymagany okres archiwizacji. Do tego celu najlepiej wykorzystywać licencjonowane oprogramowania rachunkowe, wyposażone w szereg przetestowanych funkcji. Archiwizacji dokumentów firmowych można dokonywać jedynie na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Q: Zauważyłem w fakturze sprzedaży, którą wystawiłem jest błąd w danych nabywcy. Czy w takiej sytuacji mogę wystawić notę korygującą ?

Nie, nota korygująca jest dokumentem, który może sporządzić jedynie nabywca. Jak wynika z §15 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego m.in. wystawiania faktur: “Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.” W sytuacji, gdy to wystawca faktury chce dokonać korekty na dokumencie, należy posłużyć się fakturą korygującą.

Q: Czy podpisana, zeskanowana i wysłana przez e-mail w formacie PDF kopia korekty faktury stanowi potwierdzenie na otrzymanie tejże korekty?

Tak, odesłana, zeskanowana faktura korygująca z podpisem kontrahenta będzie potwierdzeniem otrzymania przez niego tejże faktury korygującej. Co więcej, już nawet sam e-mail, który w treści posiadałby informację potwierdzającą otrzymanie faktury korygującej przez nabywcę, byłby wystarczającym dowodem pozwalającym uznać, że faktura korygująca została przez nabywcę otrzymana.