Poradnik Przedsiębiorcy

Podpisanie a parafowanie umowy - czy wiesz, czym się różnią?

W dawnych, mocno niepiśmiennych czasach, za podpis uznawało się postawienie trzech krzyżyków. Dziś takie oświadczenie woli nie może zostać uznane za wyrażone poprawnie – tego typu symbole nie są ani podpisem ani parafką. Warto bowiem wiedzieć, że te dwa pojęcia nie są ze sobą tożsame. Sprawdź już dziś, czym jest podpisanie umowy, a czym – parafowanie umowy.

Podpisanie umowy

Od dziecka jesteśmy uczeni, aby każdy papierek dokładnie przeczytać przed podpisaniem. I słusznie - jak wskazują przepisy Kodeksu cywilnego, podpisanie umowy wiąże się z poświadczeniem tego dokumentu jako własnej woli.

Kodeks cywilny

Art. 78. § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Warto przy tym zwrócić uwagę, że podpisanie umowy musi wiązać się z zachowaniem pewnych aspektów formalnych. Wprawdzie przepisy kodeksu nie wskazują wprost, czym cechuje się podpis, ale podstawowe wymogi można przytoczyć na podstawie postanowienia Sądu Najwyższego (IV CSK 78/09, z 17 czerwca 2009 r.) Zgodnie z jego opinią, podpis ma za zadanie identyfikowanie osoby, zatem musi on zostać złożony własnoręcznie. Za podpis nie może zostać uznana faksymila, czyli obraz podpisu (np. pieczęć albo skan). Po drugie, podpisując się należy wpisać przynajmniej nazwisko (jeżeli wieloczłonowe, nie musi być w pełnym brzmieniu), imię jest także wskazane, ale niekonieczne. Co istotne, podpis wcale nie musi być czytelny – pod warunkiem, że taką nieczytelną formą podmiot będący stroną umowy posługuje się także w innych dokumentach. Czytelny podpis nie jest wymagany szczególnie wtedy, kiedy w samej umowie znajduje się wymienione imię i nazwisko strony.

Gdzie należy podpisać umowę? Podstawową zasadą jest podpisanie się na samym końcu dokumentu – na ostatniej stronie na dole. Podpisanie się w tym miejscu oznacza, że podpisujący zgadza się z postanowieniami umowy widniejącymi nad nim oraz na poprzednich stronach.

Natomiast nie jest konieczne umieszczanie podpisu na wszystkich kartkach wielostronicowej umowy. W tej kwestii lepiej sprawdzi się parafka.

Parafowanie umowy

Przez pojęcie parafki należy rozumieć znak, którym dana osoba posługuje się w sposób powtarzalny. Najczęściej stosuje się tu inicjały, ale czasem parafką jest np. podpis skrócony. Co oznacza parafowanie umowy?

Parafki używa się przede wszystkim w przypadku wspomnianych już umów wielostronicowych. Dzięki zasygnowaniu każdej kartki podpisujący ma pewność, że nie dojdzie do nadużyć w postaci usunięcia lub podmienienia części dokumentu. Ponadto parafowanie umowy stosowane jest wtedy, gdy w tworzenie i akceptowanie umowy zaangażowanych jest więcej stron. Taka sytuacja ma miejsce np. wtedy, gdy prawnik negocjuje i ustala umowę w imieniu swojego klienta. Jego rola polega na zaakceptowaniu treści umowy, nie ma on natomiast prawa do jej podpisania. Wtedy, aby mieć pewność że klientowi zostanie przekazana zaakceptowana przez prawnika wersja umowy, stosowane są parafki.

Podsumowując można stwierdzić, że parafowanie umowy oznacza jej wstępną akceptację, pełni funkcję zabezpieczającą i porządkową, ale nie jest oświadczeniem woli. Zgoda na umowę pojawi się dopiero wtedy, kiedy strony zdecydują się na podpisanie umowy.