Poradnik Przedsiębiorcy

Regulamin pracy - kiedy należy go utworzyć?

Większość firm funkcjonuje na podstawie swoich wewnętrznych norm, które zwykle są zebrane i publikowane w postaci oficjalnych dokumentów. Regulamin pracy jest to akt wewnątrzzakładowy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Utworzenie takich regulacji poprawia działanie firmy oraz pełni funkcję ochronną dla stron stosunku pracy.

Regulamin pracy - obowiązek stworzenia

Regulamin pracy powinien być obowiązkowo utworzony przez pracodawcę, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia 50 lub więcej pracowników. Regulamin pracy, w myśl Kodeksu pracy, nie może jednak zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych.

Obowiązek wydania regulaminu pracy powstaje z chwilą zatrudnienia pięćdziesiątego pracownika - bez względu na rodzaj łączącej strony umowy o pracę oraz fakt przebywania pracowników na urlopach. Pod uwagę nie jest brane przeciętne zatrudnienia w roku, ale zawsze decydujące znaczenie ma osiągnięcie w konkretnym momencie wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia. Nie są do niego wliczane osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Ważne!

Zakład pracy zatrudniający mniej niż 50 osób może zatem wprowadzić regulamin pracy na zasadzie dobrowolności.

Regulamin pracy - zmiany od 2017 roku

Zgodnie z zapowiedziami, od 2017 roku nastąpiły zmiany dotyczące obowiązkowego tworzenia regulaminu pracy w zakładach zatrudniających powyżej 20 pracowników. W latach poprzednich, jeżeli zatrudnienie przekroczyło 20 pracowników, pracodawca obowiązkowo musiał stworzyć regulamin pracy. Aktualnie zatrudnienie to musi wynosić 50 osób. Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 osób lecz mniej niż 50 osób, mogą stworzyć regulamin pracy lecz nie mają takiego obowiązku. Wyjątkiem jest sytuacja gdy w zakładzie pracy istnieje organizacja związkowa i wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy, w takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do utworzenia dokumentu, nawet jeżeli jego zatrudnienie nie przekracza 50 osób.

Zniesiony obowiązek stworzenia regulaminu pracy nie zwalnia pracodawcy z przekazania pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników, którzy nie zdecydują się na stworzenie regulaminu pracy powinni w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę przekazać pracownikowi informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Regulamin pracy - treść

Regulamin pracy przede wszystkim zawiera:

  • postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
  • postanowienia określające prawa i obowiązki pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy.

Treść regulaminu pracy co do zasady ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa bądź też w ustalonym terminie nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową, wówczas to sam pracodawca tworzy regulamin pracy. Jego treść ma charakter wiążący dla wszystkich pracowników.

Kodeks pracy nie określa wyczerpująco kwestii, jakie powinien określać regulamin pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

  • organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,  
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,  
  • porę nocną,
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,  
  • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,  
  • rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,  
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin pracy powinien również posiadać zapis odnośnie kar i odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, a pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z jego treścią przed rozpoczęciem przez niego pracy. Regulamin wydaje się na czas nieokreślony i obowiązuje dopóki nie nastąpi jego zmiana lub likwidacja zakładu pracy.

Sposobami podania do wiadomości pracowników treści regulaminu pracy są:

  • wywieszenie na tablicy ogłoszeń,

  • pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr,

  • rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą mailową,

  • przekazanie tekstu regulaminu pracownikom.

Zmiana regulaminu pracy następuje w takim samym trybie, co jego wprowadzenie.