Skuteczne zaciągnięcie zobowiązania wymaga od danej osoby złożenia oświadczenia woli w poprawnej formie. W praktyce sprowadza się to najczęściej do podpisania stosownej umowy we własnym imieniu lub na rzecz i w imieniu mocodawcy. Okazuje się jednak, że podpisanie umowy może wpłynąć na ważność całego zobowiązania.
Formy oświadczenia woli
Zgodnie z treścią art. 60 Kodeksu cywilnego (kc), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie jej w postaci elektronicznej. Oświadczenie woli stanowi kluczową przesłankę do tego, aby uznać, że dane zobowiązanie zostało skutecznie zawarte i jest w ogóle wiążące.
Jeśli oświadczenie woli zostanie złożone wadliwie, np. bez zachowania formy wymaganej odpowiednimi przepisami, pod przymusem lub dla pozoru, całe zobowiązanie może zostać uznane za nieważne i to od samego początku. W przypadku zwykłej formy pisemnej, ale także i formy notarialnej oświadczenie woli danej osoby jest wyrażane poprzez podpisanie umowy bądź innego dokumentu.
Cofnięcie oświadczenia woli o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia (jego odwołanie) jest skuteczne wówczas, gdy spełnia ogólne reguły dotyczące oświadczeń woli przewidziane w art. 61 § 1 zdanie drugie kc, stosowanym w stosunkach pracy na podstawie art. 300 kp, to jest, gdy doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Oczywiście cofnięcie oświadczenia woli o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia jest skuteczne także wtedy, gdy zgodę na to cofnięcie wyrazi adresat oświadczenia, czyli druga strona stosunku pracy. Taka zgoda ma także postać oświadczenia woli, w związku z czym musi odpowiadać warunkom określonym w art. 60 kc w związku z art. 300 kp, co oznacza, że może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej, przy czym w myśl art. 65 § 1 kc należy ją tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których zostało złożone, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje, gdyż to ten przepis ma zastosowanie zarówno do oceny prawidłowości dokonanej przez sąd wykładni oświadczenia woli, jak i stwierdzenia, czy dane zachowanie strony stanowi oświadczenie woli.
Czy skutkuje podpis dokumentu?
Podpis człowieka jest formą udokumentowania zawarcia określonej umowy, zwyczajowo składa się go na końcu danego kontraktu, aczkolwiek nie ma przeszkód do tego, by znalazł się on w dowolnym miejscu umowy.
Zgodnie z treścią art. 78 § 1 kc do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego poprzez podpisanie umowy bądź innego dokumentu obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Mimo że podpis jest kluczową częścią składową każdej umowy, to próżno szukać jego definicji w jakiejkolwiek polskiej ustawie. Zdaniem sądów podpis musi mieć charakter własnoręczny, aby można go było uznać za wiążący. Nieskuteczne będzie zatem podpisanie umowy przy wykorzystaniu tzw. facsimile – znaku pisma maszynowego, choćby był on zrobiony z oryginalnego odręcznego podpisu danej osoby. Podpis powinien mieć charakter powtarzalny, a więc musi być wykorzystywany przez daną osobę w każdej sytuacji, gdy musi go ona umieścić na dokumencie.
Przykład 1.
Pani Ewa jest prezesem dużej spółki z o.o. i musi regularnie podpisywać sporą liczbę dokumentów. Z racji małej ilości czasu postanowiła wyrobić swoje facsimile i obowiązek podpisywania dokumentów firmowych przenieść na swojego zastępcę. W tej sytuacji, jeśli umowy będą podpisywane przy pomocy znaku pisma maszynowego, mogą być uznane za niezawarte, a przez to i nieważne. Lepszym pomysłem w tej sytuacji będzie udzielenie pełnomocnictwa zastępcy do zaciągania zobowiązań w imieniu pani Ewy – pełnomocnik będzie wówczas podpisywać dokumenty swoim imieniem i nazwiskiem wraz z dodatkowym określeniem, że działa jako pełnomocnik prezesa spółki z o.o.
Największym problemem pojawiającym się przy tematyce podpisu jest to, z jakich elementów powinien się on składać. Powszechnie przyjęło się, że powinien uwidaczniać imię i nazwisko osoby się podpisującej. Stosunkowo rzadko jest jednak praktykowane wykorzystywanie dwóch imion podpisującego się, choć oczywiście nie będzie to wpływało na ważność zaciągniętego zobowiązania. Podpisy czasami składają się z samego nazwiska, co można uznać za błąd, jeśli nie jesteśmy w stanie rozpoznać osoby składającej podpis – zwłaszcza gdy w ten sam sposób podpisują się inni członkowie rodziny podpisującego. W takim przypadku bezpieczniej będzie zawsze złożyć podpis składający się z imienia i nazwiska danej osoby.
Podpisanie umowy a parafa
Wiele osób niechętnie podpisuje się w sposób czytelny, argumentując to brakiem czasu. W takich sytuacjach korzystamy z tzw. parafy, która stanowi formę skróconego podpisu, rzadko kiedy czytelnego. Według orzecznictwa i doktryny parafa nie może być stawiana na równi z podpisem, a co za tym idzie, można ją łatwo zakwestionować przed sądem i doprowadzić do unieważnienia danej umowy od samego początku.
Parafa stanowi wyraz przygotowania danego kontraktu do złożenia podpisu oraz fakt, że strona zobowiązania zapoznała się z jego treścią, jednak nie złożyła skutecznego oświadczenia woli o jego przyjęciu poprzez podpisanie umowy.
Ograniczanie własnoręcznego podpisu do nierzadko bardzo prostej parafy, w której brak choćby jednej litery alfabetu polskiego, jest – niestety – zjawiskiem powszechnym. Apele o zerwanie z taką praktyką, czasami utrudniającą prowadzenie postępowania i budzącą wątpliwości co do jego rzetelności, wciąż nie przynoszą oczekiwanych skutków.
Podpis elektroniczny a podpisanie umowy
Rozwój nowych technologii umożliwił wprowadzenie odmiennej formy podpisu, mowa oczywiście o postaci elektronicznej. Art. 781 kc stanowi wyraźnie, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Podpis elektroniczny nie powinien być utożsamiany z podpisem wpisanym w dowolnie obranym programie komputerowym i wysłanym do akceptacji drugiej strony. Dla ważności podpisu elektronicznego wymagane jest bowiem posłużenie się certyfikowanymi algorytmami komputerowymi, które jednoznacznie wskażą, że podpis pochodzi od konkretnej osoby, tj. da się go oficjalnie zidentyfikować za pośrednictwem narzędzi informatycznych.
Przykład 2.
Pan Michał chciał podpisać ważną umowę z kontrahentem, który obecnie przebywa w USA. Ze względu na znaczną odległość pomiędzy miejscem zamieszkania obu stron i konieczność szybkiego działania mężczyźni postanowili podpisać swoją umowę elektronicznie. Pan Michał sądził, że w tym przypadku wystarczające będzie wpisanie za pomocą edytora tekstu jego imienia i nazwiska na końcu umowy, którą sam przygotował. Kontrakt został spisany w ten właśnie sposób i wysłany do drugiej strony za pośrednictwem maila. W tym przypadku umowa nie została w ogóle podpisana, ponieważ podpis elektroniczny nie oznacza wpisania imienia i nazwiska strony zobowiązania tak, jak dowolnego tekstu w jakimkolwiek edytorze. Umowa będzie uznana za ważną i wiążącą, tylko gdy obie strony złożą na niej podpisy za pomocą kwalifikowanych (certyfikowanych) podpisów elektronicznych.
Podpisanie umowy a termin jej zawarcia
Obecnie obowiązujące przepisy umożliwiają stosowanie różnych dat w umowach. W praktyce powoduje to, że dzień podpisania umowy nie musi być tożsamy z dniem jej obowiązywania lub wypełnienia konkretnych postanowień przez każdą ze stron.
Pamiętajmy jednak, że podpisanie umowy z tzw. datą wsteczną jest stwierdzeniem nieprawdy w dokumencie, co może wiązać się niekiedy nawet i z odpowiedzialnością karną obu stron zobowiązania. Umowy mogą być jednak podpisywane z datą na przyszłość.
Przykład 3.
Pracodawca Iwony zgubił jej umowę o pracę, kobieta również nie posiada swojego egzemplarza. Okazało się, że kobieta pracowała w firmie bez jakiejkolwiek umowy przez dwa tygodnie przed oficjalnym podpisaniem umowy o pracę. Ze względu na trwającą kontrole PIP w firmie pracodawca poprosił Iwonę o to, aby podpisali jeszcze raz umowę o pracę tyle tylko, że z datą wcześniejszą, niż faktycznie miało to miejsce. W ten sposób pracodawca chce uniknąć podejrzeń, że Iwona była u niego zatrudniona na czarno przez pewien czas. Jeśli taka umowa zostanie podpisana to pracodawca i pracownica narażają się na zarzut fałszowania dokumentów, tj. na odpowiedzialność na podstawie art. 270 Kodeksu karnego.
Podsumowując, prawidłowe podpisanie umowy warunkuje jej skuteczność i ważność. Podpis powinien składać się co do zasady z oznaczenia imienia i nazwiska danej osoby, być czytelny i złożony własnoręcznie na dokumencie. Pamiętajmy, że parafowanie umowy to nie to samo co podpisanie umowy. W przypadku dokumentów elektronicznych możliwe jest ich podpisywanie przy wykorzystaniu specjalnych podpisów kwalifikowanych.
