Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi na rzecz osób prywatnych z innych krajów Unii Europejskiej, mogą korzystać z uproszczonej procedury rozliczenia podatku VAT, czyli VAT OSS. Stanowi ona ułatwienie dla podatników, którzy dzięki niej nie muszą rejestrować się do VAT w krajach nabywców. Należy mieć jednak na uwadze, że w procedurze VAT OSS przedsiębiorcy opodatkowują transakcje zagranicznym podatkiem VAT. Dlatego też podstawą do sporządzenia deklaracji rozliczeniowej VIU-DO jest osobna ewidencja VAT OSS niezależna od rejestrów VAT prowadzonych w oparciu o przepisy obowiązujące w Polsce.
Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji VAT OSS?
Zgodnie z art. 130d ust. 1 ustawy o VAT podatnicy zidentyfikowani na potrzeby procedury unijnej (tzw. procedury VAT OSS) są zobowiązani prowadzić w postaci elektronicznej ewidencję tych transakcji zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 63c rozporządzenia 282/2011. Co więcej, ewidencja ta musi być wystarczająco szczegółowa, aby umożliwić organom podatkowym państwa członkowskiego konsumpcji (czyli w kraju nabywcy) sprawdzenie prawidłowości deklaracji VIU-DO, co wynika z art. 369k dyrektywy 2006/112/WE.
Przykład 1.
Pani Halina prowadzi sprzedaż w ramach procedury VAT OSS. Faktury sprzedaży wystawia papierowo i dołącza je do wysyłanego towaru. Czy może prowadzić ewidencję VAT OSS papierowo, analogicznie jak prowadzi ewidencję KPiR?
Nie, ewidencja na potrzeby procedury VAT OSS powinna być prowadzona elektronicznie, np. w systemie księgowym, który umożliwia sporządzenie deklaracji VIU-DO, bowiem deklaracja ta również może być wysłana do urzędu elektronicznie.
Z czego składa się ewidencja VAT OSS?
Zgodnie z art. 63c ust. 1 rozporządzenia 282/2011, aby ewidencja została uznana za wystarczająco szczegółową w rozumieniu art. 369 i 369k dyrektywy 2006/112/WE, musi zawierać następujące informacje:
- państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
- rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
- datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
- podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
- wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
- zastosowaną stawkę VAT;
- kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty;
- datę i kwotę otrzymanych płatności;
- wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
- w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;
- w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy;
- wszelkie dowody dotyczące możliwych zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.
Przykład 2.
Pan Łukasz prowadzi sprzedaż w ramach procedury VAT OSS. Wszystkie faktury wystawiane są w euro, czyli w walucie, w jakiej sporządza się deklarację VIU-DO. Stąd też pan Łukasz w ewidencji VAT OSS nie wykazuje waluty transakcji. Czy tak prowadzona ewidencja VAT OSS jest poprawna?
Nie, waluta wystawionej faktury jest obowiązkowym elementem ewidencji VAT OSS. Oznacza to, że pan Łukasz ma obowiązek zawarcia w ewidencji informacji o walucie, w jakiej wystawiane są faktury w ramach procedury VAT OSS.
Ewidencja VAT OSS musi zostać udostępniona drogą elektroniczną państwu członkowskiemu identyfikacji (czyli w kraju, w którym przedsiębiorca dokonał rejestracji do procedury VAT OSS) i państwu członkowskiemu konsumpcji (czyli w kraju nabywcy) na ich wniosek. Jeżeli wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające udostępnienie ewidencji drogą elektroniczną, to przedsiębiorca jest zobligowany udostępnić ją w sposób i w terminie wskazanych przez właściwy organ podatkowy.
Przykład 3.
Pan Jan rozpoczął prowadzenie wysyłkowej sprzedaży towarów na odległość w ramach procedury VAT OSS w lutym 2024 roku. Jak długo ma obowiązek przechowywać ewidencję VAT OSS, w której znajdują się pierwsze transakcje?
Ewidencja VAT OSS musi być przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym miała miejsce transakcja WSTO w niej ujęta. Oznacza to, że pan Jan jest zobowiązany do przechowywania ewidencji do końca 2034 roku.
Jak prowadzić ewidencję VAT OSS w systemie wFirma?
Przedsiębiorcy, którzy dokonali rejestracji do procedury VAT OSS, mogą wystawiać w systemie wFirma faktury VAT OSS, które są automatycznie księgowane w ewidencji VAT OSS.
Ewidencja ta znajduje się w zakładce: EWIDENCJE » REJ. SPRZEDAŻY OSS.
Na podstawie ewidencji VAT OSS generowana jest w systemie deklaracja VIU-DO poprzez zakładkę: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA VIU DO.
