W przepisach prawa podatkowego nie występuje pojęcie refaktury. Jednak refakturowanie bardzo dobrze ukształtowało się w praktyce gospodarczej i jest często stosowane przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Sprawdźmy, więc jak przebiega refakturowanie i jak odbywa się jej rozliczenie podatkowe!
Refakturowanie - na czym polega?
Refakturowanie to przeniesienie kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z usługi. Mamy z nim do czynienia wówczas, gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT). Kosztami wykonania usługi zostaje obciążony podmiot, który ostatecznie korzysta z usługi - czyli wspomniana osoba trzecia.
Czy można narzucać marże przy refakturowaniu?
Podczas refakturowania pośrednik wystawia swojemu klientowi fakturę za usługę. Jednak na tej fakturze muszą znajdować się takie kwoty, jakie zostały umieszczone na fakturze pierwotnej. W związku z tym pośrednik nie może naliczać marży, pośrednicząc w transakcjach pomiędzy dostawcą usługi a jej finalnym odbiorcą.
Refakturowanie a moment powstania obowiązku podatkowego VAT
W przypadku refakturowania dość problematyczne staje się ustalenie, kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT, ponieważ ani w ustawie, ani w innych przepisach sprawa ta nie została jednoznacznie przedstawiona. Dlatego też przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Takie stanowisko zostało przyjęte w większości interpretacji wydanych przez organy podatkowe. Stwierdzono w nich, że datą powstania obowiązku podatkowego w sytuacji refakturowania jest data zakończenia wykonania usługi. Zdarzają się jednak także opinie, zgodnie z którymi moment ten jest równoznaczny z datą wystawienia refaktury. W związku z tym do chwili, w której przepisy nie zostaną jednoznacznie określone, warto w przypadku świadczenia refakturowanych usług postarać się o indywidualną interpretację podatkową.
Refaktura w podatku dochodowym
Kwestia rozliczenia refakturowanych kosztów w podatku dochodowym również nie została doprecyzowana w ustawie. W związku z tym organy podatkowe opierają się w swoich interpretacjach na ogólnych zasadach dotyczących podatku dochodowego.
Rozliczanie przychodu z refaktury
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód powstaje w chwili wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania należności.
Jeśli jednak strony zawarły porozumienie, że dana usługa rozliczana jest w okresach rozliczeniowych, wówczas za datę powstania przychodu uznaję się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Czas trwania tego okresu ustala się w umowie lub na fakturze. Jednak rozliczenie usługi w ramach refaktury nie powinno zdarzać się rzadziej niż raz w roku.
Natomiast, gdy okres rozliczeniowy nie został określony, to za dzień powstania przychodu z refaktury uznaje się dzień jej wystawienia.
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zapłata za usługę została uregulowana przed dniem wystawienia refaktury. W takim przypadku przychód powstaje w dniu uregulowania należności.
Przykładem powyższych stwierdzeń może być indywidualna interpretacja podatkowa, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 19 października 2009 roku (ITPB3/423-405/09/MT): “(...) strony uzgodniły, że część kosztów transportu obciążająca "S" jest „płatna na rzecz „SP” na podstawie refaktury wystawionej w okresach miesięcznych, w oparciu o kalkulację, w terminie 14 dni od daty wystawienia refaktury na „S” S. A.”. Umowa zawarta między tymi podmiotami przewiduje zatem, że regulowanie należności związanych z refakturowaniem usług transportowych obejmuje okresy miesięczne. Wskazuje to na ustalenie przez Wnioskodawcę i „S” S. A. miesięcznych okresów rozliczeniowych (...). W konsekwencji, datą powstania przedmiotowego przychodu należnego jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego uzgodnionego w umowie, tj. ostatni dzień okresu miesięcznego, za który wystawiana jest refaktura.”
Można tu także przytoczyć fragment interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 2 czerwca 2011 r. (IBPBI/2/423-300/11/BG): “(...) jak wskazano refakturowanie jest szczególnym rodzajem sprzedaży, jedynym „dostępnym” momentem, w którym usługę refakturującego bezspornie można uznać za wykonaną, jest wystawienie faktury przez refakturującego (tu: Spółkę), a rozwiązanie polegające na ustalaniu momentu wykonania usługi według dokumentacji podatnika jest akceptowane zarówno w orzecznictwie, jak i pismach organów podatkowych, należy uznać, że momentem wykonania usługi, a co za tym idzie momentem powstania przychodu w analizowanym stanie faktycznym, będzie moment wystawienia przez Spółkę faktury”.
Rozliczanie kosztu z refaktury
Jeśli chodzi o rozliczenie kosztów, które są refakturowane, organy podatkowe mają podzielone zdania. Jednak większość interpretacji podziela pogląd, iż koszty podlegające refakturowaniu stanowią koszty nie związane bezpośrednio z przychodami. W związku z tym są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.
Jednak wśród interpretacji pojawiają się również stanowiska zgodnie, z którymi refakturowane koszty stanowią koszty bezpośrednio związane z refakturowanymi przychodami.
Podsumowując, przepisy nie określają precyzyjnie, jak należy podejść do kwestii refakturowania kosztów. Zazwyczaj stanowisko organów podatkowych w tej kwestii zależne jest od profilu działalności danej firmy. Dlatego też wskazane jest, aby w razie wątpliwości wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.
Refaktura kosztów transportu
Refaktura kosztów transportu jest dokumentem wystawianym przez podmiot, który nabył usługę transportową, na rzecz podmiotu, który faktycznie korzysta z usługi. Refaktura jest wystawiana w wartości nienaruszonej, czyli w takiej wartości oraz formie, w jakiej podmiot refakturujący ją zakupił. W przypadku gdy ma miejsce refaktura usług transportu, należy zastosować stawkę VAT właściwą dla świadczonej usługi.
Wystawienie refaktury w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl pozwala swoim użytkownikom na wystawienie refaktury w prosty i szybki sposób. W tym celu należy wystawić zwykłą fakturę VAT i opodatkować ją właściwą stawką VAT i dodać adnotacje informującą iż jest to refaktura.
Wystawienie faktury następuje przez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z fakturą pierwotną. W polu nazwy produktu lub usługi należy zamieścić informację, że jest to refaktura oraz napisać czego ona dotyczy np. Refaktura usług blacharskich. Następnie należy wybrać odpowiednią dla danej transakcji stawkę VAT.
Po zapisaniu faktura zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży VAT oraz KPIR w kol. 7 jako sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów pod wybraną stawką ryczałtu (w przypadku ryczałtowców).
