Tworzenie oraz rezygnacja z przepisów zakładowych

Przepisy zakładowego prawa pracy mają na celu uregulowanie warunków zatrudnienia w danej firmie w taki sposób, aby pracownicy mogli sprawnie realizować swe obowiązki, mając jednocześnie niezbędną wiedzę w zakresie przysługujących im uprawnień. Najczęściej stosowanymi aktami wewnątrzzakładowymi są regulaminy: pracy i wynagradzania. Nieco inny charakter mają zakładowe oraz ponadzakładowe układy zbiorowe pracy, bowiem przy ich zawieraniu jedną ze stron musi być organizacja związkowa. O ile w odniesieniu do układów zbiorowych przepisy określają zasady rezygnacji z tej formy porozumienia, o tyle w przypadku wspomnianych regulaminów sytuacja nie jest już tak oczywista. Jak to wygląda od strony prawnej – wyjaśniamy poniżej. Jak wygląda tworzenie oraz rezygnacja z przepisów zakładowych?

Przepisy zakładowe – informacje wstępne

Tworząc przepisy zakładowego prawa pracy, należy pamiętać o jednym z naczelnych uwarunkowań, jakim jest hierarchia źródeł prawa pracy. Kwestie te zostały unormowane w art. 9 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”. Powszechnie obowiązującym i zarazem najważniejszym aktem prawa pracy jest kp, następnie mamy przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowienia układów zbiorowych pracy (UZP) i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminy i statuty określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Postanowienia UZP i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kp oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 kp).

Z kolei zapisy zawarte w regulaminach i statutach nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia UZP i porozumień zbiorowych.

Zobacz też:

Postanowienia UZP i innych porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów nie mogą ponadto naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu – takie unormowania są z mocy prawa nieważne (art. 9 § 4 kp).

Tworzenie regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy

Niezależnie od odmiennego zakresu podlegającego regulacji tworzenie regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy posiada wspólne cechy.

Regulaminy wynagradzania i pracy tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych UZP. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą tworzyć wskazane regulaminy, nie są jednak do tego zobowiązani.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy oraz ustala warunki płacowe w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem w tych sprawach. Obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy nie istnieje, jeżeli pracownicy danego pracodawcy są objęci postanowieniami UZP.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią wspomniany regulamin. W przypadku braku akceptacji zapisów regulaminu wynagradzania ze strony związków zawodowych regulamin ten nie może wejść w życie.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Oznacza to udostępnienie dokumentu tak, aby każdy pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią regulaminu (umieszczenie na tablicy ogłoszeń w ogólnie dostępnym miejscu lub udostępnienie do wglądu w konkretnej lokalizacji).

Przykład 1.

Dwutygodniowy termin oczekiwania na wejście w życie regulaminu wynagradzania liczy się w zwykły sposób, czyli jako kolejne dni kalendarzowe. Pracodawca wywiesił regulamin wynagradzania na tablicy ogłoszeń 14 czerwca. Regulamin uzyska moc obowiązującą 29 czerwca.

Jeśli chodzi o regulamin pracy, to tryb jego ustalenia jest odmienny w porównaniu z regulaminem wynagradzania. Wprawdzie pracodawca ma obowiązek ustalenia regulaminu pracy w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jednak w razie braku porozumienia ze związkami zawodowymi w ustalonym przez strony terminie regulamin pracy pracodawca ustala samodzielnie. Identycznie jest w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Tryb wejścia w życie regulaminu pracy jest natomiast taki sam jak przy tworzeniu regulaminu wynagradzania. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Tworzenie układów zbiorowych pracy

Układy zbiorowe pracy (UZP) stanowią porozumienia zakładowe mające na celu określenie warunków, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy oraz wzajemne zobowiązania stron układu. Ponadto UZP może określać inne sprawy poza wyżej wymienionymi, nieuregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący.

UZP zawiera się dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez pracodawców objętych jego postanowieniami, chyba że strony w układzie postanowią inaczej. Układem mogą być objęci także emeryci i renciści.

Przepisy dotyczące ponadzakładowych i zakładowych UZP zostały zawarte w dziale 11 kp, który obejmuje art. 238–241³⁰.

Ponadzakładowy UZP zawierają:

ze strony pracowników – właściwy statutowo organ ponadzakładowej organizacji związkowej,
ze strony pracodawców – właściwy statutowo organ organizacji pracodawców – w imieniu zrzeszonych w tej organizacji pracodawców.

Z kolei zakładowy UZP zawiera pracodawca i zakładowa organizacja związkowa.

Zarówno ponadzakładowy, jak i zakładowy UZP jest ustanawiany po przeprowadzeniu rokowań między stronami, które przystąpiły do negocjacji.

Zawarty UZP podlega wpisowi do rejestru prowadzonego dla:

układów ponadzakładowych – przez ministra właściwego do spraw pracy,
układów zakładowych – przez właściwego okręgowego inspektora pracy.

Układ zawarty zgodnie z prawem podlega rejestracji w ciągu:

3 miesięcy – w odniesieniu do ponadzakładowego układu,
1 miesiąca – w odniesieniu do układu zakładowego.

Układ wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania.

Pracodawca jest obowiązany:

zawiadomić pracowników o wejściu UZP w życie, o zmianach dotyczących układu oraz o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu,
dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy układu,
na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst układu i wyjaśnić jego treść.

Rezygnacja z przepisów zakładowych - regulamin wynagradzania i regulamin pracy

W założeniu ustawodawcy regulaminy wynagradzania oraz pracy mają charakter aktów zakładowych obowiązujących bezterminowo. O ile można zmienić postanowienia regulaminów, o tyle ich uchylenie nie zostało uregulowane w kp. Art. 77¹ § 3 kp stanowi, iż regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym lub ponadzakładowym UZP ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie – na jego podstawie – indywidualnych warunków umów o pracę. W odniesieniu do regulaminu pracy brak jest analogicznego zapisu, można jednak przyjąć, że objęcie pracowników postanowieniami UZP, w którym określono prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem pracy w zakładzie pracy w zakresie co najmniej takim, jak to przewidziano w art. 104¹ kp, będzie miało podobne konsekwencje.

Jak jednak postąpić, gdy pracodawca chce zrezygnować z regulaminu, przy czym pracownicy nie zostaną objęci UZP? Kp nie zawiera zapisów wskazujących zasady postępowania w takiej sytuacji. Pomimo tego faktu uznaje się za dopuszczalną decyzję pracodawcy, który postanowił uchylić regulamin wskutek zmniejszenia się liczebności załogi poniżej poziomu zatrudnienia zobowiązującego go, zgodnie z kp, do tworzenia regulaminów.

Przykład 2.

Pracodawca zatrudniał 65 osób. Ze względu na kryzys ekonomiczny odnotował znaczny spadek zamówień na oferowane produkty oraz usługi. Mimo podjętych działań naprawczych nie udało się uniknąć redukcji zatrudnienia – pracodawca musiał zwolnić 20 osób. Po rozwiązaniu stosunków pracy pracodawca postanowił zrezygnować z regulaminu wynagradzania (w którym były określone dodatkowe należności pracownicze), ponieważ w rozumieniu art. 77² § 1 kp stan zatrudnienia po zwolnieniach nie zobowiązuje już pracodawcy do tworzenia regulaminu wynagradzania.

Przyjmuje się, że pracodawca może postąpić jak w powyższym przykładzie, musi jednak przestrzegać tych samych procedur, co podczas wprowadzania regulaminu wynagradzania.

Oznacza to, że rezygnacja z regulaminu wynagradzania wymaga aprobaty zakładowej organizacji związkowej, natomiast uchylenie regulaminu pracy powinno być uzgodnione ze związkami zawodowymi. Postanowienia dotyczące uchylenia regulaminu należy zamieścić w obowiązującym dokumencie.

Regulamin przestaje obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania informacji w tym zakresie do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Warto zauważyć, że pracodawca, który ustalił w regulaminie wynagradzania dodatkowe należności lub świadczenia korzystniejsze niż przewidziane w powszechnych przepisach, będzie musiał dokonać zmian w ramach indywidualnych stosunków pracy, stosując wypowiedzenie warunków pracy i płacy albo porozumienie zmieniające.

Zamiast uchylonych aktów zakładowych, czyli regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy, pracodawca stosuje ogólne zasady prawa pracy określone w kp oraz innych ustawach i rozporządzeniach.

Rezygnacja z przepisów zakładowych - układ zbiorowy pracy

W przeciwieństwie do niedostatecznej regulacji ustawowej dotyczącej rezygnowania z regulaminu wynagradzania lub regulaminu pracy – w odniesieniu do UZP przepisy kp zawierają odpowiednie unormowania. Zgodnie z art. 241⁷ § 1 kp układ rozwiązuje się w trzech przypadkach, czyli: