Uprawnienia urlopowe przy braku świadectw pracy od poprzednich pracodawców

Urlop jest niezbywalnym przywilejem każdego pracownika. Jego ilość zależy od kilku czynników. Podstawą do naliczenia limitu urlopu są dostarczone przez pracownika dokumenty. Bywają jednak sytuacje, kiedy pracownik nie dostarczy dyplomów i świadectw potwierdzających jego staż. Jak wówczas ustalić uprawnienia urlopowe? Wyjaśniamy w artykule!

Staż urlopowy

Urlopy pracownicze zawsze generują wśród pracowników największą liczbę pytań, zaraz po tematach związanych z wynagrodzeniem. Nie wszyscy zatrudnieni mają jednak świadomość, że uprawnienia urlopowe w tym staż urlopowy ustalany jest na podstawie dokumentów, które powinni oni dostarczyć swojemu pracodawcy. Od nich bowiem zależy liczba dni urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy rozróżniamy 3 podstawowe sytuacje naliczenia urlopu:

• naliczenie 26 dni urlopu na cały rok – 10-letni staż pracy;
• naliczenie 20 dni urlopu na cały rok – staż pracy poniżej 10 lat;
• naliczenie po każdym miesiącu pracy 1/12 urlopu przysługującego po roku pracy – pierwsza praca, brak wcześniejszych pracodawców.

Co ważne, do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Nie wlicza się umów cywilnoprawnych, czyli umowy zlecenia czy umowy o dzieło, oraz okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Obowiązek dokumentacji przebiegu zatrudnienia

Pracownicy z różnych przyczyn nie chcą dostarczać świadectw pracy i dyplomów szkół nowemu pracodawcy. Zatrudniający ma jednak prawo ich zażądać. Wynika to wprost z art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, który wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracownik w odpowiedzi na żądanie powinien udostępnić dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może także zażądać poza oświadczeniem udokumentowania tych danych – tym samym zatrudniający może wymagać od pracownika przedstawienia świadectw pracy oraz dyplomów szkół.

W przypadku kiedy pracownik odmawia przedstawienia dokumentów potwierdzających zatrudnienie, pracodawca musi podjąć decyzję, w jaki sposób ustalić limit urlopu takiej osobie.

Brak świadectw pracy – jak ustalić uprawnienia urlopowe?

W sytuacji kiedy pracownik wskaże w oświadczeniu, że pracował powyżej 10 lat i jego limit urlopowy wynosi 26 dni, a równolegle nie dostarczy pracodawcy dowodów tej pracy, zatrudniający staje przed dylematem, czy samo oświadczenie jest wystarczające. Pracodawca może w tym przypadku oprzeć swoje działania wyłącznie na oświadczeniu i naliczyć większą liczbę dni urlopu, bowiem będzie to sytuacja korzystniejsza dla pracownika.

Przykład 1.

Pan Grzegorz został zatrudniony w firmie produkcyjnej. Pracodawca zażądał od pracownika przedłożenia świadectw pracy od poprzednich pracodawców. Pracownik nie dostarczył dokumentów, jednak oświadczył, że pracował 2 lata w innej firmie. Pracodawca zdecydował, że nie uwzględni tego stażu podczas wyliczeń urlopu i nalicza urlop tak, jakby pracownik podjął pracę po raz pierwszy. Pracownik po pół roku dostarczył zaległe świadectwo pracy, pracodawca ma więc obowiązek przeliczenia jego urlopu i uwzględnienia 2 lat pracy tego zatrudnionego.

Jeśli jednak pracodawca zdecyduje, że samo oświadczenie nie jest dla niego wystarczające, ma prawo naliczyć limit urlopu tylko na podstawie dostarczonej dokumentacji. Idąc dalej, jeśli pracownik nie doniesie pracodawcy żadnych dokumentów potwierdzających staż pracy, to ten może uznać, że obecne zatrudnienie jest pierwszą pracą dla tej osoby i wówczas ma prawo naliczać urlop po każdym przepracowanym miesiącu.

Przedłożenie dokumentów po czasie – co wtedy?

Bywają przypadki, kiedy pracownik dostarcza dokumenty potwierdzające staż zatrudnienia dopiero po czasie. Jest to sytuacja trudna, bowiem pracodawca ma obowiązek przyjąć je i uwzględnić w wyliczeniach. Oznacza to, że jeśli pracownik, któremu naliczono urlop jak za pierwszą pracę, dostarczy dowody, że pracował wcześniej u innego pracodawcy, pracodawca powinien mu wyrównać urlop.

Co ciekawe, jeśli to były pracownik dostarczy dokumenty swojemu pracodawcy, to ten nie ma już obowiązku ich uwzględnienia. Były pracownik nie może bowiem wykorzystać w naturze urlopu wypoczynkowego, który byłby mu należny w związku z prawem do wyższego wymiaru urlopu. Poza tym takie zachowanie byłego pracownika wskazuje na chęć osiągnięcia zysku i jest sprzeczne z samym założeniem urlopu, uderza też w samego pracodawcę i szeroko rozumiany interes społeczny.

Automatyczne naliczenie urlopu w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl możliwe jest automatyczne wyliczenie limitu urlopu na podstawie wprowadzonych danych. Podczas dodawania umowy o pracę: KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ po zapisaniu wprowadzonych zmian pojawia się okno dialogowe, w którym należy uzupełnić historię zatrudnienia oraz wykształcenia danego pracownika. Na jej podstawie system automatycznie ustali limit urlopowy, uwzględniając również czas trwania umowy bieżącej.

Wyliczony limit będzie widoczny w zakładce KADRY » PRACOWNICY » w oknie Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI. W przypadku zatrudnienia w trakcie roku będzie to limit naliczony proporcjonalnie.

Każda zmiana w umowie, czy historii zatrudnienia i wykształcenia, powoduje ponowne przeliczenie urlopu. Gdyby limit się nie zgadzał, wystarczy zaznaczyć wyliczenie i wybrać MODYFIKUJ, a następnie wprowadzić właściwe dane i je zapisać. 

Uprawnienia urlopowe przy braku świadectw pracy są trudne do ustalenia. Pracodawca może wyliczyć większy limit urlopowy wyłącznie na podstawie oświadczenia, jednak nie ma takiego obowiązku. Jeśli pracownik z opóźnieniem przedłoży świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające jego poprzednie okresy zatrudnienia, wówczas pracodawca powinien je uwzględnić i skorygować limit urlopowy. Ta sama zasada nie ma odniesienia w stosunku do byłego pracownika.