Jak się zmienią akta osobowe od 2019 roku?

Na początku 2019 roku przedsiębiorcy muszą się przygotować na ważne zmiany w zakresie czasu przechowywania oraz w wyglądzie akt pracowników. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 28 maja 1996 r. było nowelizowane tylko kilka razy, a od 1 stycznia zastąpi je zupełnie nowy akt. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zmiana ta ma na celu dostosowanie teczek pracowników do przepisów RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.

Akta osobowe – ich obecny wygląd

Zgodnie z obecnymi przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) akta osobowe pracownika składają się z 3 części:

• A – gdzie zgromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

• B – z dokumentami dotyczącymi nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

• C – zawierającą dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinno układać się  w porządku chronologicznym oraz ponumerować. Każda część akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Największa zmiana – czwarta część akt

Zmiana powoduje, że akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części. Przez to powstanie nowa część D, która będzie zawierać dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. 4 części akt osobowych przewidziane w projekcie to:

• A – z dokumentami związanymi z ubieganiem się o zatrudnienie,

• B – zawierająca dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,

• C – w której znajdą się dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy,

• D – która została wyodrębniona i dotyczy ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Zgodnie z projektem zakres informacji gromadzonych w poszczególnych częściach nieco się zmieni. Nie będą to jednak zmiany zbyt duże i głównie wynikają z konieczności dostosowania rozporządzenia m.in. do RODO.

Część A

W części A będą znajdować się oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich.

Część B

Zawierać będzie oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część dokumentów została wymieniona w rozporządzeniu, jednak wskazany katalog nie jest wyczerpujący i obejmuje wyłącznie  oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy. W tej części powinny znaleźć się również oświadczenia i dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych.

Część C

W tej części znajdują się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca powinien umieszczać tu między innymi kopie wydanego świadectwa, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy czy dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Część D

Rozporządzenie wprowadziło tę część, wyłączając ją z części B. Znajdą się tu dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Części tematyczne w aktach osobowych

Projekt rozporządzenia przewiduje także możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze powiązane ze sobą tematycznie, numerując je kolejno A1, B1, C1. Wówczas każdej z nich będzie dotyczyło przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów. W podobny sposób będzie można postępować z częścią D, czyli podzielić ją na mniejsze dotyczące danej kary części D1, D2, D3, w których należy prowadzić spis z ponumerowanymi dokumentami ułożonymi chronologicznie.

Dokumentacja pracownicza

Projekt zakłada, że oprócz akt osobowych pracownika pracodawca będzie musiał przechowywać także inne rodzaje dokumentów, które będą stanowić dokumentację pracowniczą. Istotne jest to, że zgodnie z § 6 rozporządzenia tę dokumentację należy prowadzić oddzielnie dla każdego z pracowników. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy mogą odebrać całą papierową dokumentację pracowniczą po zakończeniu okresu jej przechowywania lub gdy pracodawca zdecyduje się na prowadzenie jej wyłącznie w formie elektronicznej. W dokumentacji pracowniczej należy przechowywać wiele dokumentów, które zostały wymienione w rozporządzeniu, między innymi: ewidencję czasu pracy, wszelkie wnioski, zgody, oświadczenia pracownika.

Nowe przepisy dotyczące odbioru dokumentacji

W projekcie rozporządzenia oprócz zakresu, sposobu i warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej znajdą się też nowe regulacje, wskazujące na możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej przez pracowników. Rozporządzenie reguluje sposób i tryb doręczania informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Odbiór dokumentacji jest możliwy w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania. Przepisy przewidują także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej. Uregulowano także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej uprawnionym członkom jego rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy?

Projekt jest na etapie konsultacji. W jego sprawie wypowiedziały się m.in. organizacje pracodawców i związki zawodowe. Według planu zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2019 roku. Od tej daty pracodawcy będą mieli 12 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni 1 stycznia 2019 roku. Akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku będą musiały być prowadzone już zgodnie z nowymi wymaganiami.