Od jednostki po sprawny zespół – rola przywódcy w tworzeniu się grupy

Każda grupa, niezależnie od tego, w jakim celu i w jaki dokładnie sposób powstała (czy wyłoniła się naturalnie, czy została sztucznie stworzona) charakteryzuje się określoną dynamiką. W zbiorze osób można nakreślić pewne etapy, które są uniwersalne i przebiegają najczęściej w tej samej kolejności. Przez wzgląd na fakt, iż przywódca jest członkiem (i najczęściej też twórcą) takiej grupy, powinien zdawać sobie sprawę z tego, jakie procesy mogą w niej zachodzić oraz jaka jest jego rola na poszczególnych etapach. Dlatego też w kolejnej części cyklu o przywództwie przyjrzymy się dokładnie, jak wygląda dynamika grupy oraz czego wymaga ona od lidera. Na początku jednak ustalimy, dlaczego praca w grupie ma dużą przewagę nad pracą indywidualną. Następnie zdefiniujemy, jakie są role zespołowe oraz odpowiemy na pytanie, jakie konsekwencje generują one dla przywódcy.

Dlaczego lepiej grupowo niż indywidualnie?

Zespół to - przynajmniej w założeniu - doskonale zgrana i płynnie współpracująca grupa osób, które poświęcają swój czas na osiągnięcie założonych celów. Nie zawsze jednak jest tak różowo, dlatego ważne jest, by w grupie panował ład i porządek - ale o tym w dalszej części artykułu. Taka praca wiąże się z szeregiem zalet - nie bez kozery mówi się, że jest to bardzo efektywne rozwiązanie. Niewątpliwym plusem współpracy grupowej jest możliwość podziału zajęć i odpowiedzialności. Każda osoba dostaje określone zadania do wykonania, za które odpowiada przed liderem i przed całą grupą. Dlatego praca w zespole jest szczególnie zalecana przy realizacji bardzo złożonych projektów, czy tworzeniu skomplikowanych produktów i usług.

Wśród zalet pracy grupowej wymienia się również wzrost szybkości realizacji zadań zawodowych przez poszczególnych członków zespołu oraz wprowadzanie działań symultanicznych (czyli realizowanych jednocześnie poszczególnych zadań składających się na jeden projekt). Co więcej, współpraca pozwala na obniżenie kosztów, przy zachowaniu wysokiej jakości usług i produktów oraz daje szansę na szybsze podnoszenie kompetencji członków zespołu. Dzieje się tak, ponieważ ma miejsce tzw. wewnętrzny coaching - osoby współpracujące ze sobą, mające wspólny cel dzielą się ze sobą swoją wiedzą, przekazują instrukcje udoskonalające proces, opierając się przy tym na swoich wcześniejszych doświadczeniach.

Praca zespołowa to również wzrost innowacyjności, kreatywności. Członkowie grupy wymieniają się swoimi pomysłami, luźnymi myślami, inspirując się wzajemnie. Występuje efekt tzw. synergii grupowej - wspólne działanie daje lepsze efekty niż zsumowanie efektów indywidualnych (tzw. zasada 2 + 2 = 5). W wyniku tego procesu powstaje efekt organizacyjny, który jest przeciętną nadwyżką korzyści przypadającą na członka zespołu współdziałającego z pozostałymi osobami, w porównaniu z korzyścią możliwą do osiągnięcia w działaniu indywidualnym.

Dobrze zorganizowana współpraca wiąże się również z zacieśnieniem więzów społecznych w grupie oraz poprawieniem klimatu w zespole. To z kolei przekłada się na większe poczucie współodpowiedzialności za to, co dzieje się w wykonywanym projekcie i zaangażowanie w jego realizację.

Należy jednak pamiętać, iż praca zespołowa niesie za sobą również określone zagrożenia. Przykładowo w grupie - z różnych powodów - może dochodzić do częstych konfliktów i narastającej frustracji. Zagrożeniem jest również wyróżnione przez psychologów społecznych zjawisko próżniactwa społecznego, polegające na tym, że osoby nie angażują się w zadanie grupowe tak mocno, jakby angażowały się, wykonując je samodzielnie (zgodnie z postawą “Po co się męczyć, ktoś inny zrobi to za mnie”). Na szczęście z tego typu problemem można sobie poradzić, przez dokładne rozliczanie poszczególnych członków zespołu z zleconych im zadań.

Inne zagrożenie to zwerbowanie do zespołu osób, które są prawdziwymi indywidualistami, którzy nie odnajdują się we współpracy z innymi, przez co nie radzą sobie w takiej grupie. Może zdarzyć się również tak, że zebrany zespół będzie stanowił grupę urodzonych liderów, którzy będą próbowali swoją silną osobowością zdominować projekt. W każdej takiej sytuacji szczególną rolę powinien pełnić przywódca grupy, który przez odpowiednie reagowanie i delegowanie zadań wyeliminuje pojawiające się zagrożenia.

Tworzenie się grupy i rola przywódcy na poszczególnych etapach

Każdy kompetetny przywódca powinien zdawać sobie sprawę z tego, że dobry i efektywny zespół nie powstaje z dnia na dzień. Grupa od momentu jej utworzenia, czy też pierwszego spotkania jej członków, wchodzi bowiem w tzw. proces grupowy - pojawiają się pewne zjawiska, uruchamia się aktywność poszczególnych osób, kształtują się role, wypracowane zostają sposoby działania, normy i zasady dotyczące członków. Pomiędzy uczestnikami zespołu dochodzi do określonych interakcji - współpracy, rywalizacji oraz konfliktów. W zależności od tego, jak zostanie ona poprowadzona, następuje jej rozwój, stagnacja lub rozpad. Powstało wiele modeli teoretycznych procesu grupowego, jednak jedną z bardziej przekonujących jest propozycja Bruce’a Tuckmana.

Zdaniem tego autora proces grupowy przebiega zgodnie z czterema fazami, które są nieuniknione, aby zespół mógł efektywnie współpracować. Według badacza składa się on z:

  1. formowania,
  2. szturmu,
  3. normowania,
  4. działania.

Podkreślał również, co niezmiernie ważne dla tematu niniejszego artykułu, iż rolą przywódcy (kierownika zespołu) jest rozpoznawanie, w której fazie znajduje się jego zespół oraz dostosowanie do niego działań tak, aby najlepiej wykorzystać potencjał grupy.

 

Czym charakteryzują się poszczególne etapy? W fazie formowania się zespołu zgromadzone osoby starają się poznać się i wzajemnie “wybadać”. Każda z nich wnosi do grupy pakiet składający się przede wszystkim z wiedzy i dotychczasowych doświadczeń. Charakterystyczne jest unikanie kwestii spornych oraz skupianie się na zadaniach organizacyjnych. Na tym etapie nie spotyka się raczej konfliktów, ale jednocześnie praca nie jest bardzo efektywna - członkowie zespołu nie ufają sobie, nie występuje jeszcze efekt synergii. Zadania przywódcy, jakie pojawiają się w fazie formowania się zespołu przedstawione, zostały w ramce poniżej.

Faza formowania się - zadania przywódcy

1. Ponieważ członkowie zespołu nie znają się, naczelnym zadaniem przywódcy na tym etapie jest dookreślenie struktur, ról, czy też wzajemnych zależności. Ważne jest również nakreślenie norm, jakie wyznaczają zachowania w danej organizacji (grupie).

2. Określenie celu działalności grupy.

3. Jasne delegowanie zadań.

4. Udzielanie informacji zwrotnych na temat sposobu wykonywania zadań przez poszczególnych członków zespołu. Jest to niezwykle ważne, ponieważ w nowej sytuacji każda osoba potrzebuje wiadomości na temat tego, jak funkcjonuje - co robi dobrze, co wymaga skorygowania. Dlatego tu wyłania się kolejne zadanie przywódcy - dokładne kontrolowanie swojego zespołu.

Jak widać, rola lidera na tym etapie jest kluczowa - stanowi on źródło wielu cennych informacji, wyznacza kierunek oraz sposób działania, stanowi ogniwo scalające członków grupy.

W kolejnej fazie, określanej przez Tuckmana etapem szturmu, członkowie zespołu zaczynają otwierać się na siebie, co może prowadzić do konfrontacji przeciwstawnych poglądów. Grupa dociera się, dlatego też powstają różnego rodzaju nieformalne zasady pracy indywidualnej i grupowej. Większość członków posiada już pewne doświadczenia w zakresie wykonywanych przez siebie obowiązków.

W związku z powyższym następuje zmiana zapotrzebowania na działalność lidera - nie jest już konieczne tak dokładne instruowanie przy konkretnych zadaniach ani też szczegółowa kontrola ich wykonania. Grupa potrafi już samodzielnie ocenić jakość wykonanej przez siebie pracy. Co zatem należy do zadań przywódcy w fazie szturmu?

Faza szturmu - zadania przywódcy

1. Stawianie zadań, w toku wykonywania których członkowie zespołu będą wzajemnie od siebie zależni. To wpływa pozytywnie na proces wzajemnej współpracy oraz komunikacji.

2. Inicjowanie jak największej liczby sytuacji, w których członkowie grupy będą się ze sobą komunikować.

3. Ustalenie struktury organizacyjnej wewnątrz zespołu.

4. Ograniczenie kontroli do sytuacji bezwględnie tego wymagających.

Niektóre grupy przechodzą przez ten etap bardzo szybko, inne zostają w nim na dłużej. Wszystko zależy po pierwsze - od dojrzałości i umiejętności samego przywódcy i po drugie - od dojrzałości poszczególnych członków.

Kolejny etap, normowanie, to czas, kiedy reguły gry są już ustalone i dobrze znane wszystkim członkom zespołu. Każdy z nich staje się już samodzielnym specjalistą, który nie potrzebuje prowadzenia za rękę i ciągłej kontroli.

Oznacza to przesunięcie odpowiedzialności za wykonywane zadania - poszczególne osoby odpowiadają samodzielnie za swoją pracę i są z niej rozliczane. W tej fazie obserwuje się również dojrzałość zespołu pod kątem kontaktów interpersonalnych, co wiąże się także ze wzrostem konfliktów między członkami grupy. W wyniku tego pojawia się zapotrzebowanie na skuteczne sposoby ich rozwiązywania.

Faza normowania - zadania przywódcy

1. Koncentracja na sprawach interpersonalnych, w szczególności - pomoc w rozwiązywaniu konfliktów.

2. Wycofanie się i pozostawienie dużej swobody działania członkom zespołu.

3. Utrzymywanie partnerskich relacji z osobami tworzącymi grupę.

Ostatni etap procesu grupowego to działanie. Grupa w tej fazie stanowi już dojrzały zespół, który charakteryzują następujące cechy:

  • cele i zadania (jednostek i zespołu), które są jasno sprecyzowane i podzielane przez wszystkich,
  • sprawny przepływ informacji między przywódcą a grupą i odwrotnie,
  • sprawny przepływ informacji między członkami grupy,
  • wsparcie na poziomie społeczno-emocjonalnym,
  • wspólne wartości, które są akceptowane przez wszystkich członków,
  • niezaburzające koncentracji na zadaniach relacje grupowe (klimat współpracy, z podziałem ról i funkcji),
  • zdolność wykorzystywania potencjału członków zespołu oraz uwzględnianie ich predyspozycji przy przydzielaniu zadań,
  • współpraca,
  • gotowość do ponoszenia konsekwencji za działanie całego zespołu,
  • świadomość, że sukces zależy od zaangażowania wszystkich członków grupy.

Faza działania - zadania przywódcy

1. Dalsze kierowanie zespołem, przez wyznaczanie celów i roztaczanie misji.

2. Zbieranie informacji na temat realizacji zadań przez poszczególnych członków zespołu/poszczególne podzespoły.

3. Praca nad rozwojem własnym oraz członków zespołu.

4. Niesienie wsparcia w sytuacjach konfliktowych.

Co ważne, osiągnięcie fazy działania lub normowania wcale nie oznacza, iż grupa nie może “cofnąć się” do wcześniejszego etapu. Stanie się tak, jeżeli w zespole nastąpią znaczące zmiany personalne lub modyfikacjom ulegnie podział obowiązków i odpowiedzialności.

Tuckman, po latach, dodał również piątą fazę procesu grupowego - rozstanie. Najczęściej grupy mają bowiem charakter czasowy - po realizacji zadania lub osiągnięciu określonego celu zostają rozwiązane lub przegrupowane (wówczas cały omawiany proces zaczyna się od początku). Ważne jest, by w tej fazie przywódca - oczywiście w miarę możliwości - podsumował pracę grupy, wskazując, co zostało osiągnięte, czego nauczyli się jej członkowie etc.

Role w zespole, czyli jak rozpoznać playboy’a i nawigatora

Każda grupa to zlepek różnych osób. Dlatego naturalne jest, że w miarę działania procesu grupowego pojawiają się członkowie, którzy zaczynają pełnić różnego rodzaju role. Jedne z nich są pozytywne, ponieważ napędzają innych do pracy, czy też pomagają w rozwiązaniu trudnych sytuacji. Inne natomiast mogą okazać się destrukcyjne dla zespołu, dlatego ważne jest, by lider potrafił je rozpoznać i odpowiednio sobie z nimi poradzić, przekształcając je w role pozytywne.

Znanych jest wiele różnych klasyfikacji i nazw ról zespołowych. Poniżej przedstawiona zostanie jedna z nich (stworzona przez Z. Zaborowskiego), wskazująca modelowe zachowania różnych członków grupy. Oczywiście rzadko zdarza się tak, że występują one w postaci czystej, jednak samo wskazanie, że dana osoba może w jakimś chociaż procencie pełnić daną rolę, jest już dla przywódcy znaczącą wskazówką.

Wspomniany wyżej autor grupuje role zespołowe w trzy kategorie: zadaniowe, stymulujące rozwój grupy, utrudniające współżycie w grupie i jej rozwój. W tabeli poniżej prezentujemy wyróżnione przez Zaborowskiego role, wraz z krótkim opisem.

Role grupowe wg Z. Zaborowskiego

I. Role zadaniowe - zachowania, które przybliżają grupę do osiągnięcia założonego celu:

  • Inicjator - często proponuje nowe rozwiązania, wychodzi z nowymi pomysłami.

  • Kontynuator - przechwytuje pomysły Inicjatora, rozwija je i kontynuuje, zajmuje się zadaniami już rozpoczętymi.

  • Poszukujący informacji - zadaje dużo pytań, stara się ustalić istotne dla zadania i grupy fakty.

  • Dostarczający informacji - przekazuje grupie posiadane informacje, obserwacje etc.

  • Koordynator - pilnowanie, aby każdy miał odpowiednią liczbę zadań do wykonania, dzielenie pracy między poszczególnych członków zespołu.

  • Nawigator - przypomina o celu, informuje, na jakim etapie projektu znajduje się obecnie grupa.

  • Oceniający - ocenia postępy poszczególnych członków grupy oraz całości, podsumowuje, wyciąga na tej podstawie wnioski.

II. Role społeczne - ważne dla współżycia i rozwoju grupy:

  • Zachęcający - motywuje, namawia do aktywności, zachęca, wspiera osoby, które z różnych powodów źle się czują.

  • Harmonizator - dba, aby wszyscy w równy sposób uczestniczyli w życiu grupy, pilnuje równomiernego podziału obowiązków i zasobów, pomaga w konfliktach, dąży do kompromisów.

  • Rozładowujący napięcia - trudne sytuacje przedstawia w jasnych barwach, często zamienia w żart, proponuje rozrywkowe, rozładowujące działania.

  • Strażnik zasad - pilnuje, aby wszyscy trzymali się zasad i norm, przypomina o nich innym członkom grupy.

III. Role utrudniające współżycie i współpracę w grupie:

  • Blokujący - przeciwstawia się pomysłom i inicjatywom grupowym, podważa zasadność tego, co się dzieje, często kieruje się celami osobistymi.

  • Poszukujący uznania - niezależnie od tego, co się dzieje w grupie i co jest ważne, zwraca na siebie uwagę - podkreśla swoje zasługi (często bezpodstawnie), demonstruje swoje zdolności i możliwości.  

  • Dominujący - nie dopuszcza innych do głosu, zachowuje czołową pozycję w zespole, narzuca swoje zdanie, manipuluje innymi.

  • Unikający - nie podejmuje inicjatyw grupowych, unika włączania się w zadania grupy, stara się być na uboczu, nie podejmuje ryzyka.

  • Plotkarz - rozprasza grupę przez rozmowy z sąsiadującą osobą, zwykle nie na temat, może tworzyć podgrupy, liczni gadatliwi członkowie grupy zwykle siadają koło niego, nie jest w stanie trzymać tematu dyskusji.

  • Playboy - podkreśla i obnosi się ze swoim brakiem zaangażowania w procesy grupowe, a jego postępowanie może przybierać formę cynizmu, nonszalancji, niewybrednych żartów itp.

  • Poszukujący pomocy (Sierotka) - usiłuje wywołać współczucie innych, wyrażając nadmierną niepewność, lęk, zagubienie, deprecjonując własną wartość.

Podsumowując, każdy zespół, przynajmniej jednokrotnie, przechodzi przez proces grupowy, który składa się z czterech głównych faz i kończy dojrzałością grupy. W każdej fazie przed przywódcą stoją bardzo ważne zadania, to on bowiem koordynuje pracę i działanie całego zespołu, wyznaczając cel i misję. W miarę rozwoju grupy jego nadzorująca rola traci na znaczeniu, staje się bardziej inicjatorem zmian, koordynatorem, partnerem. Ważne jest również, by potrafił identyfikować role przyjmowane przez poszczególnych członków zespołu i w odpowiedni sposób na nie reagować (wzmacniać pozytywne i przekształcać negatywne w pozytywne).