Zatrudnienie małżonka w firmie a koszty

Zatrudnienie małżonka w firmie nie jest prawnie zabronione. Niemniej na gruncie ustawy o PIT oraz ubezpieczeń społecznych, zostały wprowadzone przez ustawodawcę szczególne uregulowania dotyczące kwestii ich rozliczania.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą często korzystają z pomocy członków najbliższej rodziny. W wielu przypadkach posiadają oni status tzw. osób współpracujących.

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji osób współpracujących. Zawarta jest ona w przepisach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepisy w zakresie ubezpieczeń precyzyjnie określiły, kto może być osobą współpracującą.

Osobami współpracującymi z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz zleceniobiorcami mogą więc być tylko:

  • małżonek,

  • dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,

  • rodzice, macocha i ojczym oraz

  • osoby przysposabiające,

- jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź zlecenia (art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zasady te nie dotyczą osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Dlatego też jeżeli tacy członkowie rodziny jak wymienieni powyżej pozostają z prowadzącym działalność gospodarczą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności, to nawet jeżeli podpiszą z nim umowę o pracę, nie mogą być przez przepisy ubezpieczeniowe traktowani jako pracownicy.

Natomiast zakwalifikowanie pracownika, pod względem ubezpieczeń, do osób współpracujących pociąga za sobą określone konsekwencje w sferze prawa podatkowego, tzn. wpływa na wysokość obliczanych i odprowadzanych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy.

Zatrudnienie małżonka w firmie a składki na ubezpieczenia

Pomagającego w działalności małżonka należy zarejestrować w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (osobom współpracującym przydzielono kod ubezpieczenia ZUS 05 11).

Ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, ustala się na takich samych zasadach jak ubezpieczenie przedsiębiorcy. Przy czym należy zaznaczyć, że pomagający członkowie rodziny nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS.

Składki za przedsiębiorcę w 2016 roku wynoszą:

  • składka na ubezpieczenie społeczne - 772,96 zł (z chorobowym) lub 713,35 (bez chorobowego),

  • składka na ubezpieczenie zdrowotne - 288,95 zł,

  • składka na Fundusz Pracy - 59,61 zł.

Zaliczka na podatek - małżonej jako osoba współpracująca

Sposób ustalenia dochodu u pracownika do celów podatkowych, a tym samym prawidłowość obliczenia zaliczki na podatek, jest powiązany z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej przepisami, do celów ubezpieczeń społecznych w tym przypadku pracownik jest traktowany jako osoba współpracująca. Dlatego też jeżeli tacy członkowie rodziny jak wymienieni powyżej pozostają z prowadzącym działalność gospodarczą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności, to nawet jeśli podpiszą z nim umowę o pracę, nie mogą być przez przepisy ubezpieczeniowe traktowani jako pracownicy.

Natomiast zakwalifikowanie pracownika, pod względem ubezpieczeń, do osób współpracujących pociąga za sobą określone konsekwencje w sferze prawa podatkowego, tzn. wpływa na wysokość obliczanych i odprowadzanych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy.

Za przychód pracownika uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, w części pobranej ze środków pracownika-podatnika. Połowę składki emerytalnej, rentowej oraz całą składkę chorobową pokrywa bowiem sam pracownik.

Następnie obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowych ze środków publicznych. Zatem z przepisów podatkowych wynika, że przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia płatnik pomniejsza jego dochód oraz zaliczkę o te składki, które pracownik ma obowiązek sfinansować z własnych środków.

Pracodawca, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od wypłaconego osobie współpracującej wynagrodzenia z umowy o pracę, nie pomniejsza jej dochodu o składki na ubezpieczenia społeczne. Nie pomniejsza także zaliczki na podatek o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Dzieje się tak, ponieważ składki te nie zostały pobrane ze środków tej osoby.

Przykład 1.

Maż zatrudnił żonę, kwota jej wynagrodzenia wyniosła 6000 brutto. W takiej sytuacji zaliczkę na podatek należy obliczyć w następujących sposób:

Podstawa opodatkowania wynosi: 5888,75 zł (6000 zł – 111,25 zł pracownicze koszty uzyskania przychodu)

W takiej sytuacji zaliczka na podatek dochodowy wynosi : 1059,98 zł (5888,75 x 18%) - 46,33.

Zaliczenie wydatków na wynagrodzenie małżonka do kosztów

Nadrzędną zasadą w podatku dochodowym jest to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko te koszty, które bezpośrednio lub pośrednio służą uzyskiwaniu przychodów przez firmę albo służą zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Od tej zasady są przewidziane wyjątki, które zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT. I tak, kosztem uzyskania przychodu nie może być wartość pracy własnej podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci, a w przypadku spółek osobowych także wartość pracy własnej małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

W konsekwencji wynagrodzenie wypłacone członkowi rodziny nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Zaliczenie składek ZUS za osobę współpracującą do kosztów

Podatnik-przedsiębiorca opłaca za osobę współpracującą składki na ubezpieczenia społeczne, w związku z czym przysługuje mu prawo do odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne (od dochodu) oraz na ubezpieczenie zdrowotne (od podatku), natomiast składki na Fundusz Pracy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich opłacenia.

Składkę na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej (w wysokości 7,75% podstawy wymiaru składki) przedsiębiorca odlicza od podatku dochodowego.