Bezczynność kasy fiskalnej i jej problematyka będzie stanowić istotne zagadnienie w przypadku korzystania przez podatników z kas fiskalnych online, które wymagają stałego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. W poniższym artykule postaramy się udzielić odpowiedzi na pytanie, czy w okresie, w którym kasa online nie jest używana, może zostać wyłączona.
Zasady funkcjonowania kasy fiskalnej online
Kasa rejestrująca jest obligatoryjna w sytuacji, gdy podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wyjątkiem będą przypadki, gdy podatnik korzysta ze zwolnień określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy rejestrującej.
Założeniem ustawodawcy jest systematyczne odchodzenie od kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na rzecz kas fiskalnych online. Jak stanowi art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, jest to kasa, która zapewnia prawidłowe ewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwia połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi mieć numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Jeżeli chodzi o instytucję Centralnego Repozytorium Kas, to jak możemy przeczytać w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT, Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Centralne Repozytorium Kas, które jest systemem teleinformatycznym służącym do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
- dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej;
- dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych.
Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni oraz ciągły.
W konsekwencji w przypadku kasy fiskalnej online podstawowym obowiązkiem podatnika prowadzącego taką sprzedaż jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas.
Bezczynność kasy fiskalnej online
Jeżeli zatem podstawowym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie połączenia pomiędzy kasą online a Centralnym Repozytorium Kas, pojawia się pytanie, czy kasa musi być włączona cały czas, nawet w przypadku gdy podatnik w danym momencie nie prowadzi sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej czy też na rzecz rolników ryczałtowych.
Na problematykę tę zwrócił uwagę Dyrektor KIS w interpretacji z 9 listopada 2023 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.580.2023.1.PRM) w zakresie odpowiedzi na pytanie podatnika, czy kasę rejestrującą online powinien włączać co 15 minut, tj. za każdym razem, gdy się wyłączy, czy też może ją włączyć w sytuacji, gdy dochodzi do sprzedaży usługi.
Dyrektor KIS stwierdził, że kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonywania takiej sprzedaży. Zatem jeżeli podatnik ma otwarty punkt handlowy, w którym dokonuje sprzedaży np. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to kasa, za której pośrednictwem dokonuje ewidencjonowania tej sprzedaży, powinna być w czasie otwarcia tego punktu połączona z internetem.
W rezultacie kasa online nie musi być włączona w momencie, gdy podatnik nie dokonuje sprzedaży usług. Kasa powinna być połączona z internetem w czasie, gdy podatnik dokonuje sprzedaży w chwili otrzymania należności po ostatecznej realizacji zamówienia w siedzibie klienta. Podkreślenia bowiem wymaga, że kasa online powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas w czasie prowadzenia sprzedaży.
Należy zauważyć, że kasa rejestrująca nie musi być cały czas podłączona do sieci, ale podatnik powinien włączać ją w trakcie pracy w firmie i podczas sprzedaży – nawet w momencie, gdy akurat nie dokonuje sprzedaży, ale jest w firmie i w gotowości do sprzedaży, kasę online musi mieć włączoną i połączoną z internetem. Zatem jeżeli podatnik ma otwarty „punkt handlowy”, w którym dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to kasa, za której pośrednictwem dokonuje ewidencjonowania tej sprzedaży, powinna być w tym czasie połączona z internetem.
Kasa online powinna być połączona z Internetem w czasie, gdy podatnik jest w gotowości do sprzedaży, czyli niejako „w godzinach otwarcia punktu sprzedaży” i możliwości wystąpienia potencjalnej sprzedaży.
W rezultacie podatnik powinien mieć włączoną kasę online nie tylko w okresie faktycznej sprzedaży, ale również w okresie tzw. gotowości do sprzedaży.
Przykład 1.
Pan Edward prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży lodów. Lody sprzedaje w okresie od czerwca do września. W pozostałych miesiącach posiadana przez niego kasa online jest bezczynna. Czy mężczyzna musi zapewnić połączenie kasy online z Centralnym Repozytorium Kas poza sezonem?
Działalność sezonowa jest doskonałym przykładem w opisanej sprawie. W okresie poza sezonem pan Edward nie tylko nie dokonuje faktycznej sprzedaży, ale nawet nie pozostaje w gotowości do sprzedaży lodów. W konsekwencji poza sezonem może wyłączyć kasę online z uwagi na jej bezczynność. Tak też stanowi interpretacja Dyrektora KIS z 4 maja 2021 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2021.1.MT).
Bezczynność kasy fiskalnej z przyczyn niezależnych od podatnika
Nieco innym przypadkiem jest sytuacja, w której bezczynność kasy fiskalnej jest niezależna od podatnika. Do takiego przypadku odnosi się art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium KAS:
- czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
- trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z nim odstępach czasowych.
Co jednak istotne, w powyższych przypadkach chodzi o sytuacje, gdy bezczynność kasy jest niezależna od podatku. W tym zakresie możemy zatem wymienić przypadki wywołane siłą wyższą, np. awarią kasy lub awarią połączenia internetowego.
Reasumując powyższe, należy wskazać, że możliwe jest pozostanie kasy online w trybie wyłączonym (tj. offline w stosunku do połączenia z Centralnym Repozytorium Kas), jeżeli pozostaje ona w stanie bezczynności, tzn. w przypadku gdy podatnik nie pozostaje w stanie choćby gotowości do sprzedaży towarów lub usług.
