Koszty uzyskania przychodów - cz. II

Koszty związane z wynagrodzeniami

Nie ulega wątpliwości, że przedsiębiorca zatrudniający pracowników może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności wypłacane im wynagrodzenia. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W KPiR wyodrębniono kolumnę 12 do ujmowania kosztów wynagrodzeń pracowników. Wiadomo jednak, że na wynagrodzenie oprócz podstawy składają się jeszcze koszty uzyskania przychodu, podatek oraz składki ZUS płacone przez pracownika i pracodawcę w określonych przez przepisy wymiarach. W związku z tym przedsiębiorcy często mają problem w jakiej kwocie ująć wynagrodzenia w KPiR.

Bez względu na to czy wynagrodzenie dotyczy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę czy zlecenie ujmuje się je w kwocie brutto w kolumnie 12 KPiR. A więc do kolumny tej trafiają również zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS w części płaconej przez pracownika.

 

Ważne!

Składki ZUS za pracownika, które opłaca pracodawca księgowane być powinny do kolumny 13 księgi jako Pozostałe wydatki. Tutaj również powinny trafić wydatki związane z opłacaniem składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

 

Ważne!

Aby wynagrodzenie pracownika (brutto) oraz składki na ZUS stanowiły koszt muszą być opłacone! Termin zapłaty ZUS za dany miesiąc upływa 15 dnia miesiąca następującego po nim.

Co zatem może stanowić podstawę księgowania kosztu związanego z wynagrodzeniem i pod jaka datą ujmować je w KPiR? Ponieważ wynagrodzenia mogą być kosztem przedsiębiorcy jedynie pod warunkiem, że zostały zapłacone, to właśnie pod datą wypłaty powinny zostać ujęte w księdze. Istotną kwestią są dowody, które potwierdzają wypłacenie wynagrodzeń. W przypadku umów o pracę przedsiębiorcy zwykle wykorzystują listę płac, na której pracownicy potwierdzają podpisem kwotę otrzymanych świadczeń zarówno w gotówce, jak i w naturze. Natomiast dowodem potwierdzającym wypłatę wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek.

 

Ważne!

Diety oraz wydatki objęte ryczałtem dotyczące wyjazdów zarówno właściciela jak i pracowników ujmowane są w kolumnie 13 KPiR.

 

Ważne!

W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel nie otrzymuje stałego, co miesięcznego wynagrodzenia. Jego wynagrodzeniem jest dochód uzyskany z działalności. W związku z tym w KPiR nie ma bezpośrednio uwzględnienia pozycji wynagrodzenie właściciela - przedsiębiorcy.

Koszty uzyskania przychodów księgowane w czasie na przykładach

Przyjmując metodę memoriałową za główną w prowadzeniu KPiR, koszty uzyskania przychodów dotyczące przyszłych okresów przedsiębiorca powinien ujmować w roku podatkowym, którego dotyczą. Wydatki rozliczane tą metodą można ewidencjonować w podziale na poszczególne miesiące, których dotyczy. Oznacza to konieczność podziału kosztu na poszczególne lata podatkowe. W metodzie kasowej liczy się fakt wystawienia dokumentu księgowego. Można więc przyjąć, że nawet koszty dotyczące przyszłego okresu ujmowane są jednorazowo w kosztach w dniu wystawienia faktury.

Problem kosztów rozliczanych w czasie metodą memoriałową pojawia się głównie w sytuacji rozliczania ubezpieczeń, ale nie tylko. Najłatwiej postępowanie w takich przypadkach zobrazuje następujący przykład:

Przedsiębiorca wykupił polisę ubezpieczeniową firmowego samochodu OC (1 sierpnia 2015 - 31 lipca 2016) w kwocie 2500 zł. Jak zatem powinien zaksięgować koszt jeżeli przypada na dwa kolejne lata podatkowe?

Obliczamy proporcją:

  • w roku 2015 do kosztów zaliczy: 5/12 x 2500 zł = 1041,67 zł
  • w roku 2016 do kosztów zaliczy: 7/12 x 2500 zł = 1458,33 zł

Wartości mogą być księgowane na podstawie dowodu wewnętrznego, pamiętając o zachowaniu w dokumentacji księgowej polisy i dowodu jej zapłaty.