Ulga na zakup kasy fiskalnej przy spóźnieniu z fiskalizacją

Przedsiębiorcy, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, mogą być zobowiązani do nabycia kasy fiskalnej. Przepisy przewidują możliwość skorzystania z ulgi, która pokrywa w części cenę nabycia sprzętu. Czy ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje również przy spóźnieniu z fiskalizacją? Odpowiedź znajduje się w niniejszym artykule.

Kiedy kasa jest niezbędna?

Co do zasady, kasa fiskalna potrzebna jest przy sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas rejestrujących wskazuje sytuacje, w których jest ona niezbędna już przy pierwszej sprzedaży (np. w sytuacji handlu zapisanymi i niezapisanymi nośnikami danych cyfrowych i analogowych), kiedy obowiązuje po przekroczeniu limitu, a kiedy nie jest w ogóle wymagana.

Najczęściej występującym przypadkiem jest zwolnienie z kasy do limitu obrotów w wysokości 20 000 zł, jednak przy rozpoczęciu sprzedaży po raz pierwszy w trakcie roku, limit ten liczony jest proporcjonalnie. Ustawodawcy przewidzieli w powyższej sytuacji termin, w którym przedsiębiorca ma czas na zakup kasy oraz jej fiskalizację. Są to dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym został przekroczony limit. Jeżeli przedsiębiorca przekroczy limit na przykład 14 kwietnia, to czas na instalację kasy będzie mieć do końca czerwca.

Ulga na zakup kasy - kwota

Zakup urządzenia fiskalnego, który może być obowiązkiem przedsiębiorcy, wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Na rynku dostępnych jest wiele modeli kas, a także drukarek fiskalnych i ich ceny są zróżnicowane. Przepisy przewidują jednak, że przedsiębiorca ma prawo odzyskać część poniesionego kosztu w postaci ulgi na zakup kasy. Jej wysokość wynosi 90% ceny zakupu (bez podatku), jednak nie więcej niż 700 zł.

Ulga na zakup kasy - warunki

Aby móc skorzystać z ulgi na kasę lub uzyskać zwrot pieniędzy, konieczne jest dopełnienie formalnych warunków. Rozporządzenie w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących określa, iż ulga na zakup kasy przysługuje pod warunkiem:

  • złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania,

  • rozpoczęcia ujmowania sprzedaży nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,

  • posiadania przez przedsiębiorcę dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Art. 111 ust. 6a ustawy o VAT Kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Ulga może przysługiwać w różnych wariantach:

  • w przypadku czynnych podatników VAT:

    • jako pomniejszenie należnego do zapłaty podatku VAT (maksymalnie do wysokości podatku do zapłaty, a pozostała część niewykorzystanej ulgi zostanie rozliczona w kolejnym okresie/okresach),

    • gdy w danym okresie występuje nadwyżka podatku naliczonego od zakupów nad należnym od sprzedaży - jako wartość do zwrotu (maksymalnie jednorazowo po 25% kwoty przy rozliczeniu z VAT miesięcznym lub po 50% kwoty przy rozliczeniu kwartalnym),

  • w przypadku przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT - jako zwrot pieniędzy.

Spóźnienie z fiskalizacją

Fiskalizacja kasy jest czynnością jednorazową i niezbędną do rozpoczęcia użytkowania kasy w działalności. Polega ona na zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, która dokonywana jest przez serwisanta, który będzie w przyszłości odpowiadał za obsługę danego przedsiębiorcy. Po fiskalizacji kasy należy skontaktować się z urzędem skarbowym w celu uzyskania numeru ewidencyjnego urządzenia.

Przedsiębiorca ma zwykle sporo czasu na zakup i fiskalizację kasy, jednakże zdarzają się przypadki, kiedy mimo wcześniejszego zgłoszenia do urzędu skarbowego zamiaru rozpoczęcia użytkowania kasy obowiązkowy termin zostanie przekroczony poprzez zbyt późną fiskalizację. Czy zawsze będzie to powodować utratę prawa do ulgi na zakup kasy? Możemy mieć do czynienia z różnymi sytuacjami.

Przykład 1. - Przekroczenie terminu i brak sprzedaży

Pan Jan Nowak przekroczył limit zwolnienia z kasy w dniu 12 marca. W takim wypadku kasę powinien zainstalować do dnia 31 maja. Z powodu dłuższego wyjazdu służbowego nie dotrzymał jednak obowiązującego terminu i kasę zafiskalizował dopiero w dniu 10 czerwca. Pomiędzy 1 a 10 czerwca nie dokonał jednak żadnej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych. W takim wypadku ulga na zakup kasy w dalszym ciągu przysługuje, gdyż nie wystąpiło żadne zdarzenie powodujące konieczność do wystawienia paragonu fiskalnego.

Potwierdza to również interpretacja indywidualna z dnia 22 stycznia 2014 roku, wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (nr sygn. akt IBPP3/443-1327/13/EJ), w której stwierdzono, że należy zwrócić uwagę, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlegać będzie obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej. Zatem jeżeli nie wystąpi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych, nie wystąpi również obowiązek ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej.

Przykład 2. - Przekroczenie limitu i dokonanie sprzedaży

Pan Jan z powyższego przykładu dokona sprzedaży (wydania) towaru na rzecz osoby prywatnej w dniu 7 czerwca. W takim wypadku utraci prawo do ulgi na zakup kasy. Nie został bowiem dochowany obowiązkowy termin, po którym prawie każdą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej lub rolnika ryczałtowego należy ująć na urządzeniu fiskalnym (wyjątkiem jest np. sprzedaż środków trwałych).

Przykład 3. - Przekroczenie limitu a otrzymana zaliczka

Możemy również założyć, że pan Jan nie dokona do 10 czerwca żadnej sprzedaży, ale otrzyma w dniu 6 czerwca zaliczkę do zamówienia realizowanego w późniejszym terminie. Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek ujęcia jej na kasie fiskalnej i wydania nabywcy paragonu, czego przez brak jej fiskalizacji uczynić nie można. Stąd również w takim przypadku przedsiębiorca traci prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy.

Spóźnienie z fiskalizacją kasy nie zawsze spowoduje, że ulga na zakup kasy przepadnie. Jeżeli przedsiębiorca zachowa wszystkie obowiązkowe warunki oraz pomiędzy dniem, na który przypada termin rozpoczęcia używania urządzenia fiskalnego, a dniem fiskalizacji nie wystąpi żadna sprzedaż ani otrzymanie zaliczki od osoby prywatnej - prawo do skorzystania z ulgi nie zostanie utracone.