Czy wydatki na zakup kart telefonicznych mogą być kosztem uzyskania przychodu?

W obecnych czasach telefon jest rzeczą niezbędną do sprawnego prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy zakup telefonu i kart doładowujących do niego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i czy od tych wydatków można odliczyć VAT?

Odpowiedź na oba pytania jest twierdząca - jeżeli zakupiony telefon jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, wówczas wszystkie wydatki związane z jego użytkowaniem (a więc np. zakup kart telefonicznych) przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co do zasady kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Ponieważ, jak zostało wcześniej wspomniane, w obecnych czasach telefon jest narzędziem niezbędnym do prowadzenia działalności, wydatki z nim związane z pewnością stanowią koszt związany z uzyskaniem przez przedsiębiorcę przychodu.

Jednak należy zaznaczyć, że aby możliwe było bezproblemowe zaliczenie wydatków na zakup telefonu i kart telefonicznych służących do jego doładowania do kosztów uzyskania przychodu, konieczne jest powiązanie telefonu z firmą (a więc numer przypisany do karty znajdującej się w tym telefonie powinien być zarejestrowany na firmę). Jeżeli warunek ten nie jest spełniony - a więc przedsiębiorca wykorzystuje prywatny telefon do rozmów służbowych - aby możliwe było skorzystanie z prawa zaliczenia wspomnianych wydatków do kosztów, konieczne jest posiadanie bilingu, potwierdzającego wykonane z danego numeru połączenia. Wynika to z obowiązku udowodnienia związku między poniesionymi wydatkami a prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ponadto, jeżeli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, ma on prawo odliczyć naliczony przy zakupie telefonu i kart telefonicznych podatek od towarów i usług. Odliczenia takiego dokonuje się na zasadach ogólnych, a więc w zakresie, w jakim telefon jest wykorzystywany do prowadzonej działalności gospodarczej.