Poradnik Przedsiębiorcy

Ustrukturyzowana e-faktura – Krajowy System e-Faktur

Rząd rozpoczął prace nad wprowadzeniem możliwości wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Początkowo wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych ma być jedynie jedną z możliwości, co oznacza, że dobrowolnie będzie można skorzystać z nowego rozwiązania lub w dalszym ciągu sporządzać faktury w formie papierowej lub faktury elektroniczne występujące dotychczas w obiegu gospodarczym. Krajowy System e-Faktur zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów nie tylko uszczelni system podatkowy w Polsce, lecz także wpłynie na poprawę warunków prowadzenia działalności gospodarczej i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji handlowych. Ustrukturyzowane e-faktury mają wiele zalet, a ich upowszechnienie z pewnością wpłynie na automatyzację fakturowania i księgowania. Z czym będzie wiązać się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur i jakie przywileje mogą zyskać przedsiębiorcy?

Czym charakteryzują się dotychczas wystawiane e-faktury?

E-faktury, czyli faktury elektroniczne, jak sama nazwa wskazuje, są sporządzane i dostarczane do kontrahenta elektronicznie. Zasadniczo poza sposobem wystawienia i wysyłki nie różnią się od tradycyjnych wersji faktur wystawianych w formie papierowej. W polskim prawie podatkowym nie znajdziemy zatem odrębnych przepisów odnoszących się do e-faktur, w związku z czym w celu orzeczenia poprawności faktury elektronicznej należy odnieść się do art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, w którym wyszczególniono elementy, jakie powinna zawierać faktura, w tym także e-faktura.

Każda faktura, niezależnie od tego, czy wstawiana jest elektronicznie, czy w wersji papierowej, powinna zawierać:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawkę podatku;
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  15. kwotę należności ogółem.

Czym różni się ustrukturyzowana e-faktura od zwykłej faktury elektronicznej?

Pojęcie ustrukturyzowanej e-faktury bywa mylone z fakturą elektroniczną, te dwa dokumenty nie są jednak tożsame. Ustrukturyzowana e-faktura jest sporządzona w formie pliku elektronicznego (xml) o ściśle określonej, ustandaryzowanej strukturze, dzięki czemu nabywca może ją automatycznie odebrać i przetworzyć.

Zwykła e-faktura to faktura w formie elektronicznej, w obiegu gospodarczym występująca najczęściej w formacie PDF. Taki dokument bez przeszkód możemy przesłać do kontrahenta za pomocą elektronicznych środków komunikacji. Ustrukturyzowana e-faktura jest zatem szczególnym rodzajem e-faktury.

Ustrukturyzowana e-faktura a zwykła faktura elektroniczna – odczytywanie danych

Dane ze zwykłej e-faktury, odczytujemy najczęściej samodzielnie lub przy użyciu nowoczesnych narzędzi tzw. OCR (optycznego rozpoznawania znaków). Trzeba jednak mieć na uwadze, że proces optycznego rozpoznawania znaków bywa zawodny, przez co konieczna jest weryfikacja i potwierdzenie zgodności danych zawartych na fakturze z danymi otrzymanymi przez OCR. Dane z ustrukturyzowanej e-faktury otrzymujemy automatycznie, czyli bez konieczności samodzielnego odczytu informacji zawartych na dokumencie czy przy użyciu OCR.

Krajowy System e-Faktur

W ramach uszczelniania systemu VAT jedną z proponowanych przez ustawodawcę zmian jest wprowadzenie możliwości wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania przeprowadzonych transakcji sprzedaży. Aktualnie w obrocie gospodarczym dopuszczalne są e-faktury oraz tradycyjne faktury w formie papierowej. Ustrukturyzowane e-faktury mają być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem centralnej bazy e-faktur, czyli Krajowego Systemu e-faktur (KSeF).

Ustrukturyzowane e-faktury mają na celu uproszczenie systemu kontroli rozliczeń przez organy podatkowe oraz usprawnienie wykrywania ewentualnych nieprawidłowości i oszustw podatkowych, a co za tym idzie zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy e-faktury ustrukturyzowane ułatwią prowadzenie biznesu w Polsce?

Upowszechnienie ustrukturyzowanych e-faktur wiąże się także z automatyzacją procesu fakturowania i odczytu danych z dokumentów, co z pewnością ułatwi nie tylko rozliczenia między firmami, lecz także księgowanie faktur. Zautomatyzowanie procesów księgowych to krok w dobrą stronę, ponieważ dzięki ustrukturyzowanym e-fakturom księgowi zaoszczędzą czas oraz ograniczone zostaną błędy w przenoszeniu danych z faktur do programów księgowych. Na stronie https://www.gov.pl/web/kas/e-faktura-ulatwi-prowadzenie-biznesu ustawodawcy wymieniają szereg plusów proponowanych rozwiązań w zakresie wprowadzenia ustrukturyzowanych e-faktur.

Zależy nam na tym, by mechanizm wystawiania faktur był bardziej przyjazny i poprzez określoną strukturę e-faktury, ułatwiał prowadzenie biznesu. To ważne także teraz, w czasie pandemii.

Minister finansów, funduszy i polityki regionalnej Tadeusz Kościński

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to szereg korzyści dla przedsiębiorców, o których możemy przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów:

  • dzięki korzystaniu z e-faktury podatnik będzie miał pewność, że faktura dotarła do kontrahenta;
  • podatnik będzie miał każdorazowo możliwość wglądu w jej treść. e-faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu;
  • odczytywanie e-faktury będzie proste i przejrzyste;
  • dla tych którzy będą wystawiali e-faktury, zwrot VAT ma zostać skrócony z 60 do 40 dni.

Planuje się również, że podatnicy posługujący się ustrukturyzowanymi e-fakturami w obrocie gospodarczym, zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji.

Jesteśmy czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wprowadza e-fakturę. Pod koniec 2021 roku w formule dobrowolnej, a następnie od 2023 roku obowiązkowej. E-faktura to cały szereg korzyści dla biznesu. To szybsze i bezpieczniejsze rozliczenie obrotu między firmami, a także realna poprawa ich płynności – przedsiębiorcy wystawiający e-faktury otrzymają zwrot podatku VAT w 40 dni, zamiast zwykłych 60.

Udostępnienie polskim przedsiębiorcom e-faktury plasuje nas w europejskiej czołówce jako pioniera nowoczesnych rozwiązań dla firm. Co ważne nie eksperymentujemy. Przeciwnie, bazujemy na doświadczeniach w stosowaniu tego rozwiązania w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech. We wdrożeniu e-faktur wyprzedzimy m.in. Francję, która udostępni je przedsiębiorcom dopiero w 2023 roku.

Wiceminister finansów Jan Sarnowski

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma sporo zalet, automatyzacja procesów fakturowania i księgowania docelowo pozwoli zaoszczędzić czas przedsiębiorcom i księgowym, trzeba jednak mieć na uwadze, że nowe rozwiązania to także nowe obowiązki, konieczność wdrożenia niezbędnych procedur i dodatkowe koszty dla przedsiębiorców, księgowych czy dostawców różnego rodzaju oprogramowania, z którego korzystają przedsiębiorcy i księgowi. Na wdrożenie nowych rozwiązań potrzeba zatem środków pieniężnych, czasu i pracy wielu osób, natomiast ustawodawcy pomimo panującej pandemii, która przyczyniła się do kryzysu gospodarczego i bardzo trudnej sytuacji wielu firm, wprowadzili w ostatnich miesiącach wiele zmian i obowiązków administracyjnych, a teraz zapowiadają kolejne. Wszystko to ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia dochodów budżetu państwa, obligując tym samym przedsiębiorców, księgowych i dostawców oprogramowania do pracochłonnego i kosztownego wdrażania kolejnych zmian.

Termin wprowadzenia ustrukturyzowanych e-faktur

Wdrożenie nowych rozwiązań planowane jest jeszcze w 2021 roku. Początkowo korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma być dobrowolne dla przedsiębiorców, natomiast docelowo ustrukturyzowane e-faktury mają zastąpić dotychczasowe faktury wystawiane w formie papierowej i elektronicznej. Na ten moment nie ma natomiast pewnych informacji, kiedy podatnicy powinni spodziewać się wycofania z obiegu tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych niesklasyfikowanych jako ustrukturyzowane e-faktury. Wiceminister finansów Jan Sarnowski zapowiedział, że wystawianie ustrukturyzowanych e-faktur stanie się obligatoryjne w 2023 roku. Wiele zależy od tego, czy KSeF sprawdzi się w praktyce. Jeżeli tak się stanie, możemy się spodziewać, że w kolejnych latach po raz kolejny zmieni się sposób rozliczenia podatku VAT, a więc wprowadzone niedawno obowiązkowo dla wszystkich czynnych podatników VAT pliki JPK_V7M/JPK_V7K zostaną wycofane, a rozliczenie będzie opierało się na dokumentach wystawianych i przechowywanych w Krajowych Systemie e-Faktur.