Dokumentacja płacowa - jak ja prowadzić i przechowywać?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem pracy pracowników. Wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Aby pracodawca mógł należycie wywiązywać się z tego obowiązku, powinien posiadać wiedzę o tym, jakie dokumenty powinien gromadzić i przez jak długi okres je przechowywać. Dokumentacja płacowa to przede wszystkim źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze oraz okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa.

Dokumentacja płacowa - czyli akty decyzyjne

Akty decyzyjne określają podstawowe zasady ustalania i obliczania należności obowiązujących w konkretnym zakładzie pracy. Do tej grupy można zaliczyć układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagradzania. Dokumentacja płacowa to także:

  • przepisy normujące problematykę wynagradzania, a więc akty normatywne (Kodeks pracy, Kodeks cywilny, ustawy i rozporządzenia tworzące
  • prawo pracy, prawo cywilne, prawo ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, prawo emerytalno-rentowe oraz prawo podatkowe w zakresie spraw płacowych),
  • interpretacje urzędowe ww. przepisów,
  • orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych,
  • opinie prawne w konkretnych sprawach dotyczących wynagrodzeń,
  • uchwały, zarządzenia, postanowienia organów przedsiębiorstwa w sprawach polityki płac, planów zatrudnienia i płac oraz w innych sprawach płacowych – grupowych i indywidualnych,
  • wydane zaświadczenia w sprawach wynagrodzenia,
  • sprawozdawczość dotycząca zatrudnienia i płac,
  • analizy płac, raporty, ekspertyzy, wnioski,
  • korespondencja płacowa (pisma, podania, odwołania, odpowiedzi).

We wszystkich zakładach pracy dokumentami potwierdzającymi nawiązanie stosunku pracy i ustalenie wynagrodzenia są umowy o pracę lub inne akty równorzędne. Następuje w nich zgodne oświadczenie woli pracodawcy i pracownika dotyczące zawarcia stosunku pracy. Strony umawiają się co do warunków i wysokości wynagrodzenia za pracę. Dokumentacja płacowa w sprawie płac pracowników są także:

  • porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia,
  • porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy,
  • wypowiedzenie warunków pracy lub płacy,
  • orzeczenia sądu pracy,
  • aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń,
  • odrębne regulaminy premiowania i nagradzania,
  • decyzje o przyznaniu premii lub nagród,
  • decyzje o przyznaniu odprawy i/lub odszkodowania,
  • inne akty decyzyjne dotyczące wynagrodzeń pracowników.

Okresowa dokumentacja obliczeniowa i pomocnicza

Dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza okresowa stanowi podstawę sporządzenia listy płac za dany miesiąc. W zależności od systemów płacowych i stosowanych form wynagradzania istnieje potrzeba udokumentowania czasu: przepracowanego, nie wykonywania pracy, choroby, urlopu płatnego i niepłatnego, opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, pracy w godzinach nadliczbowych (z prawem do 50% lub 100% dodatku), pracy w porze nocnej, dyżuru itd. Istotne jest udokumentowanie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej, zwolnień okolicznościowych, rodzajów urlopów, wyjazdów służbowych (krajowych i zagranicznych).
Dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza to również:

  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • imienne karty pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i/lub efektów wykonywanej pracy),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawie) pracy akordowej, prowizyjnej lub zadaniowej,
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
  • dokumenty potwierdzające pracę w porze nocnej,
  • zwolnienia lekarskie orzekające o chorobie pracownika lub o konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem bądź członkiem rodziny,
  • dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, macierzyńskiego, wychowawczego lub ze zwolnień okolicznościowych (płatnych lub niepłatnych),
  • dokumenty wymagane do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozliczanych i wypłacanych przez zakład pracy lub przekazywanych do placówki ZUS),
  • rozliczenia zadań premiowych i decyzje przyznania premii pracownikom,
  • decyzje o przyznaniu nagród, odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań,
  • oświadczenia, zaświadczenia i inne dowody uprawniające do zastosowania kosztów uzyskania przychodów, do ulgi podatkowej, do dodatków i dopłat.