Poradnik Przedsiębiorcy

Założenie działalności - formularz CEIDG-1 z omówieniem

Obecnie każda osobą chcąca rozpocząć własną działalność gospodarczą musi złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (tzw. wniosek o założenie działalności). W tym celu nowy przedsiębiorca wypełnia druk CEIDG-1. Ponieważ druk ten służy również do aktualizacji danych przedsiębiorców już zarejestrowanych, bądź zawieszenia działalności, ważne jest uzupełnienie odpowiednich rubryk.

Pobierz formularz założenia działalności CEIDG-1 w formacie PDF

Do pobrania:

pdf
Formularz CEIDG-1 - zakładanie działalności.pdf druk do ręcznego wypełnienia

Cel złożenia wniosku - założenie działalności

Założenie działalności gospodarczej wymaga w pierwszej kolejności, aby wypełnić pole 01. Dotyczy ono celu złożenia wniosku. W tym miejscu nowy przedsiębiorca powinien zaznaczyć pozycję 1 - “Wniosek o wpis do CEIDG przedsiębiorcy”. Część kolejną 02, czyli miejsce i datę złożenia wniosku należy pozostawić pustą, jest to pole wypełniane przez urząd.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Dane osoby składającej wniosek

W części 03 podatnik uzupełnia swoje dane osobowe oraz numer i serię dokumentu tożsamości, PESEL, NIP i REGON (jeśli wypełniający nie posiada numeru PESEL, NIP-u i/lub REGON-u, zaznacza we wniosku pola “Nie posiadam numeru PESEL/NIP/REGON”). W przypadku obywatelstwa należy wymienić wszystkie posiadane obywatelstwa. Obywatelstwo polskie natomiast deklaruje się zaznaczając je znakiem “x”. Opcjonalnie wpisuje się tu także drugie imię oraz nazwisko rodowe. Przy oświadczeniu w pozycji 15 trzeba bezwzględnie zaznaczyć opcję “Tak, składam oświadczenie”. W przypadku pozostawienia danego pola pustego, wniosek zostanie uznany za niepoprawny i działalność nie zostanie zarejestrowana w centralnej ewidencji.

W trzeciej części wniosku CEIDG-1 znajdują się także pola 03.1 oraz 03.2, które wypełnia tylko podatnik nieposiadający obywatelstwa kraju członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Części 04 i 05 wniosku są przeznaczone na wpisanie adresu wnioskodawcy - odpowiednio zamieszkania oraz zameldowania. W przypadku, gdy składający nie wypełni pól dotyczących adresu zameldowania (część piąta) i nie wybierze przy tym opcji “Brak miejsca zameldowania”, to za takowy zostanie uznany adres wprowadzony do rubryki czwartej wniosku. Pole 11 - “Opis nietypowego miejsca” - jest zazwyczaj pozostawiane puste, chyba że podatnik uzna swoje miejsce zamieszkania za w jakiś sposób nietypowe, wymagające uściślenia.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Dane o firmie

W części 06 podatnik uzupełnia podstawowe informacje, dotyczące jego firmy. Należy podać nazwę firmy, pamiętając jednocześnie, że w nazwie firmy nieposiadającej osobowości prawnej (czyli działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną lub też spółki cywilnej) musi być zawsze zawarte imię i nazwisko właściciela lub właścicieli. W związku z tym sama nazwa “P.H.U. Pszczółka” to za mało, we wniosku należy wpisać np. “P.H.U. Pszczółka Jan Pszczelarz”. W przewidywanej liczbie osób pracujących należy uwzględnić wszystkie osoby, które uzyskują z działania na rzecz firmy dochód lub wynagrodzenie - czyli, oprócz pracowników, zaliczany jest tu także właściciel. Natomiast w polu 06.1. “Przewidywana liczba pracujących” należy podać liczbę osób wykonujących pracę przynoszącą im zarobek w formie wynagrodzenia lub dochód, bez względu na miejsce i czas jej trwania. W praktyce oznacza to, że pracującymi w tym kontekście będą:

  • osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, 
  • pracodawców tj. właścicieli jednostek prowadzących działalność gospodarczą (łącznie z pomagającymi członkami rodzin)
  • osoby pracujące na własny rachunek (osoby, które prowadzą własne gospodarstwo rolne albo prowadzą działalność gospodarczą na własny rachunek, nie zatrudniając pracowników najemnych), 
  • osoby wykonujące pracę nakładczą.

Natomiast w kolejnym oknie 06.2: "Przewidywana liczba zatrudnionych" to osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (czyli pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę).

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Przykład 1

Jeżeli przedsiębiorca nie zamierza zatrudniać pracowników - sam będzie prowadził działalność w polu 06.1. "Przewidywana liczba pracujących" wprowadza "1", a w polu 06.2. "Przewidywana liczba zatrudnionych" podaje "0".

Bardzo istotna w części szóstej jest rubryka 06.3. W tym miejscu przedsiębiorca musi zadeklarować rodzaj działalności, jaką będzie wykonywał.

Kategorie działalności gospodarczej są ujęte w specjalnym zbiorze – Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD 2007). Klasyfikacja podzielona jest na sekcje od A do U, w których znajdują się następnie działy, grupy, klasy i podklasy. Każdy typ działalności ma przypisany unikalny, 5-znakowy kod. Podatnik, zakładający działalność, musi ustalić, jakiego będzie ona rodzaju i jaki kod z klasyfikacji jest dla niej odpowiedni. Przy pomocy tego właśnie kodu należy uzupełnić pole 06.3. Pozycja 1 jest konieczna do wypełnienia - to tutaj należy wpisać kod działalności przeważającej - czyli takiej, z której podatnik uzyskuje (lub przewiduje, że tak będzie) największe przychody. Jeśli jest to jedyny rodzaj prowadzonej działalności, pozostałe pozycje mogą pozostać puste. W innym wypadku należy je uzupełnić kolejnymi właściwymi kodami PKD.

We wniosku CEIDG-1 można wpisać do 9 rodzajów działalności, prowadzonych w ramach jednej firmy. W przypadku, gdy liczba to okaże się zbyt mała, podatnik może skorzystać z załącznika CEIDG-RD, zaznaczając na głównym formularzu pole “Kontynuacja w załączniku CEIDG-RD”.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pole 07 przeznaczone jest na wpisanie nazwy skróconej firmy. Można w tym miejscu wprowadzić maksymalnie 31 znaków. Jest to pole istotne ze względu na fakt, że nazwa skrócona podawana jest dla potrzeb ZUS. Dlatego, nawet jeśli przedsiębiorca nie decyduje się na stworzenie krótszej nazwy swojej działalności, pozycję siódmą powinien uzupełnić swoim imieniem i nazwiskiem.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Obowiązkowa jest natomiast rubryka 08, w której uzupełnić należy datę rozpoczęcia działalności. Trzeba przy tym pamiętać, że termin ten nie może być wcześniejszy, niż dzień złożenia wniosku CEIDG-1. Przedsiębiorca może więc wpisać w tym miejscu termin złożenia wniosku lub też wybraną datę późniejszą. 

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

W pozycji 09 nowy przedsiębiorca uzupełnia dane kontaktowe - numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer faksu i stronę WWW. Pozycje te nie są obowiązkowe. Jeśli natomiast wypełniający zdecyduje się na podanie adresu e-mail oraz strony www, zostaną one umieszczone na stronie CEIDG i będą ogólnodostępne dla osób poszukujących danych firmie w bazie.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycja 10 wniosku dotyczy głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Jest to pole obowiązkowe w przypadku, gdy siedziba firmy znajduje się pod innym adresem, niż wskazany w pozycji czwartej formularza. Opcjonalnie można wtedy wypełnić także pozycję 10.2 - adres doręczeń, jeśli korespondencja ma przychodzić na adres inny, niż firmowy. Co istotne, adres do doręczeń może być umiejscowiony wyłącznie na terytorium Polski.

Jeśli jednak podatnik będzie prowadził działalność w miejscu zamieszkania, pozostawia rubrykę 10 niewypełnioną. W takim wypadku w bazie CEIDG - a co za tym idzie, na ogólnodostępnej stronie internetowej - adres zamieszkania przedsiębiorcy zostanie automatycznie zapisany także jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Jeśli działalność gospodarcza jest wykonywana w więcej niż jednym miejscu - tzn. występują dodatkowe oddziały, punkty sprzedaży czy świadczenia usług itp. - należy uwzględnić taką sytuację w składanym wniosku. Służy do tego rubryka 11 - dodatkowe miejsce wykonywanej działalności gospodarczej. W polu 11.3 dotyczącym adresu dodatkowego miejsca prowadzenia działalności, niezbędne do wypełnienia są pozycje tj: kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, numer nieruchomości i numer lokalu, a także informacja, czy wskazany adres dotyczy działalności wykonywanej przez przedsiębiorcę, czy też przez spółkę cywilną, której jest on członkiem.

Natomiast, gdy zdarzy się, że miejsce dodatkowe wykonywania działalności znajduje się poza granicami Polski, podatnik jest zobowiązany do wypełnienia w tej części pól: kraj, miejscowość, kod pocztowy i informacji o tym, jaki podmiot prowadzi w tej lokalizacji działalność.

W przypadku, gdyby miejsc dodatkowych było więcej niż jedno, podatnik powinien posłużyć się załącznikiem CEIDG-MW, zaznaczając pole “Kolejne miejsca wykonywania działalności gospodarczej w załączniku CEIDG-MW”.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycja 12 wniosku to miejsce, w którym należy uzupełnić datę powstania obowiązku opłacania składek ZUS. Dla nowego przedsiębiorcy jest to data tożsama z terminem, na jaki przypada założenie działalności gospodarczej (pozycja 12 = pozycja 08). Tym samym, składając formularz CEIDG-1, podatnik automatycznie zostaje zgłoszony do ZUS jako płatnik składek.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycja 13 wniosku interesuje podatnika jedynie w wypadku, gdy zakłada on pozarolniczą działalność gospodarczą, będąc jednocześnie rolnikiem i zamierza nadal podlegać ubezpieczeniu społecznemu w ramach Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). Podatnik może zdecydować się na pozostanie ubezpieczonym w ramach KRUS. W tym celu w rubryce 13 należy wprowadzić dane właściwej jednostki terenowej KRUS i zaznaczyć odpowiednio wybrane pola.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycje 14, 15 i 16 wniosku nie dotyczą nowych przedsiębiorców.

Pozycja 17 natomiast, to miejsce przeznaczone na informacje o naczelnikach urzędów skarbowych, odpowiednich dla danego przedsiębiorcy. Aby prawidłowo wypełnić tę rubrykę podatnik musi przede wszystkim ustalić, jaki jest właściwy dla niego naczelnik urzędu skarbowego do spraw ewidencji podatników. Naczelnik urzędu skarbowego właściwy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych jest ustalany ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Jeśli okaże się, że jest to naczelnik inny, niż wprowadzony w polu 17.1, przedsiębiorca jest zobowiązany do wypełnienia także pola 17.2. W innym przypadku pozycję tę pozostawić należy pustą.

Miejsce na wpisanie poprzedniego naczelnika urzędu nie dotyczy osób, składających wniosek zgłaszających nowo utworzoną firmę.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Wybór formy opodatkowania

Przy pozycjach kolejnych - 18 i 19 warto zatrzymać się na dłużej, ponieważ założenie działalności wiąże się z wyborem formy opodatkowania swojej firmy podatkiem dochodowym.

Wybrana forma opodatkowania będzie wiązać przedsiębiorcę do końca roku podatkowego. Po wybraniu formy opodatkowania podatnik musi także zadecydować o sposobie opłacania zaliczki na podatek dochodowy. Wybór zaliczki miesięcznej lub kwartalnej oznacza, że podatnik będzie zobowiązany odprowadzać zaliczkę na podatek, obliczoną na podstawie kosztów, przychodów i składek ZUS narastająco od początku roku. Różnica tkwi w tym przypadku tylko w częstości opłat - zaliczki miesięczne są odprowadzane w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, natomiast kwartalne - do 20 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.

Zaliczka uproszczona nie opiera się natomiast na bieżących przychodach i kosztach, a jest wyliczana na podstawie wysokości dochodów uzyskiwanych dwa lub trzy lata wcześniej, podzielonych na 12 miesięcy. Wobec tego takiej formy opłacania zaliczek nie może wybrać przedsiębiorca, który w poprzednich latach podatkowych nie wykazał przychodu powodującego obowiązek opłacenia podatku lub wykazywał stratę.

Wybór formy zaliczki nie wpływa na wysokość podatku dochodowego, który ostatecznie jest rozliczany na koniec roku podatkowego przy pomocy deklaracji rocznej PIT.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycje 20, 21 i 22 wniosku dotyczą dokumentacji rachunkowej firmy. Rubrykę 20 należy wypełniać zawsze - jest to deklaracja dotycząca formy ewidencji w jakiej będą prowadzone rachunki firmowe. Do wyboru są tu księgi rachunkowe - czyli księgowość pełna, którą musi prowadzić podmiot, którego obrót w ubiegłym roku podatkowym przekroczył 1 200 000 euro. Podmioty o obrotach mniejszych mogą, ale nie muszą decydować się na księgowość pełną - do wyboru są różne ewidencje księgowości uproszczonej. Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzą podatnicy korzystający z księgowości uproszczonej i opodatkowani podatkiem ogólnym lub liniowym. Inne ewidencje dotyczą natomiast pozostałych form opodatkowania - np. ewidencja przychodów dla ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej.

Należy pamiętać, że pomimo iż dane zgłoszeniowe trafiają również do Urzędu Skarbowego, w samym urzędzie należy czasem potwierdzić założenie wybranej ewidencji np. prowadzenia KPiR.

Może się także zdarzyć sytuacja, w której podatnik nie będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunków firmowych. Przesłankami, zezwalającymi na taką ulgę mogą być np. wiek lub stan zdrowia. Jednakże podatnik nie może sam podjąć decyzji w tej kwestii - zezwolenie na przyznanie zwolnienia jest wydawane przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Jeśli podatnik zdecyduje się samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy, nie wypełnia rubryki 21, a w 22 zaznacza odpowiednie pole (w zależności od tego, czy dokumentację przechowuje w miejscu zamieszkania (04), zameldowania (05), siedzibie działalności (10) lub w innym miejscu prowadzenia działalności (11)). Gdyby natomiast przedsiębiorca zdecydował się powierzyć swoją dokumentację biurze rachunkowemu, w pozycji 21 i 22 wpisuje dane tego podmiotu.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Szczególne formy działalności

Pozycje 23, 24 i 25 dotyczą szczególnych form prowadzenia działalności. Jeśli zdarzy się, że podatnik prowadzi zakład pracy chronionej, zagraniczne przedsiębiorstwo drobnej wytwórczości i/lub działalność wyłącznie w formie spółki cywilnej, jest zobowiązany do zaznaczenia odpowiednio wybranych rubryk.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Kontynuacją pola 25 jest rubryka 26. W niej przedsiębiorca uzupełnia dane spółki cywilnej, której jest wspólnikiem. Gdy zajdzie potrzeba wprowadzenia w tym miejscu danych większej ilości spółek, należy wykorzystać załącznik CEIDG-SC, oznaczając w podstawowym wniosku pozycję “Kontynuacja w załączniku CEIDG-SC”.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

W pozycji 27 należy uzupełnić informację o tym czy wnioskodawcę wiąże z małżonkiem wspólność majątkowa oraz podać datę jeżeli taka wspólność ustała w trakcie wykonywania działalności gospodarczej (rozdzielność majątkowa).

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Zgłoszenie rachunku bankowego

Rubryka 28 wniosku dotyczy rachunków bankowych przedsiębiorcy. W tym miejscu należy przedstawić informacje na temat wszystkich kont, które są lub będą związane z działalnością gospodarczą. Nie ma natomiast obowiązku (choć jest możliwość) wpisywania danych rachunku osobistego.

Jeśli podatnik podaje więcej rachunków niż pozycji dostępnych na blankiecie wniosku, może wykorzystać załącznik CEIDG-RB. Należy wtedy pamiętać, aby wybrać jedno z kont, na który będzie trafiał ewentualny zwrot podatku - należy to zrobić, zaznaczając pole “Rachunek, na który dokonywany będzie zwrot podatku”

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Pozycja 29 nie jest obowiązkowa - wypełnia ją podatnik, który posiada numery identyfikacji podatkowej lub ubezpieczeniowej w innych krajach niż Polska. W przypadku, gdy takich numerów jest więcej niż jeden, przedsiębiorca powinien skorzystać z załącznika CEIDG-RB, zaznaczając przy tym na głównym wniosku informację na ten temat.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Zgłoszenie pełnomocnictwa

Pozycja 30 to miejsce, w którym podatnik może wskazać pełnomocnika swojej firmy. Nie jest to obowiązkowe - pozycja ta może pozostać pusta zarówno w przypadku, gdy pełnomocnictwo nie zostało nikomu udzielone, ale też wtedy, gdy podatnik nie decyduje się na jego zgłoszenie.

We wniosku CEIDG-1 można umieścić dane tylko jednego plenipotenta (pełnomocnika). Jeśli zaistnieje potrzeba wprowadzenia większej ilości osób, należy skorzystać z dodatkowego załącznika CEIDG-PN - zaznaczając oczywiście odpowiednie pole na formularzu.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Podpis i informacja o załącznikach

Pole 31 to ostatnia rubryka wniosku. Pozycja ta służy do uporządkowania aspektów formalnych - w tym miejscu podatnik umieszcza informację o rodzajach i ilości załączników, które będą złożone razem z wnioskiem. Poniżej należy uzupełnić datę i miejsce złożenia wniosku oraz podpis - wnioskodawcy bądź też pełnomocnika.

Założenie działalności - formularz CEIDG-1

Poprawnie wypełniony, podpisany i złożony formularz CEIDG-1 wraz z załącznikami i dodatkowymi drukami ZUS-ZUA i VAT-R skutkuje możliwością rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej (a założenie działalności uznaje się za zakończone z powodzeniem).