Poradnik Przedsiębiorcy

Karta ewidencji czasu pracy - w jakim celu się ją prowadzi?

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W czym jeszcze pomaga karta ewidencji czasu pracy?

Karta ewidencji czasu pracy a obowiązek jej prowadzenia

Jednym z ważnych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie karty ewidencji czasu pracy zatrudnionych u siebie pracowników. Niedostosowanie się do przepisów w tym zakresie może go słono kosztować. Oprócz prowadzenia ewidencji, ważne jest również, aby czas pracy pracowników był ewidencjonowany oddzielnie dla każdego pracownika. Poniżej przedstawimy, jak powinna być prowadzona karta ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Jak wynika z § 8  pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

  • pracę w poszczególnych dobach,
  • pracę w niedziele i święta,
  • pracę w porze nocnej,
  • pracę w godzinach nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy,
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ważne!
Ewidencja czasu pracy młodocianych powinna uwzględniać czas pracy przy pracach wzbronionych, które młodociany wykonuje w celu przygotowania zawodowego.

 

Jak powinna wyglądać karta ewidencji czasu pracy?

Karta ewidencji czasu pracy nie ma wzoru stworzonego przez ustawodawcę, w związku z tym należy opracować go samodzielnie, pamiętając aby zawierała wszystkie niezbędne elementy i odzwierciedlała, przez jaki czas pracownik faktycznie wykonywał pracę w poszczególnych dobach.

Ważne!
Prowadząc kartę ewidencje czasu pracy, oznaczając powyższe nieobecności pracownika, pracodawca może stosować dowolne symbole.

 

Jakie dokumenty należy dołączyć do karty ewidencji czasu pracy?

Do ewidencji czasu pracy dołączyć do niej wnioski o udzielanie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Ponadto w praktyce do karty ewidencji czasu pracy dołącza się wszelkie wnioski o urlop czy zwolnienia lekarskie pracownika. Postępując w powyższy sposób, można w sprawny sposób potwierdzić wiarygodność ewidencji czasu pracy i mieć przy okazji porządek w dokumentach. W przypadku prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy wszelkie wnioski można przechowywać w odrębnym segregatorze.

Kiedy nie ewidencjonuje się godzin pracy?

Jak było wspomniane na samym początku artykułu, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy. Występuje grupa pracowników, dla której nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy do tej grupy należą:

  • pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy.  Zatrudniając pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy, należy pamiętać, że nieewidencjonowanie godzin pracy nie jest równoznaczne ze zwolnieniem z prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. W ewi­dencji pracownika zatrudnionego w systemie zada­niowym powinny być uwzględnione  dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, na przykład w czasie urlopu, zwolnienia lekarskiego, usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności;

  • pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;

  • pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w w porze nocnej.

Ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej

Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza możliwość prowadzenia karty ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli. Dodatkowo dla bezpieczeństwa, w przypadku ewentualnego sporu sądowego, można raz na miesiąc wydrukować prowadzoną rzetelnie kartę ewidencji czasu pracy i przedłożyć ją do podpisu pracownikowi.

Udostępnienie karty ewidencji czasu pracy

Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić mu kartę ewidencji czasu pracy. Prawo do wglądu ma również Państwowa Inspekcja Pracy. Należy pamiętać, że udostępnienie karty ewidencji czasu pracy innym jest zabronione ze względu na ochronę danych osobowych.

Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych

Oprócz karty ewidencji czasu pracy pracodawca może prowadzić inne pomocnicze formy ewidencji, między innymi rejestr wyjść prywatnych. W praktyce oprócz karty ewidencji czasu pracy pomocniczo w firmach funkcjonuje tak zwany zeszyt wyjść prywatnych, który jest dobrym rozwiązaniem w celu zabezpieczenia się pracodawcy na przykład  w razie wypadku pracownika.

Konsekwencje nieprowadzenia karty ewidencji czasu pracy

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Przykład 1.

Pani Joanna wystąpiła do sądu w sprawie niewypłaconego wynagrodzenia za pracę wykonywaną w nadgodzinach przez firmę, w której aktualnie pracuje. Jak się okazało pracodawca nie mógł udowodnić pani Joannie, że nie należy się  jej wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, ponieważ nie była prowadzona ewidencja czasu pracy.

Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 13 stycznia 2005 r. II PK 114/04, w razie sporu między pracownikiem a pracodawcą o godziny nadliczbowe, przez brak prowadzenia karty ewidencji czasu pracy pracownika, pracodawcy jest trudno udokumentować, że nadgodziny nie występowały.