Zaliczenie składek na ubezpieczenie społeczne do kosztów uzyskania przychodu uwarunkowane jest terminem ich zapłaty.
Zgodnie z art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) składki na ZUS w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W przypadku uchybienia tym terminom ma zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 55a updof. Mianowicie nie uważa się za koszty uzyskania przychodu nieopłaconych do ZUS składek w części finansowanej przez płatnika tych składek. Można je zaliczyć do kosztów podatkowych dopiero w dacie ich faktycznego opłacenia.
Przykład 1.
Podatnik zatrudnia pracowników i wypłaca wynagrodzenie zgodnie z umowami o pracę, za dany miesiąc w ostatnim dniu roboczym: 31 stycznia. Jeśli składki ZUS zostaną zapłacone do 15-ego lutego to będą stanowiły koszt stycznia. Jeśli natomiast ich zapłata nastąpi 16-ego lutego to będą kosztem lutego.
W przypadku gdy zgodnie z umowami o pracę wynagrodzenie wypłacone zostaje 10 lutego za styczeń to ustawowy termin płatności składek ZUS przypada na 15-ego marca. Jeśli podatnik zapłaci składki przed terminem, 15-ego lutego, to będą stanowiły koszt stycznia. Jeśli natomiast zostaną opłacone w terminie 15-ego marca to zostaną uznane za koszt w dacie ich zapłaty, czyli w marcu.
Gdyby jednak pracodawca spóźnił się z wypłatą wynagrodzenia, np. do 11-lutego, wtedy też automatycznie nie będzie mu przysługiwało prawo zaliczenia opłaconych dnia 15-ego lutego składek do miesiąca stycznia – termin ten przesunie się na luty.
