Koszty dokształcania pracownika - kiedy i w jakiej wysokości można ubiegać się o ich zwrot?

Pracodawca, który chce posiadać wykwalifikowanych pracowników, musi inwestować w podnoszenie przez nich kwalifikacji zawodowych - może dofinansowywać studia, kursy czy szkolenia. Jednak istnieje obawa, że wyda on fundusze na kształcenie pracownika, a wykwalifikowany pracownik się zwolni. Co w takiej sytuacji z kosztami dokształcania pracownika? Czy pracodawca może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów? O tym przeczytasz w artykule.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności, które odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 17 Kodeksu pracy pracodawca zobligowany jest do ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeżeli to podnoszenie kwalifikacji jest uzgodnione z pracodawcą lub odbywa się z jego inicjatywy, to pracownikowi przysługują świadczenia obligatoryjne:

• urlop szkoleniowy w wymiarze:

• 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego, eksternistycznego lub potwierdzającego kwalifikacje zawodowe;

• 21 dni - dla pracownika będącego na ostatnim roku studiów, w celu przygotowania pracy dyplomowej i przystąpienia do egzaminu dyplomowego;

• zwolnienie z całości dnia pracy lub części, jeśli jest to niezbędne, by przybyć na obowiązkowe zajęcia lub je odbyć (art. 103¹ § 2 Kodeksu pracy).

Dodatkowo pracodawca może pokryć koszty np. kształcenia, przejazdów, materiałów naukowych, noclegów czy wyżywienia (art. 103³ Kodeksu pracy). Są to tzw. świadczenia fakultatywne.

W jaki sposób powinna zostać wyrażona zgoda pracodawcy? Może to być każde zachowanie pracodawcy wskazujące na jego akceptację podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika, np. poprzez przyznanie dobrowolnych świadczeń fakultatywnych.

Proces podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest procesem zamkniętym, tzn. obejmującym cały okres nauki. Co istotne, pracodawca nie może wyrazić zgody jedynie na częściowe wsparcie nauki pracownika (np. tylko na pierwszym roku studiów). Zgoda powinna obejmować cały proces, którego wynikiem będzie podniesienie kwalifikacji zawodowych do oczekiwanego poziomu.

Świadczenia fakultatywne dla pracownika

Świadczenia fakultatywne, nieobowiązkowe zwolnione są z opodatkowania i oskładkowania, o ile zostały przyznane na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, które są wymagane na danym stanowisku pracy lub na stanowisku powierzonym w przyszłości w danej firmie.

Umowa szkoleniowa

Nie zawsze konieczne jest zawarcie umowy szkoleniowej z pracownikiem podnoszącym swoje kwalifikacje zawodowe. Podpisanie umowy jest niezbędne wówczas, kiedy w ramach tej umowy pracodawca przyznaje pracownikowi dodatkowe świadczenia oraz kiedy chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu nauki.

Zawierając umowę szkoleniową, warto wskazać w niej zobowiązanie do zwrotu kosztów oraz poinformować o zasadach dokonywania rozliczeń z tego tytułu.

W razie przyznania pracownikowi świadczeń fakultatywnych w umowie należy wskazać m.in:

• jakie dodatkowe koszty będzie pokrywał pracodawca oraz w jakiej wysokości;

• czy koszty będą pokrywane przez pracodawcę bezpośrednio czy może będzie zwracał pracownikowi poniesione przez niego koszty;

• w przypadku zwrotu kosztów, w jakim terminie oraz na jakiej podstawie będą one dokonywane.

Dodatkowo w umowie można zawrzeć zapis dotyczący natychmiastowego jej rozwiązania w wyjątkowych przypadkach. Umowę można też rozwiązać na mocy porozumienia stron.

Koszty dokształcania pracownika - czy pracodawca może domagać się zwrotu?

Niekiedy pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Do zwrotu kosztów będzie zobowiązany pracownik, który:

• nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub je przerwie (bez uzasadnionych przyczyn);

• w okresie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże z pracodawcą stosunek pracy za wypowiedzeniem;

• w okresie wskazanym wyżej rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943, mimo braku przyczyn wskazanych w tych przepisach;

a także pracownik, z którym pracodawca rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata (art. 103⁵ Kodeksu pracy).

Co istotne, nie wszystkie koszty dokształcania pracownika podlegają zwrotowi. Mianowicie wynagrodzenie, które wypłaci pracownikowi pracodawca za czas urlopu szkoleniowego lub zwolnienia od pracy nie podlega zwrotowi.

Kiedy pracownik nie będzie musiał zwracać kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych?

Pracownik podnoszący swoje kwalifikacje zawodowe nie będzie zobowiązany do zwrotu kosztów dokształcania jeżeli:

• pracodawca złoży pracownikowi wypowiedzenie,

• pracodawca zwolni pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 Kodeksu pracy,

• rozwiązanie umowy odbędzie się na mocy porozumienia stron,

• umowa o pracę wygaśnie,

• pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy,

• nastąpi przejęcie zakładu pracy w trybie 231 Kodeksu pracy.

W jakiej wysokości pracownik powinien zwrócić koszty dokształcania?

Zgodnie z art. 103⁵ Kodeksu pracy pracownik w sytuacjach wymienionych w artykule jest zobowiązany do zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych w wysokości proporcjonalnej do:

• okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji bądź

• okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

W przypadku niepodjęcia przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest on zobowiązany do zwrotu całości poniesionych przez pracodawcę kosztów.

Przykład 1.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę szkoleniową, w której jako okres obligujący do zwrotu kosztów dokształcania zostały wskazane 2 lata. 31.10.2016 r. pracownik odbył na koszt pracodawcy szkolenie, które kosztowało 1000 zł. 31.07.2017 r. pracownik złożył wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia wynosił 1 miesiąc, więc stosunek pracy ustał 31.08.2017 r. Pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów szkolenia w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia tj. w wysokości 583,33 zł.

• 24 miesiące - 1000 zł

• 14 miesięcy - 583,33 zł (okres, który pozostał od rozwiązania umowy do upływu okresu 24 miesięcy od ukończenia szkolenia)

Przykład 2.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę szkoleniową, w której jako okres obligujący do zwrotu kosztów dokształcania zostały wskazane 2 lata. 31.03.2015 r. pracownik odbył na koszt pracodawcy szkolenie, które kosztowało 1500 zł. Jednocześnie w związku, z tym, że był to dzień pracujący, za który pracownik zachował prawo do wynagrodzenia, wynagrodzenie to wyniosło 200 zł. Pracodawca zobowiązał się również do zwrotu kosztów dojazdu z Wrocławia do Warszawy i z powrotem - koszt 300 zł. 30.09.2016 r. pracodawca zwolnił pracownika dyscyplinarnie. Kosztów wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz kosztów dojazdów pracownik nie zwraca, gdyż były to koszty fakultatywne. Pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów szkolenia w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia, tj.375 zł.

• 24 miesiące - 1500 zł

• 6 miesięcy - 375 zł