Cyfryzacja naszego społeczeństwa jest coraz większa. Jeszcze kilka lat temu nie spodziewaliśmy się, że wiele spraw będzie można załatwić bez wychodzenia z domu. Pandemia koronawirusa dodatkowo przyspieszyła wdrażanie rozwiązań technologicznych. Wręcz wymusiła ona na obywatelach konieczność przystosowania się do nich. Już w 2019 roku wprowadzono e-dowód, który zawiera dodatkowe funkcje w porównaniu do dotychczas funkcjonującego standardowego dokumentu. Nie wszyscy wiedzą, że w dowodzie osobistym można wyrazić zgodę na zamieszczenie podpisu osobistego umożliwiającego podpisywanie dokumentów. Można nim podpisywać dokumenty urzędowe, a czy możliwe jest opatrzenie nim dokumentów pracowniczych? Sprawdź, jak działa podpis osobisty?
Do czego służy dowód osobisty?
Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic. Każdy obywatel Polski ma prawo do posiadania dowodu osobistego, a w przypadku obywateli Polski, którzy osiągnęli pełnoletniość, mają oni obowiązek jego posiadania.
Dowód osobisty jest dokumentem, który uprawnia do przekraczania granic państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic państw.
Elementy dowodu osobistego
Aktualnie polski dowód osobisty posiada dwie warstwy: graficzną i elektroniczną.
Warstwa graficzna dowodu osobistego zawiera:
- dane dotyczące osoby obejmujące:
- nazwisko,
- imię (imiona),
- nazwisko rodowe,
- imiona rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- płeć,
- wizerunek twarzy,
- numer PESEL,
- obywatelstwo,
- odwzorowanie własnoręcznego podpisu osoby, która ukończyła 12. rok życia, z wyjątkiem osoby, która nie może złożyć podpisu;
dane dotyczące dowodu osobistego obejmujące:
- serię i numer dowodu osobistego,
- datę wydania,
- datę ważności,
- oznaczenie organu wydającego dowód osobisty,
- numer CAN.
Warstwa elektroniczna dowodu osobistego zawiera:
dane dotyczące osoby oraz dane dotyczące dowodu osobistego wraz z danymi je uwierzytelniającymi obejmujące:
- nazwisko,
- imię (imiona),
- nazwisko rodowe,
- imiona rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- płeć,
- numer PESEL,
- obywatelstwo,
- dane biometryczne (wizerunek twarzy, odciski palców),
- serię i numer dowodu osobistego,
- datę wydania dowodu osobistego,
- datę ważności dowodu osobistego,
- oznaczenie organu wydającego dowód osobisty;
certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia wraz z danymi umożliwiającymi identyfikację elektroniczną i uwierzytelnienie;
certyfikat podpisu osobistego wraz z danymi do składania podpisu;
certyfikat potwierdzenia obecności wraz z danymi umożliwiającymi jego użycie;
przestrzeń umożliwiającą umieszczenie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego.
Co daje posiadanie e-dowodu osobistego?
Posiadacz dowodu osobistego ma możliwość:
- uwierzytelniania w usługach online za pomocą profilu osobistego;
- składania podpisu osobistego;
- potwierdzania obecności w określonym czasie i miejscu.
Podpis osobisty w dowodzie osobistym
Skoro wiadomo już, jakie informacje i dane znajdziemy w poszczególnych warstwach dowodu osobistego, warto skupić się na funkcji umożliwiającej składanie podpisu osobistego.
Podpis osobisty znajdzie się w dowodzie osobistym, jeżeli przy składaniu wniosku o wydanie dowodu wnioskodawca wyrazi na to zgodę. W przypadku dziecka, które ukończyło 13 lat, rodzic lub opiekun może wyrazić taką zgodę, jeśli chce, żeby w dowodzie dziecka znalazł się certyfikat podpisu osobistego. Osoba, która składa wniosek o wydanie swojego pierwszego dowodu osobistego w związku ze zbliżającym się osiągnięciem pełnoletności na 30 dni lub mniej przed datą 18. urodzin, może samodzielnie wyrazić zgodę na umieszczenie certyfikatu podpisu osobistego, ale podpis osobisty będzie ważny dopiero od dnia uzyskania przez nią pełnoletności.
Zawieszenie certyfikatu podpisu osobistego i jego skutki
Ustawa o dowodach osobistych przewiduje możliwość zawieszenia certyfikatów zamieszczonych w warstwie elektronicznej dowodu osobistego na okres nie dłuższy niż 14 dni, licząc od dnia dokonania zgłoszenia zawieszenia.
Zawieszenie certyfikatu może być dokonane przez posiadacza dowodu osobistego mającego pełną zdolność do czynności prawnych, który czasowo utracił kontrolę nad dokumentem. Jeżeli w okresie 14 dni od dnia zgłoszenia zawieszenia certyfikatów nie nastąpi cofnięcie ich zawieszenia, one oraz dowód osobisty podlegają unieważnieniu z mocy prawa.
Stosowanie podpisu osobistego
W relacjach z podmiotami publicznymi podpis osobisty wywołuje taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. W ten sposób podpisać można różnego rodzaju wnioski, deklaracje podatkowe oraz inne dokumenty.
Wynika to z przepisów ustawy o dowodach osobistych, które wyraźnie stanowią, że opatrzenie danych podpisem osobistym wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, jak też, że ten sam skutek wywołuje opatrzenie danych podpisem osobistym w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.
Przykład 1.
Czy pani Joanna może podpisać pismo zawierające informację o zmianie rachunku bankowego kierowane do pracodawcy podpisem osobistym zawartym w jej dowodzie osobistym?
Jeśli pracodawca pani Joanny wyraża na to zgodę, może ona w ten sposób podpisać pismo kierowane do pracodawcy, gdyby jednak pracodawca się sprzeciwiał, rekomendowane byłoby złożenie tradycyjnego podpisu.
Forma czynności prawnych związanych ze stosunkiem pracy
W relacji z pracodawcą należy pamiętać, że poszczególne czynności prawne na podstawie przepisów prawa pracy muszą mieć określoną formę. W tym celu trzeba również odwołać się do przepisów prawa cywilnego, które są odpowiednio stosowane w prawie pracy.
Pisemna forma czynności prawnej wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, przy czym do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Elektroniczna forma czynności prawnej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Przepisy dotyczące formy czynności prawnej uregulowane w Kodeksie cywilnym będą na mocy art. 300 Kodeksu pracy odpowiednio stosowane w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy.
Ponadto pracownik wykonujący pracę zdalnie może złożyć wnioski, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw bądź aktów wykonawczych określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, w formie papierowej lub elektronicznej.
Wiele wniosków pracownika zgodnie z Kodeksem pracy wymaga ich złożenia na piśmie, a wśród nich przykładowo można wymienić wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy, zastosowanie wobec pracownika systemu pracy weekendowej, udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, udzielenie urlopu bezpłatnego.
Kodeks pracy przewiduje dwa przypadki, kiedy to niedochowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością danej czynności. Pierwszy z nich występuje w przypadku umowy o zakazie konkurencji, w przypadku której przepisy wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej. Drugi wyjątek występuje w przypadku, kiedy pracownicy przyjmują wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, gdyż umowa o współodpowiedzialności materialnej musi zostać zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.
Jeśli pracodawca godzi się na podpisanie przez pracownika np. umowy o pracę podpisem osobistym zawartym w dowodzie osobistym, wówczas uznać należy, że w takim przypadku umowa o pracę zawarta została z zachowaniem formy pisemnej.
Przykład 2.
Czy Pan Grzegorz może podpisać kierowane do pracodawcy wypowiedzenie umowy o pracę podpisem osobistym zawartym w jego dowodzie osobistym, jeżeli jego pracodawca wyraża na to zgodę, a w ten sam sposób doszło też do podpisania umowy o pracę?
Skoro pracodawca pana Grzegorza wyraża zgodę na użycie do podpisania przez niego wypowiedzenia umowy o pracę podpisu osobistego zawartego w dowodzie osobistym, nie ma przeszkód, aby pan Grzegorz uczynił to we wskazany sposób. Pozwoli to na zachowanie formy pisemnej.
Przykład 3.
Czy pani Maria może podpisać umowę o pracę z nowym pracodawcą podpisem osobistym zawartym w jej dowodzie osobistym, gdy pracodawca nie wyraża na to zgody?
Jeśli pracodawca nie wyraża zgody, aby pani Maria podpisała umowę o pracę podpisem osobistym, wówczas nie ma możliwości, aby skorzystała skutecznie z tego rozwiązania, czyli aby podpis osobisty był zrównany podpisowi własnoręcznemu. Przepisy wyraźnie wymagają, aby obie strony w stosunkach prywatnych wyraziły zgodę na użycie podpisu osobistego i tylko wtedy wywołuje on skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, czyli zachowanie formy pisemnej umowy o pracę.
Podsumowanie
Podsumowując, stwierdzić należy, że pracownik może podpisać dokumenty związane ze stosunkiem pracy podpisem osobistym zawartym w dowodzie osobistym, o ile on i jego pracodawca wyrażają na to zgodę. W takiej sytuacji podpis osobisty wywoła skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis osobisty pozwala na zachowanie formy pisemnej, która wymagana jest przy czynnościach prawnych związanych z prawem pracy.
