Wydatek na zakup towarów handlowych jest jednym z elementarnych przykładów kosztów podatkowych ponoszonych przez przedsiębiorcę. W związku z tym warto przyjrzeć się bliżej zagadnieniu czy zakup towarów handlowych na dane prywatne, a nie firmowe przedsiębiorcy może być ujęty jako koszt podatkowy.
Koszt uzyskania przychodu w ujęciu podatkowym oraz księgowym
Nasze rozważania rozpoczniemy od analizy pojęcia kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki, tj. – wydatek winien:
- być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy;
- być właściwie udokumentowany.
Wydatki na zakup towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
W dalszej kolejności przejdźmy zatem do zagadnienia dokumentowania wydatku. W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie KPiR zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11–15.
Stosownie do treści § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
- inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Zakup towarów na dane personalne nie wyklucza ujęcia wydatku w kosztach
Pojawia się w związku z powyższym pytanie, w jaki sposób potraktować sytuację, w której zakup towarów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej przez podatnika jest udokumentowany fakturą wystawioną na dane prywatne, a nie firmowe.
Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Jednakże podkreślić należy, że brak możliwości zewidencjonowania danych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej w rozporządzeniu formy ich udokumentowania – nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich odpowiednio za przychód oraz koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy PIT.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 4 marca 2020 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.728.2019.2.RK), o tym, co stanowi koszt podatkowy, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale przepisy ustawy podatkowej. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego.
Nie można też zapominać, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że osiągnął przychód o określonej wysokości oraz że poniósł określony wydatek, który jest jego kosztem uzyskania przychodu.
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
To zatem oznacza, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Okoliczność, że na fakturze znajdują się dane personalne, a nie firmowe przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, nie przesądza jeszcze, że wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Naturalnie ciężar dowodu w tym przypadku spoczywa na podatniku, zatem konieczne jest, by z pozostałych okoliczności faktycznych można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego – tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zakupił towar handlowy przeznaczony do dalszej odsprzedaży. Faktura dokumentująca nabycie została jednak wystawiona na jego dane osobowe, a nie dane firmowe. Mimo że nie zawiera NIP-u, to jednak podatnik zamierza nabyte towary wykorzystać w ramach majątku firmowego, a nie prywatnego. W tych okolicznościach za uzasadnione należy uznać ujęcie w KPiR wydatku na zakup towarów w kosztach podatkowych.
O tym, co stanowi koszt podatkowy, nie decydują zatem regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR określające zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, ale przepisy prawa materialnego wynikające z ustawy PIT.
Kluczowe dla możliwości potraktowania wydatku jako kosztu jest zatem spełnienie przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, a wymienione tam warunki nie uzależniają ujęcia wydatku w kosztach od treści wystawionej faktury.
Z przedstawionej analizy wynika, że otrzymanie dokumentu potwierdzającego zakup towarów – z danymi prywatnymi podatnika – nie wyklucza możliwości ujęcia poniesionego wydatku w kosztach podatkowych w rozumieniu ustawy PIT.
