Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna - kto ma obowiązek jej posiadania?

Kasa fiskalna staje się koniecznością dla coraz większej liczby przedsiębiorców. Grupa transakcji, które bezwzględnie muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej w przypadku transakcji z podmiotami prywatnymi, ulega ciągłemu poszerzaniu.

Patrząc na kierunek działań, widzimy, że docelowo znikać będą wszystkie zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zmiany te wprowadzane są jednak stopniowo. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zakres zwolnień dochodzi jedynie do zawężenia poprzez odebranie dotychczasowych przywilejów niektórym grupom przedsiębiorców.

Kasa fiskalna a limit obrotów

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek stosowania kas rejestrujących przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji, gdzie używana jest kasa fiskalna, w sytuacji gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł - podatnicy zwolnieni są z obowiązku stosowania kas, zwolnienie to obowiązuje do końca 2018 roku. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podatników rozpoczynających w danym roku prowadzenie działalności limit zwolnienia obliczany jest proporcjonalnie do okresu jej wykonywania.

Przykład 1.

Pan Janusz rozpoczął prowadzenie działalności 1 marca 2017 roku, chciałby skorzystać ze zwolnienia ze względu na limit obrotów. W związku z tym po jego stronie pojawiło się pytanie: Ile wynosi limit w przypadku, gdy działalność została rozpoczęta w marcu?

Obliczeń należy dokonać, korzystając ze wzoru:

kwota limitu x (liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku / liczba dni w roku podatkowym)

20 000 x (306 / 365) = 16 767,12

Panu Januszowi przypada zwolnienie z kasy, jeśli jego sprzedaż nie przekroczy 16 767,12 zł.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem limity będą obowiązywać w tej samej wysokości również w 2018 roku. Na limit zwolnienia 20 000 zł nie wpływa jednak dostawa nieruchomości, dostawa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Zgodnie z § 3 ust. 3 dla podatników, u których udział wartości obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania (wymienionych w I części załącznika do rozporządzenia) w ogólnym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest większy niż 80%, zwolnienia są utrzymane. Owe zwolnienia dotyczą również tych podatników, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą w 2018 roku.

Kasa fiskalna - czynności bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia 

W niektórych przypadkach ze względu na rodzaj świadczonych usług czy dostarczanych towarów nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej bez względu na obrót. Czynności te zostały wymienione w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

§ 4 ust. 1

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:

1) dostawy:

a) gazu płynnego,

b) części do silników (PKWiU 28.11.4),

c) silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

e) przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

h) silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

i) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

j) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

k) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

l) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

m) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

n) wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

o) perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

§ 4 ust. 2

2) świadczenia usług:

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

b) przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

h) doradztwa podatkowego,

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,

l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,

m) w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.

Kasa fiskalna - kiedy należy rozpocząć ewidencjonowanie?

W przypadku podatników dokonujących sprzedaży towarów lub usług, które obowiązkowo muszą zostać zewidencjonowane na kasie fiskalnej (wymienione w § 4 rozporządzenia) już pierwsza transakcja na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych powinna zostać nabita na kasę.

Przykład 2.

Pan Emil prowadzi zakład fryzjerski, w związku z czym zastanawia się, czy przysługuje mu prawo do zwolnienia z kasy do limitu 20 000 zł, czy też nie.

Ze względu na rodzaj prowadzonej działalności pan Emil począwszy od pierwszej transakcji na rzecz osób prywatnych, musi ją nabić na kasę fiskalną.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z kasy ze względu na limit obrotów do 20 000 zł mogą rozpocząć ewidencjonowanie przy użyciu kas po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczyli limit zwolnienia.

Przykład 3.

Pan Edmund prowadzi działalność z zakresu sprzedaży owoców i warzyw, korzysta przy tym ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie limitu 20 000 zł obrotu. W maju prawdopodobnie przekroczony zostanie limit obrotów, w związku z czym po stronie pana Edmunda pojawiło się pytanie, od kiedy powinien ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej.

W sytuacji gdy przedsiębiorca korzystał ze zwolnienia podmiotowego i przekroczył kwotę limitu obrotów, kasa fiskalna musi być zainstalowana w ciągu dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit, w tej sytuacji sprzedaż najpóźniej należy ewidencjonować na kasie 1 sierpnia.

Kasa fiskalna w systemie wFirma.pl

Przedsiębiorcy użytkujący system wFirma.pl mogą korzystać z drukarki fiskalnej, która jest kompatybilna z kontem w systemie, dzięki czemu przychody są automatycznie ujmowane w ewidencjach księgowych.

Przedsiębiorcy korzystający z tradycyjnych kas fiskalnych, przychód na nich zewidencjonowany powinni wprowadzić do systemu na podstawie raportów okresowych (dziennych lub miesięcznych).

W celu zaksięgowania raportu okresowego należy przejść do zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ.

Kasa fiskalna - dodawanie ŁRO

Raport powinien mieć nadany przez podatnika numer (np. ŁRO nr porządkowy/miesiąc/rok lub dzień/miesiąc/rok). W oknie dodawania przychodu należy zaznaczyć Brak kontrahenta i uzupełnić pozostałe dane (kwoty) zgodnie z danymi na wydruku raportu.

Nieistotne jest, czy księgowanie będzie odbywać się na podstawie raportów dziennych (księgowanych na dany dzień), czy też miesięcznych (księgowanych na ostatni dzień miesiąca).

Tak zaksięgowany dokument trafi do kolumny 7 księgi przychodów i rozchodów - sprzedaż towarów i usług oraz do Rejestru sprzedaży VAT. Co ważne system umożliwia również poprawne rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej w deklaracji VAT.