Chmura - aplikacje internetowe w biznesie cz.1. Aplikacje office

W czasach chmury obliczeniowej pojęcie oprogramowania i sposobów, w jaki z niego korzystamy, uległo istotnym zmianom. Jeszcze niedawno korzystanie z oprogramowania wiązało się przeważnie z koniecznością jego instalacji z nośnika np. dyskietki, płyty CD lub pendrive’a na komputerze. Obecnie, dzięki wynalezieniu chmury obliczeniowej, możliwy jest zdalny dostęp do aplikacji. Przypomina to proces wynajęcia samochodu - robimy to w momencie i na czas, kiedy jest nam potrzebny.

Dzięki takiemu podejściu nie ma potrzeby zakupu licencji na oprogramowanie. Jego wynajęcie jest bardziej ekonomiczne, ogranicza koszty działalności operacyjnej, ponieważ nie kupujemy licencji na stałe, a korzystamy tylko doraźnie. Inną korzyścią z takiego rozwiązania jest pozbycie się konieczności zaktualizowania posiadanych w firmie komputerów. Rozwiązanie w chmurze pozwala nie tylko na zdalne dzierżawienie softu, lecz także na zdalne wynajęcie odpowiedniej mocy obliczeniowej. Jaki jest więc model płatności w tego typu rozwiązaniach? Bardzo elastyczny, płacimy tylko za to, czego w rzeczywistości używamy. To jedna z podstawowych cech chmury obliczeniowej, dzięki której rozwiązania oparte na tej technologii zdobywają coraz większą rzeszę użytkowników.

Inną ważną cechą chmury obliczeniowej jest jej usługowy charakter, w tym zakresie istnieje pojęcie SaaS – Software as a Service, czyli Oprogramowanie jako usługa. W modelu usługowym możemy korzystać z bogatej liczby oprogramowania: od CRM po systemy dedykowane, np. księgowość on-line, a także aplikacje office. To właśnie aplikacje office typu edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny są najczęściej spotykanymi rodzajami oprogramowania biznesowego. Kto z nas nie korzysta lub nie korzystał w przeszłości z Worda czy Excela?

Biuro i aplikacje office w chmurze to przyszłość

Rozwiązania biurowe i aplikacje office oparte na chmurze to absolutna przyszłość dla zastosowań oprogramowania w małej i średniej firmie, ale także w korporacjach czy zastosowaniach indywidualnych. Model ten posiada szereg zalet takich jak: normalizacja, elastyczność, dostosowanie do potrzeb odbiorcy, szybkość i prostota wdrożenia, dostęp w dowolnym miejscu i czasie. I co należy podkreślić, oferuje szereg oszczędności w stosunku do tradycyjnych rozwiązań, przede wszystkim w zakresie obniżenia kosztów wdrożenia, ale również obsługi i utrzymania.

Obraz rynku pakietów dla biura od lat jest uformowany. Choć wielu już próbowało, to Microsoft z pakietem Office nadal pozostaje w czołówce na rynku aplikacji office. Z drugiej strony jest oprogramowanie rozprowadzane za zasadach licencji GLP, darmowych lub ograniczonych dla odbiorców biznesowych, jak OpenOffice (https://www.openoffice.org/pl/) czy LibreOffice (https://pl.libreoffice.org/home/). Przykładów oprogramowania biurowego na licencji GLPL jest dużo więcej. Pojawienie się chmury podkopało fundament Microsoftu jako lidera branży. Najpierw firma Google, potem Zoho (firma mniej znana w Polsce) zaprezentowały swoje wersje oprogramowania w modelu SaaS online, dostępne przez przeglądarkę internetową.

Według badań firmy Gatner, MS Office nadal jednak pozostaje na rynku głównym graczem pod względem liczby użytkowników pakietów biurowych i ocenia się jego udział na 80% do 96%. Wskazania nie obejmują wzrostu znaczenia modelu SaaS i rosnącej roli konkurencji Microsoft ze strony Google i Zoho. Według Gartnera, w 2013 roku 50 mln z 630 mln użytkowników pakietu biurowego (8%) wybrało rozwiązanie oparte o usługi w chmurze. Do 2022 roku 695 mln z 1,2 mld użytkowników pakietów biurowych (czyli 58%) będzie tworzyło i edytowało dokumenty w chmurze. Dużą rolę ma firma Google, której zestaw aplikacji office Google Apps znacznie zwiększył swój udział od 2007 roku, kiedy to szacowano go na 10% do 50% w roku 2012. Trzeba również dodać, że Google świetnie oceniło potrzeby odbiorców i zaoferowało odbiorcom rozwiązanie, które trafia w ich potrzeby biznesowe. Analizując pakiety biurowe w modelu SaaS, można wyróżnić kilka istotnych cech, które je charakteryzują:

  • Standaryzacja. W dobie rozwoju takich trendów jak BYOD (czyli Bring On You Own Devices), działy IT muszą zapewnić obsługę aplikacji office na wielu platformach sprzętowych, od komputerów PC po urządzenia mobilne. Dodajmy, że idea BYOD, która spotyka się z coraz większym zainteresowaniem, głównie korporacji, ale też mniejszych i średnich firm, jest wpisana w strategię korzystania z oprogramowania wszędzie, gdzie możliwy jest zasięg bezprzewodowego internetu.
  • Oszczędności. Aplikacje office w chmurze pozwalają na zaoszczędzenie pieniędzy. Opłaty za korzystanie z nich pobierane są w układzie subskrypcji opłacanych ryczałtem i w okresach miesięcznych.
  • Prostota wdrażania. Tutaj charakterystyczne dla tego procesu jest to, że z punktu widzenia praktycznego nic nie trzeba instalować. W ciągu kilku minut nadzorcy systemu tworzą zdalnie konta użytkowników. Praca grupowa i zespołowa w pakietach online nabierają zupełnie nowego wymiaru, co jest ich najmocniejszą stroną. Na czym polega ten proces? Nad tym samym dokumentem, w tym samym czasie, może pracować wiele osób z możliwością zachowania pełnej kontroli nad porządkiem wersji dokumentu i wprowadzonych w nim zmian. Tak więc patrząc na ten proces od strony tzw. telepracy i mobilnego dostępu do dokumentów, model SaaS jest stworzony do takich działań. Po prostu wystarczy mieć urządzenie wyposażone w przeglądarkę z dostępem do internetu. Trzeba jednak zauważyć, że w przypadku urządzeń mobilnych, nadal sporo do życzenia pozostawia wygląd interfejsu użytkownika. Inaczej mówiąc, ten sam edytor tekstów na tablecie i smartfonie będzie wyglądał nieco inaczej, ze względu na specyfikę urządzenia i ograniczenia techniczne.

Aplikacje office w chmurze – podobieństwa i różnice

Podstawą każdego pakietu biurowego jest jego trio: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz oprogramowanie do tworzenia prezentacji. To trzon podstawowej wersji Google Docs, również Microsoft oferuje swoją wersję Office w modelu online, dostępną na stronie https://www.office.com/. Należy wspomnieć, że w pakietach aplikacji office dodawane są funkcje mające usprawnić i uatrakcyjnić pracę z nimi - na przykład systemy do przesyłania wiadomości (messaging) oraz poczta elektroniczna. Aplikacje office w pakiecie Google Apps to m.in. znany i popularny Gmail. Microsoft dostarcza program do obsługi poczty elektronicznej Outlook oraz komunikator Lync, służący do wysyłania i prowadzenia rozmów w trybie natychmiastowym. Poza tym częścią zestawów biurowych są specjalistyczne programy do tworzenia i zarządzania kontaktami oraz kalendarze.

Czasami oferują one całkiem unikalne funkcje, np. Microsoft jakiś czas temu wprowadził nową jakość za pomocą narzędzia OneNote, które  pozostaje jednym z lepszych programów do prowadzenia notatek. Jego walory najlepiej docenią użytkownicy tabletów. Tworzone w nim odręczne notatki można następnie transkrybować do normalnego tekstu. Ciekawą funkcję w zakresie zarządzania projektami oferuje pakiet Zoho (www.zoho.com) – Zoho Project, konkurując funkcjonalnie z SharePoint Microsoftu. Jednym z ważnych aspektów pakietów aplikacji office jest dostępna zgodność przy otwieraniu i zapisywaniu dokumentów utworzonych w konkurencyjnych rozwiązaniach. Google Apps na przykład oferuje zgodność z formatem DOCX. Nie należy również zapominać o kwestiach językowych, ale tutaj wszystkie trzy wymienione pakiety biurowe Microsoft Office, Google Apps czy Zoho Office oferują polski interfejs użytkownika.

Jaka przyszłość czeka aplikacje office online?

Najważniejszym wyzwaniem dla producentów pakietów biurowych online, jest zapewnienie zgodności z coraz liczniejszą grupą urządzeń mobilnych. Wyzwanie jest dość złożone, ponieważ wymaga doprowadzenia do zgodności wyglądu na wszystkich dostępnych urządzeniach mobilnych, ale nie tylko. Dążeniem twórców oprogramowania w chmurze, nie tylko biurowego, jest zapewnienie idealnego wzorca, w którym wszystkie aplikacje office będą wyglądać i działać tak samo na wszystkich urządzeniach. Dla przykładu dokument w PowerPoint ma wyglądać tak samo na iPhonie, na komputerze przenośnym czy desktopie. Sam plik ma wczytać się do urządzenia z podobną prędkością i zapewnić te same funkcje edycji. To jednak śpiew przyszłości i do ideału jest nadal daleko.

Ponieważ trudno doszukiwać się ideału, to i chmura jako rozwiązanie ma swoje określone wady. Jedną z nich jest opóźnienie działania wynikające z przesyłania danych, w tym całego widoku aplikacji (interfejsu), przez sieć internetu. W zależności od miejsca połączenia, prędkości łącza oraz jego rodzaju np. połączenia GSM lub stacjonarne, opóźnienia w pracy zdalnej mogą być mniejsze lub większe. Dlatego zawsze rozwiązania lokalne, czyli instalacja wprost na urządzeniu, będzie mieć przewagę nad rozwiązaniami w chmurze.

Jeżeli chodzi o aplikacje office, nadal bardzo wrażliwą dla wielu użytkowników pozostanie kwestia przechowywania dokumentów zdalnie. Jest to temat budzący u wielu odbiorców, zwłaszcza biznesowych, spore kontrowersje. Kwestie bezpieczeństwa danych budzą respekt przed bezkrytycznym korzystaniem z rozwiązań online. Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy, że obecnie stosowane zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem do danych są na bardzo wysokim poziomie, a najlepsi dostawcy  na rynku oferują zabezpieczenia na poziomie nieosiągalnym dla wielu mniejszych przedsiębiorstw. Tak więc nie należy obawiać się przechowywania informacji w chmurze, ale raczej decydować się na wybór odpowiednio wiarygodnego dostawcy rozwiązania.