W nowej perspektywie finansowej Unii Europejskiej osoby fizyczne zainteresowane prowadzeniem własnego biznesu będą mogły ubiegać się o środki bezzwrotne na ten cel poprzez powiatowe urzędy pracy. Wśród dokumentów niezbędnych do aplikowania największe znaczenie ma biznesplan, który stanowi kompleksową i długofalową wizję działalności gospodarczej danego przedsiębiorstwa. Nie jest tajemnicą, że alokacja, którą dysponują instytucje rynku pracy na podjęcie własnej działalności gospodarczej, jest niewystarczająca dla wszystkich osób ubiegających się o dotację. Co zrobić, aby to właśnie nasz biznesplan został oceniony najlepiej i został zakwalifikowany do wsparcia? Na co należy zwrócić szczególną uwagę? Czy każdy element wniosku ma takie samo znaczenie? Krok po kroku przedstawię najważniejsze zasady, którymi trzeba się kierować aby stworzyć biznes plan na dotacje unijne!
Biznes plan na dotacje unijne - jak wygląda struktura?
Biznesplan składany do danej instytucji przyznającej bezzwrotne środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej musi być sporządzony na udostępnionym przez nią wzorze. Strona tytułowa wniosku zawiera informacje o działaniu, w ramach którego przyznawane są środki oraz ich pochodzeniu (budżet państwa czy środki unijne). Biznes plan na dotacje unijne podzielony jest zwykle na następujące sekcje:
- Sekcja A – Dane wnioskodawcy
- Sekcja B – Opis planowanego przedsięwzięcia
- Sekcja C – Plan marketingowy
- Sekcja D – Plan inwestycyjny
- Sekcja E – Sytuacja ekonomiczno-finansowa
W kolejnej części artykułu przeanalizujemy szczegółowo wszystkie sekcje biznesplanu. Niektóre elementy na pierwszy rzut oka sprawiające wrażenie mało istotnych w kontekście całego wniosku nierzadko okazują się kluczowe. Należy bowiem pamiętać, że osoby dokonujące oceny bardzo często mają duże doświadczenie w rozpatrywaniu wniosków i łatwo dostrzegają nieścisłości i rozbieżności w dokumentach.
Dane wnioskodawcy – czy warto skupić się na tej części?
To najprostsza część biznesplanu, która dzieli sią na:
- A1 Dane przedsiębiorstwa,
- A2 Życiorys zawodowy wnioskodawcy.
W części pierwszej największe znaczenie będzie miało wskazanie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli nie jesteśmy właścicielem nieruchomości, musimy mieć tytuł prawny do korzystania z niej. Umowa najmu, dzierżawy, bezpłatnego użyczenia powinna rozwiązać sprawę. Pamiętajmy, że wybór miejsca prowadzenia działalności ma znaczenie dla kolejnych elementów wniosków, np. badanie konkurencji odnosi się do obszaru, na którym będziemy świadczyć usługi. W części drugiej pojawiają się elementy, które dają odpowiedzi na pytanie: jak zdobyte do tej pory wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności oraz doświadczenie zawodowe mogą zaprocentować przy prowadzeniu własnej działalności. Nie ulega wątpliwości, że najlepiej wypadniemy wówczas, gdy wskażemy, że przebieg naszej dotychczasowej kariery zawodowej jest w 100% zbieżny z planowaną działalnością gospodarczą. Przestrzegam przed zbytnim lekceważeniem tej części wniosku i zachęcam do skupienia uwagi na przedstawieniu tych elementów doświadczenia zawodowego/zdobytych kwalifikacji, które są bezpośrednio związane z przyszłą działalnością gospodarczą.
Co zawiera opis planowanego przedsięwzięcia?
Na tym etapie wnioskodawca określa datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Bardzo często start własnego biznesu uzależniony jest od otrzymania dotacji. Proces rekrutacyjny może trwać około 1–2 miesięcy i – co ważne – przed otrzymaniem pozytywnej decyzji i podpisaniem umowy z powiatowym urzędem pracy nie można podejmować żadnych czynności związanych z rejestracją działalności. Przy wyborze formy organizacyjno-prawnej działalności należy pamiętać, że może to być tylko jednoosobowa działalność gospodarcza (nie ma możliwości prowadzenia działalności w formie spółki prawa handlowego, dopuszczalna jest jedynie spółka cywilna). Forma opodatkowania i wybór przedmiotu i zakresu działalności gospodarczej (zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności) to kolejne elementy, które musimy jednoznacznie określić. Niewątpliwie najważniejszą częścią tej sekcji będzie opis działalności zawierający główny motyw założenia przedsiębiorstwa i uzasadnienie wyboru branży. Charakterystyka planowanego przedsięwzięcia stanowi bardzo ważny element biznesplanu i należy się mocno postarać, żeby zainteresować odbiorcę. Zaleca się, aby ta część miała charakter opisowy, a nie tylko zawierała wypunktowanie poszczególnych składników.
Jak przygotować plan marketingowy?
Biznes plan na dotacje unijne posiada najbardziej rozbudowaną część, którą jest plan marketingowy. Rozpoczyna się od opisu produktu/usługi i wskazania przewagi konkurencyjnej nad ofertą konkurencji. Należy określić, czym będzie się zajmować firma oraz przekonać instytucję udzielającą dotacje, że przed ubieganiem się o wsparcie finansowe wnioskodawca dokładnie sprawdził rynek konkurencji i dzięki tej analizie przygotował swoją ofertę produktową. Jeżeli dodatkowo znajdzie się odniesienie do: innowacyjności, wprowadzenia na rynek produktu/usługi niespotykanej do tej pory lub nowej technologii potwierdzonej patentem, będzie to dużym atutem wnioskodawcy. Charakterystyka rynku, czyli gdzie i w jaki sposób będzie prowadzona sprzedaż/dostarczane produkty, to kolejny element planu marketingowego. Najważniejsze zaś jego składniki to m.in.: wskazanie liczby potencjalnych klientów, określenie rynku (czy będzie to rynek lokalny, regionalny, krajowy czy eksport towarów) oraz oczekiwania potencjalnych klientów. Opisując rynek w biznesplanie, musisz udowodnić osobie oceniającej, że zbadałeś/zbadałaś grupę docelową, do której chcesz kierować swoje produkty/usługi. Ta część wniosku powinna być poparta rzetelnymi informacjami pozyskanymi z obserwacji, danymi statystycznymi lub przeprowadzonymi ankietami. W wielu przypadkach sukces firmy jest uzależniony od wiedzy na temat rynku, na którym chce się działać.
Ponieważ nie wszystko może pójść po naszej myśli, na tym etapie trzeba również określić bariery, które możemy napotkać podczas wejścia przedsiębiorstwa na rynek oraz wskazać sposób, w jaki będzie można je zminimalizować. Informacja odnośnie sezonowego charakteru działalności i ewentualnych spadków popytu na usługi/produkty ma również duże znaczenie dla osoby oceniającej wniosek. Szczegółowe informacje o konkurentach oraz ocena ich produktów i usług powinna być sporządzona w oparciu o następujące kryteria:
- jakość produktów i usług (w stosunku do jakości oferowanej przez konkurencję);
- politykę cenową (ceny produktów/usług w porównaniu do oferty cenowej na rynku);
- promocję (czy firma jest widoczna na rynku poprzez reklamę).
Należy również opisać, jak na wejście na rynek nowej firmy może zareagować konkurencja. Nawet jeżeli wnioskodawca uważa, że nie wywoła to żadnych skutków, nie może zostawić tego punktu bez odniesienia.
W jaki sposób będzie odbywała się sprzedaż oraz promocja dóbr i usług? To kolejne pytanie, na które wnioskodawca musi udzielić precyzyjnej odpowiedzi. Poprawny wybór promocji i reklamy może spowodować, że potencjalni klienci usłyszą o ofercie nowej firmy i wzbudzi to ich zainteresowanie. Dystrybucja ulotek, banery reklamowe, reklama na samochodzie czy strona internetowa lub profil firmy w mediach społecznościowych to tylko niektóre formy promocji, które można zastosować. Jeżeli chodzi o sprzedaż, należy określić, czy będzie to sprzedaż detaliczna bezpośrednia, hurtowa czy może za pośrednictwem internetu. Działalność gospodarcza, która uzyska wsparcie dotacyjne, będzie musiała utrzymać się na rynku przez 12 miesięcy (w tym czasie nie może być zawieszana). Biznes plan na dotacje unijne jest dokumentem, który sporządzany jest na okres dłuższy. Dlatego dane dotyczące zarówno ceny, prognozy sprzedaży i przewidywanych przychodów nowego przedsiębiorstwa dotyczą zarówno roku bazowego (w którym dochodzi do uruchomienia działalności), jak i dwóch kolejnych lat. Pozwala to osobie oceniającej sprawdzić, jak wnioskodawca planuje rozwijać działalność w dłuższej perspektywie czasu.
Plan inwestycyjny, rachunek zysków i strat oraz analiza finansowa
Dwie ostatnie kategorie w strukturze biznesplanu są ze sobą bardzo powiązane i na siebie wpływają. W planie inwestycyjnym wnioskodawca zawiera wszystkie wydatki, które zostaną pokryte z dotacji wraz z uzasadnieniem konieczności ich dokonania. Dane zawarte w tej części powinny być rzetelne i opierać się na cenach rynkowych lub katalogowych poszczególnych produktów. Wnioskodawca powinien pamiętać, że może zaplanować tylko wydatki niezbędne do uruchomienia działalności gospodarczej. Bardzo często podczas oceny dochodzi do wykreślania poszczególnych pozycji z planu inwestycyjnego, gdyż oceniający uznał je za zbędne (np. zakup laptopa lub telefonu komórkowego). Należy pamiętać, że w umowie o dofinansowanie został wskazany okres wydatkowania środków na rozpoczęcie działalności (zazwyczaj miesiąc) wraz z formą potwierdzenia zakupów (faktura, rachunek, umowa cywilnoprawna).
Najważniejszą częścią planu finansowego jest rachunek zysków i strat, który pokazuje prognozowane przychody i koszty w określonym przedziale czasowym. Zwykle obejmuje on okres 3 lat. Aby dobrze przygotować rachunek zysków i strat, wnioskodawca powinien odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Ile wynosi łączna sprzedaż za każdy rok?
- Czy można wykazać przychody z innego typu sprzedaży?
- Ile wynoszą koszty towarów sprzedanych w każdym roku?
- Ile wynosi zysk brutto w każdym roku?
- Ile wynoszą koszty zmienne w każdym roku?
- Ile wynosi dochód netto w każdym roku?
Jak unikać błędów przy tworzeniu biznesplanu?
Przy tworzeniu biznesplanu wnioskodawca powinien opierać się na rzetelnych i sprawdzonych informacjach. Zaleca się korzystanie z kilku różnych źródeł oraz wiedzy osób doświadczonych (np. księgowego, przedsiębiorcy działającego na rynku już od dłuższego czasu). Na rynku dostępnych jest również wiele darmowych kursów i szkoleń, które na pewno okażą się pomocne. Mimo iż w obecnych czasach źródła wiedzy są na wyciągnięcie ręki, wnioskodawcy popełniają te same błędy, do których zaliczamy:
- tworzenie wniosku na podstawie niekompletnych informacji;
- brak świadomości o potencjalnych zagrożeniach niepowodzenia biznesu powiązany z przecenianiem własnych kompetencji i możliwości;
- przeszacowanie przychodów przy jednoczesnym obniżeniu kosztów;
- źle dobrana strategii marketingowa, która zazwyczaj nie trafia do potencjalnych odbiorców usług/towarów;
- brak dostatecznych informacji na temat konkurencji i jej sposobu działania na rynku.
Przemyślany i kompletny biznes plan na dotacje unijne pozwala m.in. określić, czy planowany biznes będzie opłacalny, oszacować koszty początkowe, ustalić efektywną i skuteczną strategię marketingową oraz zdefiniować konkurencję. Tworząc biznesplan należy pamiętać o zagrożeniach, które mogą pojawić się w początkowej fazie rozwoju przedsiębiorstwa. Wnioskodawca, który jest świadomy ryzyka, jakie niesie ze sobą prowadzenie firmy, a jednocześnie wskazuje środki zaradcze, na pewno zyska uznanie w oczach osoby oceniającej. Dobrze przygotowany biznesplan poza tym, że zostanie wykorzystany jako narzędzie do pozyskania dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, może być również dokumentem planistycznym, z którego przedsiębiorca będzie korzystał m.in. w kontaktach z dostawcami czy agencjami marketingowymi.
