Poradnik Przedsiębiorcy

Zakładowy plan kont a konta nieużywane przez jednostkę

Odpowiednia konstrukcja zakładowego planu kont pozwala na prawidłowe ujęcie oraz zaprezentowanie dokonywanych przez jednostkę operacji gospodarczych, a także wyniku finansowego jednostki. Często plany kont są mocno rozbudowane i zawierają wiele elementów. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wszystkie konta powinny znaleźć się w zakładowym planie w sytuacji, gdy część z nich w ogóle jest nieużywana. Postaramy się wyjaśnić ten problem.

Zakładowy plan kont - księgi rachunkowe

Każda jednostka prowadząca księgi na podstawie systemu rachunkowego powinna posiadać zakładowy plan kont. Jak możemy przeczytać w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Istnienie zakładowego planu kont jest istotne, ponieważ wynika z niego to, jakie zdarzenia gospodarcze i w jakim czasie zostały dokonane. Dzięki temu możliwe jest sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki. Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych oraz analitycznych.

Zakładowy plan kont jest określany w zasadach (polityce) rachunkowości. Jest on niezbędny do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki i stanowi podstawę rozliczeń finansowych.

Wzorcowe plany kont

W przypadku zakładowego planu kont możemy spotkać się z wieloma przykładowymi planami, które mogą być pomocne w przygotowywaniu własnego.

Należy jednak zwrócić uwagę, że specyfika działalności oraz zakres podejmowanych operacji gospodarczych jest inny w każdej jednostce W konsekwencji takie wzorcowe plany kont – choć przydatne jako baza informacji – nie zawsze wpasowują się w potrzeby i zakres działalności danego przedsiębiorstwa.

W konsekwencji bywa czasem tak, że zakładowy plan kont nie pokrywa się w pełni z dostępnymi wzorcowymi wykazami kont. Jeżeli okaże się, że dane konto nie odpowiada potrzebom oraz właściwościom danej jednostki, to nie ma konieczności tworzenia takiego konta. Pamiętajmy, że zakładowy plan kont powinien w sposób realny odwzorowywać dokonywane operacje gospodarcze jednostki, w związku z czym sztuczne utrzymywanie nieużywanych kont wydaje się bezzasadne.

Zakładowy plan kont tworzony dla konkretnej jednostki nie musi w pełni pokrywać się z opracowanymi wzorcowymi wykazami kont. Specyfika oraz charakterystyka każdej jednostki jest inna. To prowadzi do wniosku, że zakładowy plan kont powinien być opracowany indywidualnie pod kątem potrzeb jednostki.

Konta nieużywane przez jednostkę

Powyższe rozważania skłaniają ponadto do myślenia, że plan nie powinien zawierać kont nieużywanych przez jednostkę.

Jeżeli w danym momencie określone konto jest niepotrzebne do prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, to nie ma konieczności, aby obligatoryjnie znajdowało się ono w zakładowym planie. Co więcej, wykaz kont może zostać w dowolnym momencie zaktualizowany. Jeżeli okaże się, że określone konto jest potrzebne, to może ono zostać dodane.

Zakładowy plan kont jednostki nie musi zawierać wszystkich rodzajów kont, które potencjalnie mogą okazać się przydatne w przyszłości. Nie ma żadnych przeszkód, aby konta takie zostały dodane w toku działalności jednostki zgodnie z jej aktualnymi potrzebami.
Bezpośrednio z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że zakładowy plan kont służy przede wszystkim do ewidencjonowania bieżących zdarzeń gospodarczych. W konsekwencji plan ten nie musi zawierać kont właściwych dla wszelkich możliwych operacji gospodarczych, które wystąpią w przyszłości.

Jak już wskazaliśmy, zakres działalności każdej jednostki jest inny. W związku z tym kształt zakładowego planu kont powinien odpowiadać stricte jej potrzebom. Przypomnijmy, że w zakładowym planie kont należy ustalić wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (biorąc pod uwagę przewidywany zakres działalności w najbliższej perspektywie).

W przypadku pojawienia się nowych zdarzeń gospodarczych kierownik jednostki może dokonać aktualizacji planu kont i wprowadzić konto, które do tej pory było nieużywane. Takiej zmiany można dokonać również w trakcie roku obrotowego.
Zakładowy plan kont to bardzo ważny element polityki rachunkowości. Pozwala na rzeczywiste i wiarygodne odwzorowanie w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych podejmowanych przez jednostkę. Trzeba jednak pamiętać, że zakładowy plan kont powinien być tworzony w świetle działania konkretnej jednostki i dostosowany do jej potrzeb. W związku z tym nie ma konieczności wprowadzania do planu kont, które w danym momencie są nieużywane.