Nieobecność w pracy? Usprawiedliwienie jest niezbędne

Stosunek pracodawcy do nieobecności zaskakuje czasem pracowników, zwłaszcza tych z mniejszym stażem zawodowym. Z perspektywy podwładnego jego absencja nie przynosi firmie większych szkód. Jednak powinien mieć on na uwadze, że nieobecność w pracy może zostać uznana za poważne uchybienie w wykonywaniu obowiązków i skutkować dyscyplinarnym rozwiązaniem umowy o pracę.

Na jakiej podstawie wyjaśnienia?

Niestawienia się w pracy nie należy bagatelizować. Kodeks pracy wskazuje pracę właśnie jako obowiązek zatrudnionego względem pracodawcy. Niewypełnianie powierzonych zadań stanowi poważne wykroczenie i, aby uniknąć dyscyplinarnego zwolnienia, nieobecność należy usprawiedliwić. Rozdział pierwszy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazuje formy i terminy dostarczania usprawiedliwienia.

Kiedy należy powiadomić pracodawcę o absencji?

Respektując umowę z pracodawcą o nieobecności należy go powiadomić jak najszybciej, a jeśli to możliwe - nawet jeszcze przed jej wystąpieniem. Jeśli okoliczności uniemożliwiają natychmiastowe usprawiedliwienie, powinno się to zrobić najpóźniej następnego dnia. Niedotrzymanie tych terminów może być uzasadnione wyłącznie poważnymi okolicznościami - obłożną chorobą pracownika przy równoczesnej nieobecności domowników.

W jaki sposób informować pracodawcę?

Przepisy prawa nie wymagają od pracownika osobistego i bezpośredniego informowania przełożonego o nieobecności. Informacje można przekazać za pośrednictwem poczty, telefonu, współpracowników, o ile w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym nie jest zapisane inaczej. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie musi sporządzać regulaminu pracy, zasady dotyczące nieobecności i informowania o nich powinny być zawarte w umowie o pracę w informacji dodatkowej.

Uzasadniając swoją nieobecność, najlepiej jest przedstawić dokument potwierdzający jej przyczynę i charakter. Najczęściej spotykany jest druk ZUS ZLA, nazywany często “L4” (wcześniejsze oznaczenie). Wystawiany jest zwykle w dniu badania, a najwcześniej 3 dni przed badaniem wykazującym niezdolność do pracy. Wyjątkiem od reguły “3 dni wstecz” jest druk wystawiony przez lekarza psychiatrę, dla którego przepisy nie wskazują limitu czasowego (wystawiania wstecz).

Dowody usprawiedliwiające niezdolność do pracy zawarte w rozporządzeniu o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy to:

  • zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,

  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,

  • oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,

  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,

  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Nie tylko forma pisemna!

Biorąc pod uwagę fakt, iż pracodawca jest osobą wyrozumiałą, czasem nie trzeba wchodzić na formalną ścieżkę usprawiedliwiania. Par. 1 rozporządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy mówi, że do przyczyn usprawiedliwiających nieobecność należą również te wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę.

Urlop na żądanie

Ostatecznie rozwiązaniem problemu nieobecności może być urlop na żądanie. Choć obejmuje tylko 4 dni w roku, nie wymaga on uzasadnienia. W przypadku wysłania żądania o urlop pocztą (kurierem), pracownik zabezpiecza się przed dyscyplinarnym zwolnieniem. Warunkiem jest zawiadomienie pracodawcy przed rozpoczęciem “dniówki”. Choć  zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (wyrok SN z 16 września 2008 r. II PK 26/08) pracownik ma obowiązek oczekiwania z rozpoczęciem urlopu na żądanie na odpowiedź pracodawcy, zaniechanie tego oczekiwania nie może być podstawą do wypowiedzenia mu umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia.

Sumienność popłaca

Jak w przypadku każdej innej umowy, również w przypadku umowy o pracę, niedotrzymanie jej warunków może skutkować “karnym” rozwiązaniem - bez zachowania terminu wypowiedzenia. Ponadto świadectwo pracy może stać się mało przychylnym pracownikowi dokumentem - niestawianie się w pracy, będące przyczyną zakończenia stosunku pracy, źle świadczy o pracowniku i może zaważyć o wyniku rekrutacji na kolejne stanowisko pracy.