Prawo bilansowe nie narzuca bezwzględnie pewnych rozwiązań. Aby jednostki mogły jak najlepiej zrealizować założone cele przedsiębiorstwa, mają możliwość wyboru spośród określonych rozwiązań. Jednostki dokonują pewnych wyborów odnośnie do sposobu postępowania w ramach swobody przyznanej przez prawo bilansowe i uwzględniają je w polityce rachunkowości. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek utworzenia zakładowego planu kont (ZPK). Zakładowy plan kont jest bardzo istotną częścią składową dokumentacji polityki rachunkowości. Odpowiednio opracowany zakładowy plan kont i zawarte w nim ustalenia umożliwiają prawidłowe przedstawienie operacji gospodarczych oraz wyniku finansowego przedsiębiorstwa. Wynik finansowy jest podstawą podejmowania decyzji przez zarządy i inwestorów. Wyjaśniamy, w jaki sposób dostosować plan kont do potrzeb danej jednostki.
Zakładowy plan kont
Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości każda jednostka podlegająca przepisom prawa bilansowego powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zakładowy plan kont jest zatem elementem dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.
Na mocy art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W zakładowym planie kont należy ustalić klasyfikację kont uwzględniającą specyfikę danej jednostki oraz jej potrzeby w zakresie bieżącej analizy i oceny jej sytuacji majątkowej i finansowej. Za ustalenie zakładowego planu kont odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.
Co powinien zawierać zakładowy plan kont?
Plan kont zawiera wykaz kont (ich nazw i ewentualnie symboli), opracowany dla konkretnego podmiotu gospodarczego, uwzględniający specyfikę jego działalności, organizacji oraz potrzeb informacyjnych użytkowników sprawozdań finansowych.
Plan kont powinien zawierać co najmniej:
- wykaz kont księgi głównej,
- przyjęte zasady klasyfikacji operacji gospodarczych,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Zakładowy plan kont składa się z:
- kont księgi głównej – konta syntetyczne,
- kont ksiąg pomocniczych – konta analityczne.
Dodatkowo każdy zespół kont może być uzupełniony wykazem kont pozabilansowych, których salda i obroty nie są przenoszone do sprawozdań finansowych. Ich zadaniem jest natomiast uproszczenie zarządzania składnikami objętymi tą ewidencją i sprawowanie nad nimi kontroli.
Plan kont a jego dostosowanie do potrzeb przedsiębiorstwa
Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowych planów kont mogą być stosowane wzorcowe plany kont. W przypadku gdy minister właściwy do spraw finansów publicznych nie określił wzorcowego planu kont dla danej jednostki, jednostka taka może stosować jako zakładowy plan kont wzorcowe plany kont z różnych dostępnych na rynku wydawniczym publikacji. Jest to wygodne i szybkie rozwiązanie, dzięki któremu zaoszczędzimy czas na tworzenie własnego zakładowego planu kont. Wskazane jest jednak, aby ustalając zakładowy plan kont, przeanalizować potrzeby danej jednostki i dostosować go do specyfiki prowadzonej przez nią działalności. Wzorcowe plany kont warto natomiast wykorzystać jako wzorce i rozwiązania do naśladowania przy opracowywaniu własnego zakładowego planu kont. Szczegółowa analiza specyfiki przedsiębiorstwa na etapie tworzenia zakładowego planu kont z pewnością zaprocentuje w przyszłości. Ustalenie dobrze skonstruowanego zakładowego planu kont, odpowiednio przystosowanego do potrzeb jednostki, jest szczególnie istotne w przypadku dużych jednostek, o rozbudowanym zakresie działalności operacyjnej i zwiększonych potrzebach informacyjnych.
Opracowując własny zakładowy plan kont, trzeba zadbać, by był zgodny z zasadami księgowości i ustawą o rachunkowości oraz konstrukcja planu kont powinna umożliwiać ewidencjonowanie wszystkich występujących w danej jednostce operacji gospodarczych i w efekcie sporządzenie sprawozdania finansowego, sprawozdań statystycznych, rozliczenie obowiązujących jednostkę podatków itd. Przed ustaleniem zakładowego planu kont jednostka powinna podjąć decyzję w zakresie wyboru zasad i metod ewidencji syntetycznej i analitycznej rzeczowych aktywów obrotowych, metod ewidencji, kontroli i wyceny aktywów trwałych o niskiej wartości jednostkowej; zasad ewidencji przychodów i kosztów czy wariantu rachunku zysków i strat.
Zakładowy plan kont a konta księgowe
Konta analityczne służą do uszczegółowienia ewidencji zapisów księgowych na danych kontach syntetycznych. Tworząc plan kont, należy wziąć pod uwagę zależność pomiędzy liczbą kont syntetycznych i potrzebą ich rozwinięcia przy zastosowaniu kont analitycznych. Im więcej zaplanujemy kont syntetycznych, tym mniej będziemy potrzebować kont analitycznych rozbudowujących konta syntetyczne. Szczegółowość konstrukcji w zakładowym planie kont danego przedsiębiorstwa uzależniona jest od rodzaju, specyfiki i zakresu działalności, jej skali, struktury organizacyjnej, wielkości zatrudnienia i wymogów decyzyjno-kontrolnych.
Na liczbę kont syntetycznych potrzebnych danej jednostce w ramach zakładowego planu kont wpływa liczba i rodzaj informacji wykazywanych przez podmiot w sprawozdaniu finansowym i innych sprawozdaniach, do których sporządzania jednostka jest zobligowana. Liczbę kont analitycznych implikuje natomiast rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności przez daną jednostkę. Opracowując zakładowy plan kont, ważnym aspektem jest dostosowanie planu kont do możliwości technicznych i ograniczeń programu komputerowego wykorzystywanego w danej jednostce oraz ewentualnej możliwości modyfikacji ustawień programu w celu dostosowania planu kont do potrzeb jednostki.
Zazwyczaj układ zakładowego planu kont opiera się na uporządkowaniu kont w ramach dziewięciu zespołów ponumerowanych od 0 do 8 (numer zespołu wyznacza pierwsza cyfra z symbolu konta), w których zgrupowane są konta zbliżone do siebie charakterem czy powiązaniami z elementami sprawozdania finansowego:
- Zespół 0 – Aktywa trwałe;
- Zespół 1 – Inwestycje krótkoterminowe, kredyty oraz udziały (akcje) własne;
- Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia;
- Zespół 3 – Materiały, towary i rozliczenie zakupu;
- Zespół 4 – Koszty w układzie rodzajowym i ich rozliczenie;
- Zespół 5 – Koszty w układzie kalkulacyjnym (według typów działalności) i ich rozliczenie;
- Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe;
- Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem;
- Zespół 8 – Kapitał (fundusz) własny, rezerwy, fundusze specjalne i wynik finansowy.
W ramach poszczególnych zespołów tworzone są grupy i podgrupy, uszczegóławiające ewidencjonowane zasoby majątkowe przedsiębiorstwa. W obrębie danego zespołu jednostka może ustanowić dowolną liczbę kont, jednak pod warunkiem, że są one tematycznie (według treści ekonomicznej) powiązane z nazwą (charakterystyką) tego zespołu.
W jaki sposób dostosować plan kont do Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej?
Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) to zbiór standardów rachunkowości, związanych z nimi interpretacji oraz ram konceptualnych, wydawanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, zapewniających bezpośrednią porównywalność sprawozdań finansowych otwartego, globalnego rynku kapitałowego.
Jednostki stosujące MSSF, ustalając plan kont, powinny wydzielić kategorie aktywów finansowych wycenianych w wartości godziwej przez wynik finansowy, a w ramach tej kategorii aktywów finansowych przeznaczonych do obrotu oraz pozostałych aktywów finansowych wycenianych w wartości godziwej przez wynik finansowy. Przy tworzeniu planu kont należy także wziąć pod uwagę, że inwestycje w nieruchomości mogą mieć zarówno charakter krótkoterminowy, jak i długoterminowy, odpowiedni podział może zostać wprowadzony w zespole 1, 3 lub 6. Dodatkowo ze względu na to, że w MSFF nie występuje ogólne pojęcie inwestycji, w planie kont pojęcie inwestycji może być wykorzystywane wyłącznie w kontekście inwestycji w nieruchomości.
