Przychody z działalności gospodarczej - jak je rozliczyć?

Przychody z działalności gospodarczej to nie tylko czysty zysk, wpływający do kieszeni podatnika. Przychody stanowią bowiem podstawę do wyliczania podatku dochodowego, który każdy przedsiębiorca (i nie tylko) powinien odprowadzić do urzędu. Jak zatem dokumentować i rozliczać przychody z działalności gospodarczej?

Przychody z działalności gospodarczej - definicja

Aby znaleźć definicję przychodów z działalności gospodarczej, należy odnieść się do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 14 ust. 1 za przychód uważa się kwoty należne - nawet jeśli nie zostały faktycznie otrzymane - po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, to w jego przypadku przychodem będzie kwota należności pomniejszona o należny podatek VAT.

Kiedy powstaje przychód z działalności gospodarczej?

W ustaleniu momentu powstania przychodu znów pomocny okazuje się art. 14 ustawy o PIT - tym razem ust. 1c. Zgodnie z nim przychód z działalności gospodarczej powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi (także częściowego). Moment ten nie może natomiast nastać później niż wystawienie faktury albo uregulowanie należności.

Co ważne, jako przychód nie są traktowane zaliczki i przedpłaty - generują one obowiązek podatkowy wyłącznie w VAT. Cała kwota zamówienia jest uznawana za przychód dopiero w momencie wykonania usługi albo dostarczenia towaru odbiorcy.

Natomiast jeśli usługa jest wykonywana w sposób ciągły i rozliczana w konkretnych okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień takiego okresu, określony na umowie albo na fakturze. Co ważne, taki okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż rok.

Czym są pozostałe przychody z działalności gospodarczej?

Pod tajemniczym pojęciem pozostałych przychodów kryją się wpływy wymienione w art. 14 ust. 2 ustawy o PIT. Takie przychody powinny zostać wykazane w kolumnie 8 KPiR i zazwyczaj powstają w dacie zapłaty. Należą do nich:

  • przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi;
  • dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków;
  • różnice kursowe;
  • otrzymane kary umowne;
  • odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
  • wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 125;
  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Przychody z działalności gospodarczej - dokumentowanie

Istnieje kilka możliwości udokumentowania przychodu. Najczęściej są one uzależnione od tego, kto był nabywcą usługi albo towaru.

Przychody otrzymane od firm

Sprzedając towary lub usługi na rzecz innych firm, przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury. Dokument powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach - jeden dla nabywcy, drugi dla samego podatnika.

Na wystawienie faktury przedsiębiorca ma czas do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Jeśli przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał przedpłatę albo zaliczkę, to analogicznie fakturę zaliczkową musi wystawić do 15 dnia miesiąca po miesiącu otrzymania takiego wpływu.

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych - zainstaluj kasę fiskalną

Podstawową zasadą jest, iż sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinna być dokumentowana za pomocą kasy fiskalnej. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić paragon fiskalny, który następnie przekazuje nabywcy. Fakturę wystawia się tylko wtedy, kiedy nabywca wyrazi takie żądanie.

Do ewidencjonowania przychodu z kasy służą raporty okresowe - dobowe albo miesięczne - które są podstawą księgowania.

Jak wskazano powyżej - kasa fiskalna to podstawowa zasada, ale istnieją od niej pewne odstępstwa. Zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przedsiębiorcy, u których sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników nie przekroczyła w ciągu roku 20.000 zł, mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy. Jeśli działalność została założona w ciągu danego roku podatkowego, limit należy wyliczyć proporcjonalnie do czasu prowadzenia firmy.

Ponadto istnieją dodatkowe zwolnienia, tzw. przedmiotowe (powyższe zwane jest podmiotowym). Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia zwolnieniu z kasy bez względu na limit podlegają np.:

  • usługi telekomunikacyjne,
  • usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
  • usługi związane z obsługą rynku nieruchomości,
  • wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi,
  • usługi świadczone przez organizacje członkowskie,
  • dostawy nieruchomości,
  • dzierżawy gruntów oraz oddaniu gruntów w użytkowanie wieczyste,
  • sprzedaży biletów komunikacji lotniczej oraz posiłków i towarów na pokładach samolotów.

Jak dokumentować przychody od osób fizycznych w przypadku zwolnienia z kasy? W takim przypadku przedsiębiorca powinien założyć ewidencję przychodów bezrachunkowych i prowadzić ją w miejscu prowadzenia działalności. Podstawowe elementy ewidencji to:

  • numer kolejny wpisu,
  • data uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami/rachunkami,
  • kwota przychodu,
  • w przypadku sprzedawcy będącym czynnym podatnikiem VAT - również  rozróżnienie stawek podatku oraz wartość podatku VAT  i poszczególne stawki, tak by możliwe było na jej podstawie właściwe wyliczenie podatku VAT.

Na zakończenie dnia przedsiębiorca powinien dokonać podsumowania uzyskanych przychodów i jednym wpisem wprowadzić je do ewidencji księgowej.

Warto pamiętać, że istnieją także sytuacje, kiedy żadne zwolnienie z kasy fiskalnej nie będzie obowiązywało. Zgodnie z rozporządzeniem zwolnień nie stosuje się w przypadku:

  • dostaw:

    • gazu płynnego,

    • części do silników (PKWiU 28.11.4),

    • silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

    • nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

    • przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

    • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

    • silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

    • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

    • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

    • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",

    • płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie,

    • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

    • wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych w sposób określony w poz. 42 załącznika do rozporządzenia;

  • świadczenia usług:

    • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

    • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.

Przychody z działalność gospodarczej - sprzedaż wysyłkowa

Sprzedaż w systemie wysyłkowym - przy wykorzystaniu usług pocztowych albo kurierskich - także podlega specyficznym przepisom w zakresie dokumentowania przychodów. Jeśli tylko zapłata została wykonana w całości za pośrednictwem poczty, banku albo spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, to taka sprzedaż również podlega zwolnieniu z kasy fiskalnej.

Warunkiem jest tu natomiast, aby z ewidencji i dowodów jasno wynikało, czego dotyczyła sprzedaż i na czyją rzecz została dokonana. Jednocześnie jeśli sprzedaż wysyłkowa dotyczy któregoś z przychodów, do którego obligatoryjnie niezbędna jest kasa, to także w tym przypadku zwolnienie nie będzie obowiązywać.

Dla udokumentowana przychodu można zatem co do zasady wystawiać zwykłe faktury, gdyż mimo iż nabywcą jest osoba prywatna, to sprzedawca i tak zobowiązany jest posiadać jego dane.