VoIP – technologia internetowa oszczędnością dla firm

Przedsiębiorcy prowadzący biznes związany z obsługą klienta oraz kontaktami z partnerami zewnętrznymi muszą liczyć się z niemałymi wydatkami z tym związanymi. Z reguły w tym celu wykorzystywane są telefony, jednak w ostatnim czasie coraz częściej wybieraną opcją jest Internet. Na rynku dostępny jest szeroki wybór darmowych komunikatorów, jak również standardowa poczta e-mail, która do dziś nie straciła na popularności przy wysyłaniu formalnych wiadomości. Okazuje się, że wciąż nie wszystkie branże weszły na dobre do sieci, przez co najlepszym sposobem kontaktu jest połączenie telefoniczne. Co ciekawe, istnieje jeszcze jedna ciekawa alternatywa, która cieszy się rosnącym zainteresowaniem przedsiębiorstw i może okazać się idealnym rozwiązaniem łączącym zalety rozmów telefonicznych z możliwościami sieciowymi - technologia internetowa VoIP.

Voice over Internet Protocol  to możliwość zaoszczędzenia niemałych pieniędzy, która jest dodatkowo wygodna i prosta w obsłudze. Poniżej przedstawimy, czym jest technologia internetowa VoIP, wskażemy jej główne zalety i wady oraz odpowiemy, czy faktycznie tego rodzaju forma komunikacji ma przyszłość zarówno w przypadku firm, jak i klientów indywidualnych.

VoIP – definicja

VoIP, czyli Voice over Internet Protocol, to technologia, dzięki której możliwe jest prowadzenie rozmów telefonicznych – przesyłanie dźwięków mowy – za pośrednictwem połączenia internetowego bądź sieci korzystającej z protokołu IP – tzw. telefonia internetowa. Wszystkie informacje przesyłane w ten sposób umożliwiają wykluczenie połączeń ciągłych. Oznacza to, że wymiana informacji następuje wyłącznie wtedy, gdy obie strony komunikują się ze sobą.

VoIP – zalety korzystania z telefonii internetowej

Główną zaletą telefonii internetowej VoIP jest nawet dziesięciokrotna oszczędność kosztów z tytułu przeprowadzanych rozmów. Koszt użytkowania w porównaniu do telefonii jest znacznie niższy. Minuta rozmowy na telefony stacjonarne u dostawców VoIP kosztuje poniżej 5 groszy, a na komórkę - 25 groszy. Należy podkreślić, że wspomniane ceny dotyczą zarówno połączeń lokalnych, jak i zagranicznych.

Jak wskazano w definicji, VoIP wyklucza połączenia ciągłe, a więc koszt połączenia naliczany jest sekundowo, a nie jak w przypadku tradycyjnej telefonii – minutowo. Płacimy zatem wyłącznie za rzeczywisty czas połączenia. Co istotne – omawiana sytuacja dotyczy połączeń zewnętrznych, wychodzących poza sieć VoIP, np. do klientów.

W przypadku połączeń wewnętrznych VoIP w obrębie jednej firmy lub jej oddziałów, połączenia są całkowicie za darmo. Jest to niepodważalna zaleta, która w wielu przedsiębiorstwach spisuje się nawet lepiej niż alternatywa w postaci darmowych komunikatorów internetowych. Rozmowa głosowa usprawnia bowiem komunikację, pozwala szybciej załatwić sprawy wewnętrzne, a wszystko bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Co ciekawe, jak pokazują rozmaite badania, w przedsiębiorstwach które wdrożyły VoIP pomimo mniejszych rachunków telefonicznych, zwiększa się częstotliwość rozmów pomiędzy pracownikami – w tej sytuacji, ze względu na brak opłat, można sobie pozwolić nawet na luźne rozmowy.

VoIP – dodatkowe funkcje w cenie

VoIP gwarantuje firmie nie tylko niższe rachunki telefoniczne, lecz również dodatkowe funkcje, usprawniające komunikację z klientami czy partnerami biznesowymi. Jednym z najciekawszych rozwiązań jest system IVR, zawierający wbudowany syntezator mowy. Można go wykorzystać do tworzenia prostych, automatycznych wiadomości – np. służących jako powitanie klienta, informujących o chwilowej nieobecności lub przekierowujących do innego pracownika w obrębie firmy. Co ciekawe, klient w tym czasie może skorzystać z dobrodziejstw poczty głosowej zintegrowanej z adresem poczty elektronicznej, dzięki czemu w razie nieobecności oczekiwanej osoby możliwe jest zostawienie krótkiej wiadomości. System ten można również połączyć z komunikatem głosowym, który zostaje dostarczony poprzez wiadomość SMS.

Nie brakuje również udogodnień wykorzystywanych regularnie w dużych firmach oraz korporacjach z sektora Call Center. Chodzi tu o kolejkowanie, czyli ustawianie kolejności połączeń przychodzących, a następnie przekierowanie do wolnych pracowników. Technologia ta nie tylko umożliwia precyzyjne określenie, kto rozmawiał w danym momencie, ale również daje pewność, że połączenie zostanie odebrane.

Podobnie jak w przypadku popularnych komunikatorów internetowych, technologia VoIP umożliwia prowadzenie telekonferencji, a także nagrywanie rozmów – dzięki temu pracodawca ma większą kontrolę nad pracownikami, którzy są dodatkowo zmotywowani do pracy w dziale obsługi klienta. Podwładni mają świadomość, że w sytuacjach wymagających natychmiastowej pomocy (np. przy reklamacji lub wyjaśnienia warunków umowy) lub przy kontakcie z trudnym klientem, mogą pokazać na co rzeczywiście ich stać, co daje firmie dodatkowe korzyści.

VoIP – nowe formy komunikacji

Technologia VoIP umożliwia połączenia z klientem za pośrednictwem firmowej witryny WWW. Specjalnie przygotowane miejsce zawiera ikonkę kontaktową oraz prosi o podanie numeru telefonu. W ten sposób kontrahent może połączyć się z firmą. Należy podkreślić, że tego rodzaju komunikacja jest dla klienta całkowicie darmowa – to przedsiębiorstwo płaci za każdą sekundę połączenia. Oprócz komputera z dostępem do Internetu, zainteresowany powinien mieć również mikrofon oraz słuchawki.

VoIP współpracuje również z wieloma zewnętrznymi aplikacjami stworzonymi dla biznesu. Automatyczny system zleceń? Nic trudnego – wystarczy integracja z odpowiednim programem, który bez ingerencji pracownika zbiera zlecenia w przypadku zamówień telefonicznych, a także informuje o stanie realizacji przesyłki czy wyszukuje istotne informacje o kontrahencie. Technologia ta wykorzystywana jest regularnie przez firmy windykacyjne, które mogą wysyłać dowolną liczbę wiadomości bez konieczności angażowania pracowników, co pozwala skutecznie obciąć zbędne koszty.

VoIP – przyszłość komunikacji biznesowej?

Nie ulega wątpliwości, że technologia VoIP oferuje sporo korzyści dla firm. Niskie koszty połączeń i integracja z wieloma praktycznymi aplikacjami – jak choćby nawiązywanie automatycznych połączeń czy składanie zamówień – sprawiają, że rozwiązanie to cieszy się uznaniem w branży call-center, windykacyjnej czy sieciach sklepów internetowych. Nie jest przy tym pozbawiona wad, jednak dotyczy to w szczególności klientów indywidualnych. Mowa tu o braku stabilności usług – niemały wpływ na stabilne działanie ma tutaj rodzaj łącza internetowego i jakość połączenia, które w polskich domach wciąż nie są najwyższych lotów. Do tego dochodzą koszty związane z posiadaniem dodatkowego sprzętu i oprogramowania, które szczególnie dla osób niebędących na bieżąco z nowymi technologiami może być odstraszającym argumentem. VoIP ma sens przede wszystkim w dużych firmach i przedsiębiorstwach ze względu na darmowe połączenia wewnętrzne, możliwość kontroli pracowników oraz wpływ na motywację do pracy, dlatego widać w nim przyszłość komunikacji biznesowej.