Wydatki na działalność badawczo-rozwojową

Od niedawna obowiązuje nowa ulga na działalność badawczo-rozwojową (dalej: ulga B+R). Na podatników, którzy zamierzają z tej ulgi skorzystać, nałożono obowiązek wyodrębnienia w prowadzonej KPiR kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Aby mogli ten obowiązek realizować, konieczna jest zmiana wzoru KPiR. Jak wskazuje praktyka, podatnicy mają problemy ze stosowaniem wskazanych uregulowań. Sprawdź, jak wykazać wydatki na działalność badawczo-rozwojową w KPiR!

Przepisy ustawy o PIT na temat działalności badawczo-rozwojowej

Przepisy ustawy o PIT zawierają definicję działalności rozwojowej w art. 5a pkt 38. Pojęcie oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Klasyfikacja wydatków i kosztów na działalność badawczo-rozwojową

Ponoszone przez podatników wydatki na działalność badawczo-rozwojową, tzw. koszty kwalifikowane, w rzeczywistości dwukrotnie obniżają dochód do opodatkowania, tj.:

  • najpierw w całości jako koszty uzyskania przychodów,

  • następnie częściowo w zeznaniu podatkowym w ramach ulgi B+R.

Za koszty kwalifikowane uznaje się:

  1. należności ze stosunku pracy oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej;

  2. nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

  3. ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych, świadczonych lub wykonywanych na podstawie umowy przez jednostkę naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz. 1620 oraz z 2015 r. poz. 249 i 1268) na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej;

  4. odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 25 ust. 1 i 4.

Za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Koszty kwalifikowane ponoszone w ramach badań podstawowych podlegają odliczeniu wyłącznie pod warunkiem, że badania te są prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki.

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie.

Prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikowi, jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.

Wydatki na działalność badawczo-rozwojową w zeznaniu rocznym

Odliczenia kosztów na działalność badawczo-rozwojową dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę lub wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie trzy lata podatkowe bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.

W zeznaniu rocznym podatnik może w ramach ulgi B+R odliczyć od dochodu tylko część wydatków poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, tj.:

  • 30% kosztów dotyczących wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej oraz związanych z nimi składek na ubezpieczenia społeczne,

  • 20% pozostałych kosztów kwalifikowanych (jest to limit dla prowadzących KPiR, którzy mieszczą się w pojęciu mikro albo małych przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Warunkiem odliczenia wydatków na działalność badawczo-rozwojową w ramach ulgi B+R jest ich wyodrębnienie w prowadzonej ewidencji (art. 24a ust. 1b updof). Dlatego w nowym, obowiązującym od 8 kwietnia 2016 r., wzorze KPiR wyodrębniono kolumnę, w której należy wpisywać tego rodzaju wydatki. Jest to kolumna 16, która do tej pory była przeznaczona do wpisywania uwag.

Wydatki na działalność badawczo-rozwojową - przykład

Firma prowadzi prace B+R w celu stworzenia nowej niszczarki. Niszczarka ma być trwalsza i dłużej użytkowana. W celu wytworzenia tej maszyny zatrudniono od czerwca 2016 r. montażystę z wynagrodzeniem 3000 zł brutto (wynagrodzenie płatne na koniec miesiąca zgodnie z umową o pracę). Ponadto w czerwcu zamówiono niezbędne materiały w postaci separatorów i noży tnących. Testy były prowadzone przez montażystę na urządzeniach własnych przedsiębiorcy. Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT.

Koszty B+R poniesione przez przedsiębiorcę w czerwcu 2016 r. wynoszą:

  • wynagrodzenie inżyniera – 3000 zł brutto,

  • składki ZUS od wynagrodzenia inżyniera finansowane przez płatnika – 614,40 zł,

  • kupno materiałów – 960 zł netto,

  • odpisy amortyzacyjne od maszyn – 100 zł.

Koszty kupna materiałów podatnik ujął w dacie zakupu w kolumnie 13 Pozostałe wydatki. W tej samej kolumnie na koniec miesiąca ujął amortyzację maszyn. Koszty wynagrodzenia i składek ZUS finansowanych przez zakład pracy ujął na koniec miesiąca odpowiednio:

  • wynagrodzenia – w kolumnie 12 Wynagrodzenia w gotówce i naturze,

  • składki ZUS – w kolumnie 13 Pozostałe wydatki.

W tych samych datach powyższe koszty zostały ujęte w kolumnie 16 nowego wzoru KPiR „Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym”.

Koszty wytworzenia prototypu niszczarki wyniosły więc razem 4674,40 zł. Podatnik w całości zaliczył je do kosztów uzyskania przychodów poprzez wpis w kolumnach 12 i 13 KPiR. Ponadto podatnik może odliczyć od dochodu w ramach ulgi B+R:

  • 30% kwoty wynagrodzenia i składek ZUS, tj. kwotę 1084,32 zł (3614,40 zł x 30%);

  • 20% pozostałych wydatków B+R, tj.:

          – 20% zakupu materiałów, tj. kwotę 192 zł (960 zł x 20%),

          – 20% odpisów amortyzacyjnych, tj. kwotę 100 zł (500 zł x 20%).

Razem koszty kwalifikowane wynoszą 1376,32 zł (1084,32 zł + 192 zł + 100 zł). Jeżeli podatnik nie poniesie w trakcie 2016 r. innych wydatków na działalność badawczo-rozwojową, to zgodnie z załącznikiem PIT/BR będzie mógł wydatki te odliczyć od dochodu z działalności gospodarczej w ramach ulgi B+R już w zeznaniu rocznym za 2016 r. Ulga stanowi dodatkowy bonus podatnika, niezależnie od zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków na B+R.