Poradnik Przedsiębiorcy

Zgłoszenie kasy fiskalnej i fiskalizacja

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych muszą liczyć się z koniecznością zakupu kasy fiskalnej. Po przekroczeniu limitu uprawniającego do zwolnienia podatnik będzie musiał zmierzyć się, oprócz zakupu kasy, także z dodatkowymi obowiązkami związanymi z jej wprowadzeniem. Zgłoszenie kasy fiskalnej przebiega odmiennie w zależności od rodzaju zakupionej kasy.

Przedsiębiorca powinien dopełnić wszystkich formalności związanych z instalowaniem kasy fiskalnej do dwóch miesięcy od chwili przekroczenia limitu 20 tys. złotych.

Kasy fiskalne online

W przypadku podatników, którzy:

  • zdecydowali się dobrowolnie zakupić kasę fiskalną online, rozpoczynając prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub 

  • wymienić dobrowolnie dotychczasową kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na kasę fiskalną online lub 

  • są zobowiązani do wymiany posiadanej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online

zgłoszenie kasy fiskalnej i jej fiskalizacja jest procesem niewymagającym dodatkowych czynności ze strony przedsiębiorcy.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej online nie odnosi się do wszystkich przedsiębiorców w tym samym terminie. Ustawodawca podzielił podatników na cztery grupy, których dotyczą z góry określone terminy wymiany dotychczasowych kas fiskalnych. Terminy te zostały omówione w artykule: Kasy fiskalne online – ostateczny termin wdrożenia.

Krok 1. Fiskalizacja kasy fiskalnej online

Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących przed rozpoczęciem sprzedaży na kasie fiskalnej online konieczna jest fiskalizacja kasy. 

Serwisant skonfiguruje ustawienia kasy w taki sposób, aby zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną online a Centralnym Repozytorium Kas.

Proces fiskalizacji polega na:

  • przesłaniu klucza publicznego kasy;

  • zgłoszeniu żądania fiskalizacji;

  • odebraniu numeru ewidencyjnego;

  • nieodwracalnym zapisie w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;

  • inicjalizacji pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznacznym nieodwracalnym powiązaniu tych pamięci;

  • zerowaniu wszystkich liczników kasy;

  • niepowtarzalnym i nieodwracalnym zapisie w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapisie w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;

  • zapisie w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;

  • zapisie w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas;

  • wystawieniu raportu fiskalnego fiskalizacji;

  • zgłoszeniu fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;

  • pobraniu i zapisie w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

Powyższe czynności realizowane są przez serwisanta, dlatego przedsiębiorca nie musi robić nic dodatkowego, w tym – nie zgłasza kasy w urzędzie skarbowym. Po dokonaniu fiskalizacji kasy online podatnik może rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży przy jej użyciu.

Rozpoczynając rejestrację sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej online, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas.

Przykład 1.

Pan Łukasz zakupił kasę fiskalną online w związku z rozpoczęciem prowadzenia sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Serwisant przeprowadził fiskalizację kasy. Czy pan Łukasz powinien dodatkowo zgłosić kasę fiskalną online do urzędu?

Nie, w związku z tym, że pan Łukasz zakupił kasę fiskalną online, wystarczy, że przed pierwszą sprzedażą na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności serwisant posiadający odpowiednie uprawnienia dokona fiskalizacji kasy. Dzięki temu kasa fiskalna online automatycznie pojawi się w bazie, do której dostęp ma urząd skarbowy.

Kasy fiskalne z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

W przypadku prowadzenia sprzedaży na kasie fiskalnej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii przedsiębiorca – oprócz czynności, których dokonuje za niego serwisant przeprowadzający fiskalizację kasy – musi dopełnić jeszcze kilku innych obowiązków zgłoszeniowych.

Krok 2. Zgłoszenie liczby i miejsca używania kas fiskalnych

Od 1 maja 2019 roku został zniesiony obowiązek zgłaszania liczby i miejsca używania kas fiskalnych. Przed tym terminem przedsiębiorcy zamierzający wykorzystywać w działalności kilka kas fiskalnych, aby móc skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych, musieli złożyć w urzędzie skarbowym takie zawiadomienie. Obecnie ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje wyłącznie w sytuacji zakupu kasy fiskalnej online, pod warunkiem że przedsiębiorca posiada fakturę zakupu danej kasy i potwierdzenie zapłaty za jej zakup.

Natomiast w przypadku gdy ewidencja sprzedaży prowadzona jest za pomocą kilku kas fiskalnych, ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje przedsiębiorcy pod warunkiem rozpoczęcia sprzedaży na danej kasie przed upływem 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia sprzedaży rejestrowanej na kasach fiskalnych.

Obecnie podatnik nie dokonuje zgłoszenia liczby i miejsca używania kas fiskalnych.

Krok 3. Fiskalizacja kasy fiskalnej

Fiskalizacja kasy jest niezbędna do rozpoczęcia wykorzystywania urządzenia w działalności. Jest to czynność jednorazowa, służąca zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, a zakończona wydrukowaniem dobowego raportu fiskalnego, który dołączany jest do książki kasy.

Fiskalizacji należy dokonywać w obecności serwisanta, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za obsługę przedsiębiorcy. Taki fachowiec musi być wybrany z serwisu, za który jest odpowiedzialny krajowy producent kas albo importer, lub też z innego serwisu, ale posiadającego autoryzację wspomnianego producenta lub importera.

Po dokonaniu fiskalizacji przedsiębiorca oraz serwisant są zobowiązani do dokonania zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 7 dni (krok 4.).

Krok 4. Zgłoszenie kasy fiskalnej po fiskalizacji

Po fiskalizacji podatnik powinien skontaktować się z urzędem skarbowym w celu otrzymania numeru ewidencyjnego urządzenia. Jak wspomniano wcześniej, zgłoszenie takie powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji. Dodatkowo w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących został zamieszczony wzór zgłoszenia kasy fiskalnej, którym powinien posługiwać się podatnik.

W tym samym terminie odpowiedniego zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu skarbowego dokonuje serwisant instalujący kasę. Zgłoszenie to składa zgodnie ze wzorem, który znajduje się w załączniku nr 6 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych.

Po otrzymaniu odpowiednich dokumentów naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny. Jest to numer indywidualny, dotyczący wyłącznie jednego urządzenia i odpowiadającej mu książki kasy. Podatnik jest zobowiązany do umieszczenia go w sposób trwały na kasie.

Przykład 2.

Pan Aleksander zakupił kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii, ponieważ nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej online. Kiedy należy dokonać fiskalizacji kasy i zgłoszenia w urzędzie?

Pan Aleksander ma obowiązek fiskalizacji kasy przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Dodatkowo w związku z tym, że nie jest to kasa fiskalna online, pan Aleksander zobligowany jest do zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji. Po zgłoszeniu urząd nada kasie fiskalnej numer ewidencyjny, który pan Aleksander musi umieścić w widocznym miejscu na stałe na kasie fiskalnej.

Krok 5. Zgłoszenie kasy fiskalnej po zmianie miejsca zamieszkania lub miejsca używania kasy

Jeżeli przedsiębiorca zmieni miejsce zamieszkania, a tym samym zmianie ulegnie właściwość urzędu skarbowego, podatnik ma obowiązek w terminie 7 dni złożyć do nowego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o prowadzeniu sprzedaży na kasie fiskalnej, podając posiadany numer ewidencyjny. Dzięki temu naczelnik urzędu skarbowego dokona rejestracji kasy w prowadzonej przez siebie ewidencji pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym.

W sytuacji gdy przedsiębiorca zmieni miejsce wykorzystywania kasy fiskalnej, również w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zmiany ma obowiązek poinformowania o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. W tym celu składa aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej.

Zgłoszenie kasy lub aktualizacja danych dotyczących kasy fiskalnej dokonywane są na druku stanowiącym załącznik 3. do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Przykład 3.

Pan Wiktor rejestruje sprzedaż na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii od dwóch lat. W lutym 2021 roku zmienił miejsce zamieszkania, a tym samym zmianie uległ właściwy urząd skarbowy. Czy w związku z tym pan Wiktor musi ponownie dokonywać fiskalizacji i zgłoszenia kasy?

Zmiana miejsca zamieszkania, która jednocześnie wpływa na zmianę urzędu skarbowego, powoduje, że pan Wiktor ma obowiązek ponownego zgłoszenia kasy fiskalnej w nowym urzędzie. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca zamieszkania.

Podsumowując, wprowadzenie kasy fiskalnej online znacząco uprościło proces zgłoszeniowy kas fiskalnych. Wystarczy, że kasa fiskalna zostanie zafiskalizowana przez serwisanta, a przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić połączenie kasy fiskalnej online z internetem. Dzięki temu nie trzeba pilnować dodatkowych terminów zgłoszeniowych w urzędzie. Natomiast nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek korzystania z kas fiskalnych online. Niektóre grupy podatników mogą nadal używać kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. W tym przypadku oprócz fiskalizacji konieczne jest zgłoszenie kasy fiskalnej we właściwym urzędzie skarbowym.