Jak powinno wyglądać ewidencjonowanie czasu pracy?

Pracownik pozostaje w stosunku podległości względem swojego przełożonego, co oznacza m.in. konieczność wykonywania pracy w ściśle oznaczonych ramach czasowych. Czy ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy? Czy zatrudniający jest zobowiązany do  prowadzenia ewidencji czasu pracy każdej zatrudnionej przez siebie osoby – jak prawidłowo wykonywać tę powinność?

Ewidencjonowanie czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to nic innego jak ustalenie faktycznych ram czasowych, w których dana osoba wykonywała swoje obowiązki w firmie. Dotyczy to nie tylko standardowych godzin pracy, które wynikają z zawartej umowy, lecz także godzin nadliczbowych uprawniających zatrudnionego do dodatkowego wynagrodzenia. Ewidencja stanowi więc formę wykazu, w którym znajdują się dokładne informacje zarówno o rozpoczęciu, jak i o zakończeniu pracy przez daną osobę. W praktyce takie zestawienie może być tworzone na podstawie różnych rozwiązań – tradycyjne podbijanie karty pracy, elektroniczny system monitorujący wejścia i wyjścia pracownicze, a także zwykłe oświadczenia zatrudnionego o godzinach wykonywania pracy.

Zgodnie z treścią art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Informacje zawarte w ewidencji czasu pracy

Oznaczenie godzin przyjścia i wyjścia z firmy nie jest wystarczające, abyśmy mogli mówić o prawidłowym ewidencjonowaniu czasu pracy. Zatrudniający musi bowiem stworzyć zestawienie czasu pracy, które będzie zawierało znacznie większą liczbę danych. Warto przy tym wspomnieć, że omawiana ewidencja może być prowadzona w tradycyjnej papierowej formie (np. pod postacią odrębnych ksiąg firmowych), jak i nowoczesnej (elektronicznej pod postacią plików przechowywanych na komputerach lub dyskach firmowych).

Zgodnie z treścią § 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w których skład wchodzą: ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
• wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy;
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy

Pamiętajmy, że każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy wszystkich zatrudnianych przez siebie osób. Nie ma tutaj żadnego znaczenia wielkość danego przedsiębiorstwa, ani to, jaką działalnością się ono zajmuje. W praktyce zatrudnianie już nawet jednej osoby nakłada na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania jej czasu pracy. Bez znaczenia jest także podstawa nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór).

Ewidencja czasu pracy konkretnej osoby jest prowadzona tak długo, jak pozostaje ona w stosunku pracy. Jeśli zatrudnienie w danej firmie jest ciągłe, to obowiązek ewidencjonowania jest w zasadzie bezterminowy.

Oryginał dokumentu ewidencyjnego stanowi zawsze własność pracodawcy, musi on jednak udostępnić go do wglądu pracownikowi na jego wyraźne życzenie. Dopuszczalne jest także wydawanie wypisów, odpisów lub kserokopii ewidencji na wniosek zatrudnionego, choć oczywiście tylko w zakresie danych dotyczących konkretnej osoby. Innymi słowy, zatrudniony nie może mieć wglądu do czasu pracy pozostałych pracowników. Pracodawca nie powinien odmówić udzielenia wglądu do takiego zbioru. Jeśli tak zrobi, pracownik może zgłosić to naruszenie właściwemu inspektorowi pracy lub związkowi zawodowemu. 

Brak ewidencji czasu pracy

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub wykonywanie go w sposób nierzetelny podlega podwójnej odpowiedzialności. Z jednej strony takie zachowanie jest naruszeniem obowiązków pracodawcy, za co grozi grzywna do 2 000 zł, a jeśli sprawa zostanie skierowana do sądu to nawet do 30 000 zł. Z drugiej zaś nieprawidłowe prowadzenie ewidencji może być uznane za przestępstwo fałszowania dokumentów, za które grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Kwalifikacja prawna czynu oraz ustalenie sankcji zależy tutaj od wielkości zaniedbań oraz tego, jak długo one istniały. Oczywiste jest, że brak prowadzenia ewidencji czasu pracy od samego początku względem wszystkich pracowników będzie wiązał się z surową odpowiedzialnością.

Podsumowanie - ewidencjonowanie czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy. Zatrudniający jest zobowiązany do stworzenia i regularnego aktualizowania danych dotyczących ram czasowych pracy świadczonej przez każdą osobę pracującą w jego przedsiębiorstwie. Ewidencja ta może być prowadzona zarówno odręcznie, jak i w formie elektronicznej – nie istnieje jeden umowny wzór takiego zestawienia. Brak ewidencji lub jej nierzetelne prowadzenie może oznaczać odpowiedzialność jak za naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy, a niekiedy także i odpowiedzialność karną jak za popełnienie przestępstwa fałszowania dokumentów.