Odpowiednia konstrukcja zakładowego planu kont pozwala na prawidłowe ujęcie oraz zaprezentowanie dokonywanych przez jednostkę operacji gospodarczych, a także wyniku finansowego jednostki. Często plany kont są mocno rozbudowane i zawierają wiele elementów. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wszystkie konta powinny znaleźć się w zakładowym planie w sytuacji, gdy część z nich w ogóle jest nieużywana. Postaramy się wyjaśnić ten problem.
Zakładowy plan kont - księgi rachunkowe
Każda jednostka prowadząca księgi na podstawie systemu rachunkowego powinna posiadać zakładowy plan kont. Jak możemy przeczytać w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Istnienie zakładowego planu kont jest istotne, ponieważ wynika z niego to, jakie zdarzenia gospodarcze i w jakim czasie zostały dokonane. Dzięki temu możliwe jest sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki. Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych oraz analitycznych.
Wzorcowe plany kont
W przypadku zakładowego planu kont możemy spotkać się z wieloma przykładowymi planami, które mogą być pomocne w przygotowywaniu własnego.
Należy jednak zwrócić uwagę, że specyfika działalności oraz zakres podejmowanych operacji gospodarczych jest inny w każdej jednostce W konsekwencji takie wzorcowe plany kont – choć przydatne jako baza informacji – nie zawsze wpasowują się w potrzeby i zakres działalności danego przedsiębiorstwa.
W konsekwencji bywa czasem tak, że zakładowy plan kont nie pokrywa się w pełni z dostępnymi wzorcowymi wykazami kont. Jeżeli okaże się, że dane konto nie odpowiada potrzebom oraz właściwościom danej jednostki, to nie ma konieczności tworzenia takiego konta. Pamiętajmy, że zakładowy plan kont powinien w sposób realny odwzorowywać dokonywane operacje gospodarcze jednostki, w związku z czym sztuczne utrzymywanie nieużywanych kont wydaje się bezzasadne.
Konta nieużywane przez jednostkę
Powyższe rozważania skłaniają ponadto do myślenia, że plan nie powinien zawierać kont nieużywanych przez jednostkę.
Jeżeli w danym momencie określone konto jest niepotrzebne do prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, to nie ma konieczności, aby obligatoryjnie znajdowało się ono w zakładowym planie. Co więcej, wykaz kont może zostać w dowolnym momencie zaktualizowany. Jeżeli okaże się, że określone konto jest potrzebne, to może ono zostać dodane.
Jak już wskazaliśmy, zakres działalności każdej jednostki jest inny. W związku z tym kształt zakładowego planu kont powinien odpowiadać stricte jej potrzebom. Przypomnijmy, że w zakładowym planie kont należy ustalić wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (biorąc pod uwagę przewidywany zakres działalności w najbliższej perspektywie).
