Składki na ubezpieczenia społeczne - dwa sposoby rozliczania

Jednym z obowiązków podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą jest opłacanie składek na własne ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy. W przypadku składek na ubezpieczenie zdrowotne i składek na Fundusz Pracy nie ma możliwości wyboru sposobu rozliczeń. Pierwsze z wymienionych odliczane są od podatku dochodowego w granicach ustalonego limitu (art. 27b ustawy o PIT), natomiast drugie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Warto wiedzieć, że każdy przedsiębiorca może dokonać wyboru sposobu rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Może on opłacone składki na ubezpieczenie społeczne albo odliczyć od dochodu przy wyliczaniu zaliczki na podatek, albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie zapłaty. Może się wydawać, że podatkowe skutki obu tych rozwiązań będą takie same. Okazuje się jednak, że w niektórych sytuacjach warto zastanowić się nad przyjęciem odpowiedniego sposobu rozliczania składki na ubezpieczenia społeczne, tzn. takiego, który będzie korzystniejszy dla podatnika w określonej sytuacji.

ZUS a powinności przedsiębiorcy

Od dnia rozpoczęcia działalności do jej zakończenia przedsiębiorca co do zasady jest zobowiązany do opłacania trzech ubezpieczeń społecznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że są to ubezpieczenia:

• emerytalne,

• rentowe,

• wypadkowe.

Poza wymienionymi przedsiębiorca musi opłacać też ubezpieczenie zdrowotne. Opłacanie składki na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

W 2017 roku podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne wynosi 2557,80 zł. Poniżej znajduje się tabela z wysokościami składek na ubezpieczenia społeczne w 2017 r.

* Składka na ubezpieczenie wypadkowe dla osób samodzielnie prowadzących działalność gospodarczą (zgłaszających nie więcej niż 9 osób ubezpieczonych)

W kwestii wysokości składki ubezpieczenia wypadkowego przepisem regulującym jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 roku w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Dla niektórych firm istnieje możliwość korzystania z dwuletniej ulgi, która zakłada opłacanie preferencyjnych (obniżonych) składek ZUS. W 2017 roku podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne dla nowych przedsiębiorców wynosi 600 zł.

Poniższa tabela przedstawia wysokości stawek na zasadach preferencyjnych w 2016 roku.

* Składka na ubezpieczenie wypadkowe dla osób samodzielnie prowadzących działalność gospodarczą (zgłaszających nie więcej niż 9 osób ubezpieczonych)

Składki ZUS w rozliczaniu podatku

Właściciele firm, którzy opodatkowują dochód według zasad ogólnych bądź podatku liniowego, są uprawnieni do wybrania jednego z dwóch sposobów rozliczania składek społecznych:

• zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu albo

• odliczyć je od swojego dochodu.

Możliwość wyboru dotyczy także tych podatników, którzy korzystają z preferencyjnych stawek ubezpieczeń ZUS.

Natomiast możliwości wyboru sposobu rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne nie mają podatnicy prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem ewidencjonowanym. Podatnicy ci składki na ubezpieczenia społeczne w ramach prowadzonej działalności mogą wyłącznie odliczyć od przychodów (art. 11 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Wynika to z tego, że przy tej formie opodatkowania nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów.

Jakie są czynniki, które trzeba brać pod uwagę przy decydowaniu się na któryś z powyższych sposobów? Kluczowa jest wysokość dochodu, jaką osiąga przedsiębiorca. W przypadku wysokiego dochodu - pozwalającego na odliczenie całości składek ZUS - trzeba się kierować po prostu własną wygodą. Niski dochód lub strata to z kolei sytuacje, w których bardziej opłacalne może stać się zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodu.

Przy podejmowaniu decyzji nie można zapominać o tym, że zmiana sposobu rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne jest możliwa w ciągu roku podatkowego. Przepisy ustawy o PIT nie narzucają podatnikom obowiązku stosowania jednej z wybranej metod przez cały rok podatkowy.

Składki na ubezpieczenia społeczne a niski dochód lub strata

Jeżeli podatnik osiągnie niewielki dochód bądź poniesie stratę z prowadzonej działalności gospodarczej, to przyjęcie metody polegającej na odliczeniu składek społecznych od dochodu (przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy) oznacza tak naprawdę brak możliwości ich odliczenia. W takiej sytuacji niewątpliwie korzystniejszym rozwiązaniem będzie zaliczenie zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne do kosztów uzyskania przychodów. Właściciel firmy będzie mógł rozliczyć ewentualną stratę w następnych latach podatkowych. Jest ona powiększana właśnie przez zaliczenie opłaconych składek do kosztów uzyskania przychodów, dlatego później przedsiębiorca będzie uprawniony do rozliczenia ich w kolejnych latach podatkowych w całości.

Z kolei odliczanie składek od dochodu nie pozwala na takie rozwiązanie. Decydując się na tę opcję, przedsiębiorca powinien pamiętać, że jeśli nie będzie on w konkretnym okresie miał dochodu lub dochód ten okaże się tak mały, że nie będzie możliwe rozliczenie całości składek, wtedy odliczenie ich w przyszłości stanie się niemożliwe.

Przykład 1.

Odliczanie składek od dochodu:

Pan Jan Kowalski przez cały 2016 rok odliczał składki na ubezpieczenia społeczne (w tym chorobowe) od osiąganego dochodu. Na koniec roku wykazał on:

• przychód: 50 000 zł,

• koszty: 45 000 zł,

• składki na ubezpieczenie społeczne: 772,96 x 12 miesięcy = 9275,52 zł.

Oznacza to, że kiedy od dochodu (5000 zł) odejmie on opłacone składki (9275,52 zł) w rzeczywistości osiągnie on stratę. Jednak przy takim rozwiązaniu część składek (4275,52 zł) przepadnie, dochód z działalności nie pozwala bowiem na ich pełne odliczenie. Co więcej, nie może on odliczyć ich w następnym roku podatkowym.

Przykład 2.

Zaliczanie składek do kosztów:

Sytuacja wyglądałaby inaczej, gdyby pan Jan wybrał drugą metodę rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, tzn. gdyby zaliczał je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Na koniec roku wykazałby wówczas:

• przychód: 50 000 zł,

• koszty: 54 275,52 zł (koszty z poprzedniego przykładu powiększone o zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne).

W tym wypadku również osiągnąłby stratę z działalności, jednak jej wartość będzie miał prawo rozliczyć w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych, pamiętając o tym, że w ramach jednego roku może uwzględnić tylko 50% wartości straty z danego roku.

Reasumując okazuje się, że są sytuacje, w których przedsiębiorcy powinni dogłębnie zastanowić się nad wyborem opłacalnego sposobu rozliczania składek społecznych ZUS. To zalecenie odnosi się szczególnie do podatników osiągających małe dochody - może się okazać, że będą one zbyt niskie do odliczenia całości składek.