Nieunijna procedura VAT OSS w pakiecie VAT e-commerce

Unijne przepisy, które wprowadziły większy zakres możliwości uproszczonego rozliczania podatku VAT bez konieczności rejestracji we wszystkich krajach członkowskich, objęły swym zasięgiem także i świadczeniodawców spoza UE.

Jeszcze do niedawna zakres usług świadczonych na rzecz konsumentów rozliczany procedurą MOSS był ograniczony do usług telekomunikacyjnych, nadawczych oraz elektronicznych. Aktualnie świadczeniodawcy z UE mogą sprzedawać swoje pozostałe usługi, korzystając także z procedury unijnej VAT OSS. To nie wszystko.

Podatnicy spoza UE zostali włączeni w możliwość świadczenia wszystkich usług na rzecz konsumentów z UE, nie posiadając przy tym na terytorium UE siedziby działalności gospodarczej. Zostali włączeni w obszar uproszczonego rozliczania podatku VAT w ramach procedury nieunijnej.

Punkt kompleksowej obsługi w procedurze nieunijnej

Nowa nieunijna procedura VAT OSS umożliwia sprzedawcy wszelkich usług rozliczenie podatku VAT w wybranym państwie UE za pomocą tamtejszej administracji skarbowej.

Podatek VAT należny z tytułu zrealizowanych usług rozliczany przy pomocy nieunijnej procedury VAT OSS zostaje zapłacony w kraju rejestracji do tej procedury (kraju identyfikacji) oraz podlega rozdzieleniu i przekazaniu krajom UE ich usługobiorców.

Nieunijna procedura VAT OSS pozwala na brak rejestracji do celów rozliczenia podatku VAT w każdym kraju UE konsumpcji usług, do którego są one kierowane. Obejmuje ona swym zasięgiem świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych, elektronicznych oraz wszelkich innych na rzecz osób niebędących podatnikami w krajach UE (model B2C), gdzie sprzedawca nie posiada siedziby firmy.

Kto może rozliczać VAT za pośrednictwem nieunijnej procedury VAT OSS

Z nieunijnej procedury rozliczania podatku VAT OSS mogą skorzystać podmioty zaprezentowane w poniższej tabeli.

Co niezwykle ważne, jeżeli podatnik z siedzibą spoza UE jest zarejestrowany do VAT w jednym z krajów UE i świadczy usługi inne niż dla konsumentów (czyli dla firm), to mimo tego nadal może dokonać rejestracji do procedury nieunijnej VAT OSS.

W jaki sposób przebiega rejestracja do nieunijnej procedury VAT OSS

Podstawową cechą nieunijnej procedury VAT OSS jest to, iż ma charakter całkowicie dobrowolny. Podatnik nie ma żadnego obowiązku jej stosowania, a jeśli chce, może do niej przystąpić.

Chcąc dokonać rejestracji do procedury nieunijnej, podatnik jest zobligowany do wypełnienia specjalnego elektronicznego formularza VIN-R (3) (na rok 2021) dostępnego na stronie Podatki.gov.pl.

Uzupełniony formularz, wyłącznie w formie elektronicznej, podatnik jest zobowiązany przesłać – także drogą elektroniczną – do właściwego urzędu skarbowego. W przypadku gdy podatnik spoza UE dokona rejestracji do procedury nieunijnej w Polsce, właściwym organem skarbowym do tych celów jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (obsługującego wymianę danych z krajami UE w sprawie rozliczenia VAT poprzez wszystkie procedury VAT OSS) za pośrednictwem systemu e-Deklaracje, dostępnego na portalu Podatki.gov.pl.

W przypadku innych krajów UE każde państwo udostępnia specjalny portal podatkowy, za pomocą którego podatnik ma możliwość dokonać rejestracji, jak i przesłać niezbędne informacje i potwierdzenia, gdy urząd skarbowy danego państwie upomni się o nie.

Wszelkie dane na temat rejestracji oraz innych działań podatnika pozostających w dyspozycji danego urzędu są archiwizowane w kraju UE rejestracji podatnika do nieunijnej procedury VAT OSS. Zarówno dane, jak i składane deklaracje oraz pozostałe kwestie dotyczące rejestracji i rozliczenia podatku VAT OSS w procedurze nieunijnej będą rozsyłane do właściwych krajów UE konsumpcji usług.

Specjalny identyfikator podatkowy na cele korzystania z nieunijnej procedury VAT OSS

Po dokonaniu przez podatnika rejestracji do nieunijnej procedury VAT OSS i po akceptacji rejestracji przez właściwy urząd skarbowy państwa UE rejestracji, podatnik otrzyma indywidualny numer identyfikacji podatkowej (na kształt numeru NIP, jakim posługują się podatnicy posiadający siedzibę w UE).

W przypadku decyzji negatywnej podatnik ma 7 dni (licząc od dnia doręczenia przez e-mail przedmiotowego postanowienia) na złożenie zażalenia.

Należy podkreślić szczególną wagę danych rejestracyjnych, jakie podatnik podaje w zgłoszeniu VIN-R – tzn. wszelkie adresy siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności czy adresu poczty elektronicznej. W przypadku podania danych niewłaściwych lub nieaktualnych podatnik nie będzie miał szans zareagować na pisma kierowane do niego przez właściwy organ skarbowy państwa UE rejestracji. Jest to niezwykle ważne, gdyż kraj UE rejestracji może przeprowadzać okresowe kontrole dotyczące sprawdzenia wypełniania przez podatnika wymogów stosowania nieunijnej procedury VAT OSS.

Od kiedy podatnik może rozpocząć stosowanie nieunijnej procedury VAT OSS?

Podatnik, który przesłał formularz VIN-R do kraju UE identyfikacji (kraj rejestracji w UE do nieunijnej procedury VAT OSS), informuje w niej, od jakiej daty rozpocznie świadczenie usług.

Jeżeli przykładowo wpisał datę rozpoczęcia 15 grudnia 2021 roku, wówczas rozliczanie VAT według nieunijnej procedury VAT OSS będzie mógł zainicjować od 1 stycznia 2022 roku (oczywiście w przypadku pozytywnego rozpatrzenia rejestracji), czyli od 1. dnia kwartału następującego po kwartale przesłania zgłoszenia wraz z określeniem daty rozpoczęcia.

Jeśli jednak podatnik wyświadczył już pierwszą usługę na rzecz konsumenta z UE (np. 8 grudnia 2021 roku), to w drodze wyjątku będzie mógł rozliczyć z niej podatek VAT, korzystając z nieunijnej procedury VAT OSS.

Niemniej jednak, aby tak się stało, podatnik jest zobligowany do zgłoszenia tego zdarzenia do właściwego organu skarbowego kraju UE identyfikacji (w Polsce do Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście) do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym po raz pierwszy wyświadczył daną usługę.

Co więcej, w tej sytuacji podatnik ma obowiązek złożyć pierwszą, odrębną od JPK_V7 deklarację VIN-DO obejmującą rozliczenie VAT w procedurze nieunijnej VAT OSS za omawiany czwarty kwartał 2021 roku.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że gdy podatnik nie zdąży w tym terminie, wówczas będzie zobligowany do rejestracji do VAT i rozliczenia podatku VAT z tytułu wyświadczonych usług bezpośrednio w każdym kraju UE, w którym sprzeda usługę na rzecz konsumenta.

Przykład 1.

Podatnik z Norwegii 1 stycznia 2022 roku rozpoczął świadczenie usług programistycznych na rzecz prywatnych odbiorców z Polski i z Niemiec. Zapomniał jednak wysłać zgłoszenie rejestracyjne do procedury VAT OSS w terminie do 10 lutego 2022 roku do Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście (podatnik wybrał Polskę jako kraj identyfikacji dla rejestracji i stosowania nieunijnej procedury VAT OSS).

W tej sytuacji Naczelnik zarejestruje podatnika do nieunijnej procedury VAT OSS 1 marca 2022 roku. 

Tym niemniej jeśli w pierwszym kwartale 2022 roku podatnik świadczył usługi na rzecz konsumentów z UE, to niestety będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w każdym kraju UE, w którym świadczył w tym okresie usługi dla tych konsumentów.

Prowadzenie ewidencji transakcji rozliczanych w ramach nieunijnej procedury VAT OSS

Podatnik z siedzibą spoza UE świadczący usługi na rzecz konsumenta z UE (stosujący nieunijną procedurę VAT OSS) jest zobowiązany do prowadzenia specjalnej ewidencji (trochę na wzór polskiej ewidencji VAT) obejmującej wyłącznie te wyświadczone usługi.

Ewidencję tę podatnik musi przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały dokonane jakiekolwiek transakcje objęte nieunijną procedurą VAT OSS.

Obligatoryjne elementy, jakie powinna zawierać specjalna ewidencja VAT, zostały zasygnalizowane w art. 63c Rozporządzenia Rady UE 282/2011 z dnia 15 marca 2011 roku ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Elementy te przedstawiono w poniższej tabeli.

Specjalna deklaracja VIN-DO do rozliczenia transakcji w nieunijnej procedurze VAT OSS

Podatnicy zarejestrowani do nieunijnej procedury rozliczania podatku VAT OSS są zobowiązani do składania kwartalnej specjalnej deklaracji VAT – VIN-DO (1) – formularz na rok 2021.

Deklaracja VIN-DO obejmuje świadczenie usług przez usługodawcę z siedzibą spoza UE na rzecz konsumentów z UE, które zostały objęte (rozliczone w VAT) nieunijną procedurą VAT OSS.

Podatnicy, którzy zarejestrowali się do owej procedury poprzez polską administrację skarbową, mogą składać deklarację VIN-DO za pośrednictwem polskiego systemu e-deklaracje. Adresatem deklaracji VIN-DO w Polsce będzie Naczelnik Drugiego US Warszawa-Śródmieście.

Deklaracja VIN-DO jest deklaracją składaną za okresy kwartalne. Podatnik ma obowiązek wysłać ją:

• dopiero po zakończeniu kwartału rozliczeniowego (nie można składać w trakcie tego kwartału);
• także gdy nie wyświadczył w poprzednim kwartale rozliczeniowym, za który deklaracja jest składana, żadnej usługi kwalifikującej się do rozliczenia w VAT według nieunijnej procedury VAT OSS.

Kwartalną deklarację VIN-DO podatnik składa do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. Nie występuje tu zasada dnia wolnego. Zatem jeżeli ostatni dzień to np. sobota, niedziela lub ustawowo dzień wolny od pracy, to będzie on ostatnim dniem złożenia deklaracji VIN-DO (czyli bez przesunięcia na pierwszy dzień roboczy).

Przykład 2.

1 grudnia 2021 roku podatnik ze Szwajcarii dokonał rejestracji do nieunijnej procedury VAT OSS w Polsce. Nie świadczył usług do końca 2021 roku. Otrzymał pozytywną decyzję względem rejestracji do nieunijnej procedury VAT OSS. W efekcie może rozpocząć korzystanie z niej od 1 stycznia 2022 roku. 

Pierwszą kwartalną deklarację VIN-DO podatnik złoży najdalej 30 kwietnia 2022 roku niezależnie od tego, że jest to sobota (ostatni dzień następnego miesiąca po kwartale rozliczeniowym, nawet jeśli jest to święto lub dzień wolny od pracy).

Wypełniając ową deklarację, podatnik winien pamiętać, iż poza wskazaniem kwartału oraz swojej nazwy podatnika jest zobligowany uwzględnić:

1. termin;
2. stawkę VAT obniżoną.

Warto zaznaczyć, iż podatnik ma prawo skorzystania nie tylko z podstawowej stawki VAT, ale i z obniżonej, jeśli w kraju konsumpcji usługi takowa jest przewidziana.

W deklaracji VIN-DO w zakresie rozliczenia łącznego wszystkich transakcji objętych nieunijną procedurą VAT OSS podatnik:

1. wskazuje państwo konsumpcji usług (odbiorcy usług);
2. uzupełnia stawkę VAT;
3. wpisuje łączną podstawę opodatkowania podatkiem VAT dla wszystkich transakcji danego kraju przypisanych do danej stawki VAT.

Dodatkowo podatnik może ująć w deklaracji korekty podatku VAT należnego wynikające z korekt wartości świadczonych usług, a wykazanych w deklaracjach VIN-DO za poprzednie okresy rozliczeniowe.

Ponadto powinien pamiętać także o tym, że w przypadku nieskładania deklaracji VIN-DO otrzyma wezwania od właściwego urzędu skarbowego. Ostatecznie może to skutkować nawet wykreśleniem z rejestru podatników uprawnionych do nieunijnej procedury VAT OSS.

Dodatkowo jeżeli świadczona przez podatnika usługa jest zwolniona z podatku VAT w kraju UE konsumpcji usługi, wtedy usługi tej podatnik nie wykaże w kwartalnej deklaracji VIN-DO.

Wstępna deklaracji VIN-DO w nieunijnej procedurze VAT OSS

Podobnie jak w unijnej procedurze VAT OSS, tak samo w przypadku nieunijnej procedury VAT OSS podatnik przed złożeniem ostatecznej wersji deklaracji VIN-DO ma możliwość wysłania tzw. jej wersji wstępnej.

Na deklaracji VIN-DO wystarczy zaznaczyć kwadrat „wersja robocza deklaracji” znajdujący się obok kwadratu „złożenie deklaracji”.

Wersja robocza nie stanowi deklaracji ostatecznej, a to powoduje, iż nie zostanie ona wysłana do państw UE konsumpcji usług (zostaje wysłana tylko do urzędu skarbowego kraju UE rejestracji do nieunijnej procedury VAT OSS).

Wersja wstępna deklaracji VIN-DO umożliwia jej sprawdzenie pod kątem niektórych błędów formalnych i rachunkowych.

Urząd skarbowy, gdy zauważy błędy, powiadomi o tym podatnika, a ten przed złożeniem wersji finalnej będzie mógł je jeszcze skorygować. US prześle w formie elektronicznej krótki komunikat o zidentyfikowanych błędach. Komunikat może też wskazać, że urząd nie znalazł błędów natury formalnej.

Numer identyfikacyjny deklaracji UNR a zapłata podatku VAT w nieunijnej procedurze VAT OSS

Każda elektronicznie wysłana kwartalna deklaracja VIN-DO otrzyma (zwrotną drogą elektroniczną) unikalny numer UNR przypisany wyłącznie do niej.

Podatnik, regulując płatność, w tytule płatności będzie musiał ująć właśnie ten numer. Dlatego jest on najważniejszy w kwestii identyfikacji podatnika, rodzaju podatku VAT, a także okresu, za który deklaracja jest składana.

Jeżeli podatnik nie ujmie wspomnianego numeru, wtedy urząd nie będzie w stanie zidentyfikować, jakiej konkretnie zapłaty według nieunijnej procedury VAT OSS dotyczy dana wpłata.

Co za tym idzie, Naczelnik Drugiego US Warszawa-Śródmieście nie rozdysponuje właściwie tej wpłaty pomiędzy poszczególne państwie UE konsumpcji usług.

W efekcie (także dokonania wpłaty po terminie) podatnik będzie zobligowany do zapłaty zaległości w podatku VAT, ale niestety już bezpośrednio na konta właściwych urzędów skarbowych krajów UE konsumpcji usług – czyli na konta wszystkich właściwych urzędów skarbowych w każdym państwie UE, w którym sprzedawca wyświadczył usługi konsumentom tam zamieszkującym (chodzi wyłącznie o świadczenie usług objętych nieunijną procedurą VAT OSS za dany kwartał rozliczeniowy).

W uzupełnieniu do powyższego trzeba uwypuklić, iż przedrostek „EU” jest w większości przypadków nadawany podatnikom spoza UE w nieunijnej procedurze VAT OSS. Jednak warto pamiętać, iż każdy kraj UE może zastosować inny przedrostek.

Termin zapłaty podatku VAT w nieunijnej procedurze VAT OSS jest taki sam, jak złożenie deklaracji VIN-DO – ostatni dzień miesiąca następnego po kwartale rozliczeniowym.

Jednakże w odróżnieniu od terminu składania deklaracji VIN-DO, gdy ostatni dzień miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym przypada w dzień wolny od pracy, podatek VAT może być opłacony w poniedziałek (w pierwszy kolejny dzień roboczy po dniu wolnym).

Trzeba zaznaczyć, iż poszczególne sumy podatku VAT, które wykaże się w deklaracji VIN-DO, wyrażone są wyłącznie w walucie euro i nie zaokrągla się ich ani w dół, ani w górę. Podatnik reguluje zatem dokładnie taki podatek VAT, jaki wyniknie z uzupełnionej deklaracji.

Zapłatę podatku VAT OSS wynikającego ze złożonej deklaracji VIN-DO podatnik spoza UE, który zarejestrował się do procedury nieunijnej w Polsce, dokona na poniższe konto Drugiego US Warszawa-Śródmieście:

• PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000, BIC: NBPLPLPW.

Po otrzymaniu wpłaty podatku Naczelnik Drugiego US Warszawa-Śródmieście rozdziela otrzymany podatek VAT pomiędzy wszystkie kraje UE konsumpcji usług.

Należy mocno podkreślić, iż jeżeli polski podatnik będzie zgłoszony np. do dwóch procedur – nieunijnej VAT OSS oraz procedury importu – wówczas ma obowiązek zapłacić:

1. odrębnie podatek VAT rozliczony dla transakcji objętych nieunijną procedurą VAT OSS;
2. odrębnie podatek VAT rozliczony dla transakcji objętych procedurą importu.

Nadpłata podatku VAT a odliczenie wydatków poniesionych w krajach UE odbiorców usług

Jeżeli za poprzedni kwartał rozliczeniowy u podatnika stosującego nieunijną procedurę VAT OSS wystąpi nadpłata, wówczas Naczelnik Drugiego US Warszawa-Śródmieście zwróci ją podatnikowi.

Jeśli jednak nadpłata wystąpiła na skutek złożonej korekty deklaracji VIN-DO, to zwrot kwoty nadpłaty będzie obsługiwany przez kraj UE konsumpcji zgodnie z przepisami dotyczącymi nadpłaty w tym państwie.

Zupełnie inaczej wygląda kwestia odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych w kraju UE konsumpcji usług. Podatnik nie może odliczyć tego podatku od podatku VAT należnego odprowadzonego do urzędu skarbowego w ramach nieunijnej procedury VAT OSS.

Może natomiast ubiegać się o zwrot podatku VAT:

1. na mocy procedury zwrotu określonej w Dyrektywie Rady UE 86/560/EWG;
2. za pośrednictwem elektronicznego mechanizmu zwrotu VAT (Dyrektywa Rady UE 2008/9/WE);
3. za pośrednictwem krajowej deklaracji VAT, tylko gdy podatnik zarejestrował się jako czynny podatnik VAT w kraju UE konsumpcji usług, ale nie posiada tam siedziby działalności gospodarczej.

Aktualizacja danych podatnika w nieunijnej procedurze VAT OSS

Podatnik, który spostrzeże, iż podczas rejestracji do procedury VAT OSS podał błędne dane albo wystąpiło zdarzenie zobowiązujące go do natychmiastowej aktualizacji dotychczas ważnych danych, będzie zobligowany do przesłania formularza VIN-R(3) z podanymi nowymi danymi, zaznaczając krzyżyk przy aktualizacji danych.

Aktualizację formularza VIN-R(3), tak jak i rejestrację, można przekazać za pośrednictwem systemu e-deklaracje do Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście. Sytuacje, w których będzie wymagana aktualizacja danych, to:

1. zmiana podanych przy rejestracji danych kontaktowych (adres e-mail, telefon, stałe miejsca prowadzenia działalności w innych krajach UE niż kraj identyfikacji);
2. zaniechanie dokonywania WSTO lub świadczenia usług objętych nieunijną procedurą VAT OSS;
3. zmiany skutkujące niespełnianiem warunków niezbędnych do korzystania z procedury VAT OSS.

Przesłanie elektronicznej aktualizacji musi nastąpić najdalej do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu zaistnienia zmiany.

Obowiązek przesłania aktualizacji danych nie dotyczy danych aktualizowanych za pomocą formularza:

1. VAT-R;
2. CEIDG.