Program Płatnik to narzędzie dobrze znane wszystkim płatnikom składek ZUS. System niejednokrotnie wywoływał skrajne emocje – niektórym puszczały nerwy podczas prób rozwiązania pojawiających się w nim problemów i błędów. Nie jest to nic dziwnego, jako że Płatnik stanowi produkt lat 90. i niestety nie ma wiele wspólnego z innowacyjnością.
Od paru lat producenci oprogramowania podejmują wysiłek, aby stworzyć w ramach swoich systemów narzędzia, które zastąpią w części lub w całości program Płatnik. Niniejszy artykuł przybliży jedno z rozwiązań chmurowych, które istotnie w pełni zastępuje ten program. Jest to biznesowe narzędzie, certyfikowane i polecane przez ZUS na swojej stronie www.
Program Płatnik – dlaczego przedsiębiorcy jeszcze go używają?
Program Płatnik, który w założeniu ma być narzędziem wspierającym biznes i przedsiębiorców, tak naprawdę bywa przeszkodą na linii przedsiębiorca–ZUS. W erze nowoczesnych rozwiązań informatycznych problematyczność Płatnika jest bardzo niepokojąca, a wręcz dramatyczna. Program ten jest bowiem siermiężny, często się zawiesza, wymaga ciągłych aktualizacji oraz, co najgorsze, zawodzi w najbardziej krytycznym czasie. Kolejną jego wadą jest to, że działa on tylko w jednym słusznym środowisku Windows i oczywiście można używać go tylko lokalnie. Co ciekawe, pomimo sporej niepraktyczności Płatnika oraz wielu problemów, jakie powoduje program, jest on wciąż popularny wśród działów księgowo–płacowych. W dużej mierze wynika to z prostego faktu – z braku znajomości innego oprogramowania tego typu na rynku.
Skutki niewysłania deklaracji do ZUS w wymaganym terminie
Program Płatnik jest narzędziem, które generuje znaczne problemy związane z aktualizacją komponentów. Niestety dość często występują w systemie problemy techniczne lub nawet merytoryczne. Bywają sytuacje, że dopiero podczas wysyłki deklaracji do ZUS dowiadujemy się o konkretnym błędzie, choć deklaracja była zweryfikowana jako prawidłowa. Takie niespodzianki mogą skutkować tym, że deklarację wyślemy nieterminowo.
Co do zasady jednorazowe lub incydentalne niewysłanie deklaracji ZUS DRA nie skutkuje karami finansowymi. Trzeba jednak podkreślić, że ZUS może w niektórych przypadkach nałożyć karę grzywny nawet do 5000 zł, co dla małego przedsiębiorcy jest znaczącym obciążeniem finansowym.
Błędy w programie Płatnik
Program Płatnik trzeba cyklicznie samodzielnie aktualizować – w przeciwnym wypadku terminowa wysyłka deklaracji do ZUS nie będzie możliwa. Zarówno w trakcie pobierania aktualizacji, jak i korzystania z systemu mogą pojawiać się błędy oraz komunikaty niezrozumiałe dla użytkowników. Co ciekawe, o konieczności pobrania na przykład kluczy dowiadujemy się dopiero przy próbie wysyłki dokumentów elektronicznych do serwera ZUS – wówczas nie mamy już tak naprawdę czasu na naprawę problemu. Najczęściej występujące błędy to m.in. błąd krytyczny związany z brakiem danych (PESEL, numer paszportu) lub błąd kopiowania (podczas aktualizacji komponentów – trzeba zapoznać się z raportem o przebiegu aktualizacji programu Płatnik i wykonać instrukcje ZUS).
Proces przygotowania dokumentów do ZUS w Płatniku
Tworzenie dokumentów w programie Płatnik jest skomplikowane i zajmuje dużo czasu. Zapewne 20 lat temu było to rozwiązanie adekwatne do warunków rynkowych, obecnie jednak pozostawia ono wiele do życzenia.
Proces wysyłki dokumentów do ZUS w programie Płatnik składa się mianowicie z kilku etapów:
- zaimportowanie przygotowanych deklaracji z programu kadrowo–płacowego;
- eksport do pliku KEDU;
- import do programu Płatnik;
- weryfikacja dotycząca prawidłowego przeniesienia danych (tu często występują błędy);
- przetwarzanie deklaracji ZUS w programie Płatnik (bez tego kroku wysłanie deklaracji jest niemożliwe. Mogą tu wystąpić niezgodności, potrzeba aktualizacji systemu oraz błędy krytyczne).
Komunikaty o „niezgodnościach” dotyczących przesyłanych deklaracji w programie Płatnik są często nieczytelne i mogą wprowadzać w błąd. Sam czas przygotowania deklaracji do wysyłki jest niepokojąco długi – a należy wziąć pod uwagę, że kadrowa, która obsługuje kilkanaście firm, musi wykonać te same żmudne czynności u każdego klienta osobno. Wysyłka deklaracji ZUS staje się więc długim, stresującym procesem, który niestety nie zawsze kończy się sukcesem.
Idzie nowe – następcy programu Płatnik
Era przestarzałego Płatnika to już dla wielu nowoczesnych firm przeszłość. Dlaczego? Korzystają oni z alternatywnego oprogramowania, które znacznie odciąża działy płacowe i rozliczeniowe. Jak wiadomo, oszczędność czasu to oszczędność pieniędzy, a zatem optymalizacja procesu przekazywania dokumentów do ZUS stanowi już realną oszczędność. Programy, które są bezpośrednio zintegrowane z ZUS, pozwalają na pracę bez konieczności wykonywania kilkunastu żmudnych czynności (aktualizowanie, importowanie, weryfikowanie, pobieranie nowych wersji). Kadrowa nie musi już się martwić, czy jej oprogramowanie jest aktualne.
W celu ułatwienia kadrowym przesyłania deklaracji do ZUS powstały programy konkurencyjne do Płatnika, które pozwalają na bezpośrednią komunikację z ZUS. W Polsce jak do tej pory powstało 7 takich systemów. Ich przykładem jest innowacyjne oprogramowanie wFirma.pl dla przedsiębiorców oraz system MojeBiuro24.pl dedykowany biurom rachunkowym.
Wysyłka deklaracji do ZUS z innowacyjnego systemu MojeBiuro24.pl
Proces wysyłki deklaracji ZUS przebiega o wiele prościej w nowoczesnych systemach webowych. Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców i biur rachunkowych, dostawcy zaprojektowali programy kadrowo–płacowe i księgowe, które bezpośrednio łączą się z ZUS. To oznacza koniec problemów z Płatnikiem!
Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom deklaracje są przekazywane do ZUS w szybki i wygodny sposób. Co najważniejsze, nie ma tu konieczności eksportowania ani importowania danych z systemu do systemu i zaciągania plików do programu Płatnik czy do platformy PUE ZUS. Dokumenty są przekazywane w dowolnym momencie z danego programu bezpośrednio do ZUS. Bez błędów, problemów, zawieszeń systemu – zawsze na czas.
MojeBiuro24.pl wykorzystuje wszystkie działania związane z tworzeniem list płac czy rachunków do umów cywilnoprawnych, aby na tej podstawie dokonać automatycznego księgowania do KPiR wynagrodzeń i składek ZUS naliczanych po stronie przedsiębiorcy. System rozpoznaje rodzaj umowy oraz termin zapłaty i opierając się na tym, zgodnie z przepisami przypisuje składki ZUS do deklaracji za poprawny miesiąc. Wystarczy wprowadzić odpowiednią datę wypłaty wynagrodzeń do list płac i rachunków.
W programie MojeBiuro24.pl wysyłka utworzonych deklaracji jest bardzo prosta. Wystarczy wygenerować deklarację w zakładce START » ZUS » Deklaracje Zgłoszeniowe/Rozliczeniowe, a następnie kliknąć Wyślij/Eksportuj » Wyślij do ZUS.
Program MojeBiuro24.pl umożliwia również zbiorczą wysyłkę deklaracji ZUS wszystkich klientów biura rachunkowego za jednym razem, za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Dzięki tak prostemu i wygodnemu procesowi wysyłki do ZUS innowacyjne systemy są coraz częściej wybierane przez działy kadrowo–płacowe. Takie rozwiązanie to widoczna optymalizacja obsługi procesów rozliczeniowych. Przede wszystkim jednak to wygoda i bezpieczeństwo. W przeciwieństwie do Płatnika – to narzędzie nie zawodzi. Jest więc elementem pomocniczym w pracy i znacznie podnosi jej wydajność i efektywność w działach kadrowo–płacowych. Dzięki takim rozwiązaniom kadrowe i księgowe mogą odetchnąć z ulgą – żmudne rozliczenia z ZUS i walka z problematycznym Płatnikiem to już przeszłość.
