Wydatkowanie środków unijnych z nowej perspektywy finansowej na lata 2021-2027 jest możliwe dzięki przyjęciu aktów prawnych określających najważniejsze zasady wdrażania Funduszy Europejskich w Polsce, do których zaliczamy m.in. Ustawę o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 oraz wydane na podstawie at. 5 ust. 1 pkt. 2 wspomnianej ustawy wytyczne z dnia 18 listopada 2022 roku dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 wydane przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej. Przedmiotem opracowania są najważniejsze wytyczne dotyczące kwalifikowalności, których znajomość na pewno okaże się przydatna na etapie przygotowywania przez przedsiębiorców wniosków aplikacyjnych. Zapraszamy do lektury.
Jakie informacje znajdziemy w wytycznych?
Wytyczne to dokument określający procedury i warunki dotyczące kwalifikowalności wydatków dla:
- Funduszu Spójności (FS),
- Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR),
- Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+)
- Funduszu na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST).
Mają one więc zastosowanie do wydatków ponoszonych w ramach współfinansowania krajowego z budżetu państwa, finansowania Unii Europejskiej oraz wkładu własnego. W przypadku projektów objętych zasadami pomocy publicznej za kwalifikowalne uznaje się tylko te wydatki, które łącznie spełniają warunki: określone w Wytycznych oraz wynikające z regulacji w zakresie pomocy publicznej.
Jaki jest okres kwalifikowalności?
Początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2021 roku. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli projekt rozpoczął się przed wskazaną datą, do współfinansowania kwalifikują się jedynie wydatki poniesione od tej daty. Należy również pamiętać, że dofinansowania nie uzyska projekt, który został fizycznie ukończony lub w pełni wdrożony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie do właściwej instytucji (tzn., nastąpił odbiór ostatnich robót, dostaw lub usług przewidzianych do realizacji w zakresie rzeczowym projektu). Beneficjenci muszą mieć również świadomość, że wszystkie wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinasowanie pokrywane są na własne ryzyko. Instytucja udzielająca wsparcia dokona bowiem oceny kwalifikowalności poszczególnych wydatków zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych oraz umowie o dofinansowanie.
Do kiedy można ponosić wydatki? Końcową datą kwalifikowalności jest 31 grudnia 2029 roku. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że jest to data graniczna, gdyż okres kwalifikowalności zostaje zawsze określony w umowie o dofinansowanie.
Jak wygląda nowy podział regionów?
Maksymalny poziom dofinansowania projektu jest uzależniony m.in. od rozwoju danego regionu (im bardziej rozwinięty region, tym mniejszy poziom dofinansowania). Polska w nowej perspektywie finansowej została podzielona na 3 rodzaje regionów:
- rozwinięte – Warszawa i 9 sąsiadujących powiatów,
- przejściowe – województwa dolnośląskie i wielkopolskie,
- słabiejrozwinięte – pozostałe 14 województw, w tym Mazowsze bez regionu stołecznego.
Poziom dofinansowania jest więc zróżnicowany, w zależności od regionu, w którym będzie realizowany projekt. W przypadku działań finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dofinansowanie wynosi maksymalnie do 50%, 70% i 85%.
Czego nie można finansować z Funduszy Europejskich?
W Podrozdziale 2.3 Wytycznych zostały zawarte informacje dotyczące wydatków niekwalifikowalnych. Warto zapoznać się tym wykazem, żeby mieć świadomość, czego na pewno nie możemy sfinansować z Funduszy Europejskich. Zacznijmy od różnic w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej na lata 2014-2020:
- katalog wydatków niekwalifikowalnych został wzbogacony o wydatki niekwalifikowalne personelu (zostały przesunięte z rozdziału dotyczącego personelu) – dodatkowo katalog wydatków niekwalifikowalnych personelu dotyczy również wydatków rozliczanych uproszczonymi metodami;
- niekwalifikowalne stały się używane środki trwałe i wkłady własne współfinansowane kiedykolwiek z funduszy Unii Europejskiej (wcześniej ograniczenie to dotyczyło 7 lub 10 lat wstecz);
- dodano zapis dotyczący kosztów zaangażowania pracownika beneficjenta na podstawie umowy cywilnoprawnej innej niż umowa o dzieło z wyjątkiem prac badawczo-rozwojowych oraz przypadków, gdy szczególne przepisy dotyczące zatrudnienia danej grupy pracowników uniemożliwiają wykonywanie zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.
W katalogu kosztów niekwalifikowalnych pozostawiono natomiast kary i grzywny, koszty postępowania sądowego, koszty kredytu lub pożyczki zaciągniętej na prefinansowanie dotacji, prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut, nagrody jubileuszowe oraz odprawy pracownicze przeznaczone dla personelu projektu, wpłaty dokonywane na PFRON, świadczenia na rzecz personelu projektu realizowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, koszty składek i opłat fakultatywnych na rzecz personelu projektu niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa.
Kto jest upoważniony do ponoszenia wydatków?
Przepisy Wytycznych dotyczących kwalifikowalności stosuje się do odpowiednio do podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków. Z tą różnicą, że od teraz realizator projektu (podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków) musi być wskazany w umowie o dofinansowanie. Oznacza to w praktyce, że podmiot, który jest wprost wskazany w umowie o dofinansowanie, nie może ponieść wydatku. Nie zmienia to jednak zakresu odpowiedzialności beneficjenta, który bez względu na to, czy sam ponosi wydatki, czy upoważnia inne podmioty, jest:
- odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie projektu, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowalnych ponoszonych w ramach projektu;
- odpowiedzialny za zapewnienie trwałości projektu;
- jedynym podmiotem właściwym do przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania dofinansowania ze środków przeznaczonych na realizację programu.
Jak wyglądają wytyczne dotyczące kwalifikowalności podatku VAT?
W zakresie kwalifikowalności podatku od towarów i usług doszło do znacznej rewolucji. Zgodnie z Wytycznymi podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln euro (włączając VAT), może być kwalifikowalny. To bardzo dobra wiadomość dla beneficjentów. Niestety jest też gorsza – w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych, regulaminie wyboru projektów lub umowie o dofinansowaniu instytucja zarządzająca/instytucja pośrednicząca może wyłączyć możliwość kwalifikowania podatku VAT.
Jak to wygląda w praktyce? Sprawdźmy na przykładzie województwa pomorskiego. Podatek od towarów i usług (VAT) będzie w programie Fundusze Europejskie dla Pomorskiego 2021-2027 stanowił z reguły wydatek niekwalifikowalny. Wyjątek przyjęto dla projektów dotyczących edukacji przedszkolnej i włączającej, cyfryzacji usług publicznych, budowy dróg wojewódzkich, edukacji w obszarze przyrody, Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność (RLKS) oraz projektów grantowych.
Co nowego w zasadzie konkurencyjności?
W przypadku wydatków, których koszt przekracza kwotę 50 000 zł, beneficjenci zobowiązani są do stosowania zasady konkurencyjności. Jest to tryb wyboru wykonawców, który wymaga sporządzenia zapytania ofertowego oraz opublikowania go w Bazie Konkurencyjności. Najważniejsza zmiana w stosunku do poprzedniej wersji wytycznych to brak możliwości składania ofert drogą mailową. Cała komunikacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia – publikacja zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między wykonawcami a zamawiającym, przekazywanie oświadczeń – odbywa się pisemnie, tylko i wyłącznie za pomocą Bazy Konkurencyjności.
Jakie zmiany wprowadzono w rozeznaniu rynku?
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności w poprzedniej perspektywie finansowej 2014-2020 obligowały beneficjenta do przeprowadzenia procedury rozeznania rynku dla wydatków w przedziale od 20 000 do 50 000 zł. Obecnie zdecydowano się całkowicie wyłączyć procedurę rozeznania rynku, gdy wartość zamówienia nie przekracza kwoty 50 000 zł. Dla tych wydatków nie ma konieczności potwierdzania, że dana usługa, dostawa czy robota budowlana została wykonana w cenach rynkowych. Beneficjent, kierując się zasadą przejrzystości, efektywności, racjonalności oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, samodzielnie ustala sposób dokonywania wydatków. Cały czas obowiązują zasady dotyczące obliczania szacunkowej wartości zamówienia, które nakazują brać pod uwagę konieczność łącznego spełniania trzech przesłanek: tożsamości przedmiotowej (usługi, dostawy lub roboty są tożsame rodzajowo), tożsamości czasowej (zamówienie może być udzielone w tym samym czasie), tożsamości podmiotowej (zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę).
Jak wyglądają założenia dotyczące metod uproszczonych?
W nowej perspektywie finansowej, podobnie jak w poprzednim rozdaniu środków unijnych, mamy 3 metody uproszczone rozliczania wydatków:
- stawkijednostkowe – zryczałtowane wynagrodzenie za jednostkę,
- stawkiryczałtowe – zwykle występujące w kosztach pośrednich,
- kwoty ryczałtowe – zadania objęte zryczałtowanym wynagrodzeniem za wykonanie rozliczających je wskaźników.
Co w takim razie ulega zmianie, jeżeli nadal mamy te same metody? Przede wszystkim metody uproszczone, które do tej pory były powszechnie stosowane w projektach finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, będą teraz powszechnie stosowane również w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wynika to przede wszystkim z ustanowienia nowego limitu dotyczącego obowiązkowego stosowania metod uproszczonych w projektach o łącznej wartości do 200 000 euro. Wprowadzenie takiego rozwiązania ma doprowadzić do częstszego wykorzystywania metod uproszczonych w wydatkowaniu środków unijnych.
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków z Funduszy Europejskich, pomimo że są bardzo podobne do poprzednich, zawierają kilka istotnych zmian. Większość z nich została przedstawiona w artykule. Na zakończenie warto jeszcze dodać, że koszty pośrednie (związane z obsługą przedsięwzięcia) będą możliwe niemal w każdym projekcie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. Zaostrzono również wymagania dotyczące uczestników projektów, ich rekrutacji oraz dokumentowania udziału, np. kwalifikowalność uczestników będzie weryfikowana na podstawie zaświadczeń i innych dokumentów wystawianych przez właściwe instytucje – oświadczenia będą brane pod uwagę dopiero później. Wszystkie obowiązki beneficjenta zawsze szczegółowo określa umowa o dofinansowanie projektu. Warto jednak znać najważniejsze zasady zawarte w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, gdyż to na ich podstawie tworzone są m.in. regulaminy poszczególnych konkursów.
