Koszty uzyskania przychodów - cz. I

Koszty uzyskania przychodów w KPiR w ujęciu podatkowym

Grupę kosztów uzyskania przychodów w ujęciu podatkowym określa art. 22 ust. 1 ustawy o pdof:

“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Element kosztów jest istotny dla przedsiębiorcy pod względem podatkowym. To koszty uzyskania przychodów pomniejszają bowiem uzyskany z działalności przychód, a tym samym wpływają na podstawę opodatkowania - czyli dochód z działalności.

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Każdy z przedsiębiorców powinien umieć na wstępie rozdzielić wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością czyli związanych z firmą od tych, które ponoszone są na potrzeby prywatne.

Ponieważ koszty wpływają na podstawę opodatkowania ustawodawca zabezpieczając się przed nadmiernym kwalifikowaniem wydatków do kosztów oprócz tych, których cel nie jest związany z uzyskaniem przychodów w firmie, wymienił szereg kosztów niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Zawarte są one w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Wymienione w tym przepisie wyłącznie często związane są z działalnością. Na przykład amortyzacji samochodu firmowego, w części wyliczonej od wartości powyżej 20.000 euro prowadzący firmę nie zaliczy do kosztów pomimo tego, iż samochód ten wykorzystuje w prowadzonej działalności, a jego użytkowanie pozwala mu osiągnąć przychód.

Bardzo ważnym elementem jest pozostawanie wydatku w związku z prowadzoną działalnością. Tutaj właśnie podstawą jest rozgraniczenie wydatków związanych z prowadzoną działalnością od tych ponoszonych na cel prywatny. Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze zdarza się ujmować w kosztach firmy wydatki, które dotyczą ich potrzeb prywatnych. Tutaj często pojawiają się wydatki na telefon członków rodziny (np. zakup karty doładowania telefonicznego dla żony lub dziecka), sprzęt agd (gdy prowadzą działalność w domu), czy też odzież. W przypadku kontroli organów podatkowych takie koszty są podważane i najczęściej podatnik jest narażony na konsekwencje kar pieniężnych z tym związanych.

Koszty uzyskania przychodów - dokumentowanie

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów uzyskania przychodów są te, które spełniają definicję dowodów księgowych. Zwykle potwierdzeniem poniesienia kosztu jest faktura. Jeżeli są one wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT lub rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Oprócz faktur koszty można również kwalifikować do KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych. Na ich podstawie zalicza się zwykle do kosztów wydatki związane z podróżą służbową pracownika lub właściciela firmy (jeżeli rozlicza delegację) czy też wartość opłat, wydatków związanych z kosztami eksploatacji mieszkania (jeżeli zaliczane są na zasadzie proporcji).

Koszty związane z nieodliczonym podatkiem VAT

Biorąc pod uwagę koszty podatkowe należy również zwrócić uwagę na kwestię podatku VAT. Czynni podatnicy VAT mają bowiem możliwość obniżenia wartości podatku należnego od sprzedawanych towarów lub usług o podatek naliczony przy dokonywaniu zakupów związanych z prowadzoną działalnością. Odliczenie podatku VAT od zakupów dotyczy większości wydatków zakwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednak w tej kwestii ustawodawca również przewidział pewne wyłączenia.

Do kosztów, od których przedsiębiorcy będącemu czynnym podatnikiem VAT nie przysługuje możliwość odliczenia VAT lub przysługuje odliczenie ale częściowe, zalicza się m.in.:

  • zakup paliwa do samochodów osobowych używanych w celach mieszanych (50% odliczenie VAT),
  • usługi noclegowe,
  • usługi gastronomiczne,

Czy zatem wydatki, przy których czynny podatnik nie może odliczyć VAT mogą w wartości brutto stanowić koszt uzyskania przychodu?

Podatek naliczony może być kosztem uzyskania przychodów jeżeli spełnia warunki określone w art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a):

  • jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
  • w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Oznacza to, że podatek naliczony (przy zakupach przedsiębiorcy) w części, w której przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do jego odliczenia, jest kosztem uzyskania przychodu. Warunkiem natomiast jest, aby podatek ten nie powiększał wartości środka trwałego czy też wartości niematerialnej i prawnej.