Poradnik Przedsiębiorcy

Koszt podatkowy - co stanowi KUP?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą ponoszą różne wydatki. Podatnikom opodatkowanym na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym przysługuje prawo do pomniejszenia przychodu o koszty uzyskania przychodu. Czy każdy wydatek może stanowić koszt? Poniższy artykuł wyjaśnia, czym jest koszt podatkowy!

Czym jest koszt podatkowy w działalności gospodarczej?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT za koszt uzyskania przychodu uważa się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W praktyce za najpopularniejsze koszty podatkowe uważa się wydatki na:

  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,

  • odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,

  • wydatki na prowadzenie i utrzymanie lokalu (np. czynsz, woda, prąd),

  • opłaty bankowe związane z kontem firmowym,

  • koszty paliwa oraz inne wydatki związane z pojazdem wykorzystywanym w firmie.

Co ważne, koszt podatkowy to wydatki, które mają związek z działalnością gospodarczą, ale nie mają charakteru prywatnego dla przedsiębiorcy. W przypadku dokonania zakupów, które stanowią prywatny wydatek przedsiębiorcy, urząd skarbowy może zakwestionować zasadność uznania go za koszt uzyskania przychodu. Zatem za koszt podatkowy uznaje się wydatek, który:

  • został poniesiony przez podatnika,

  • jest definitywny (bezzwrotny),

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

  • nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

  • został właściwie udokumentowany.

Należy pamiętać, że to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganym przychodem.

Czasami jednak zdarza się, że koszt nie ma bezpośredniego związku z osiąganym przychodem – nie jest możliwe wskazanie, w jaki sposób jego poniesienie miało wpływ na wielkość przychodu. Jednak nie oznacza to, że nie można go uznać za koszt podatkowy, gdyż może wpływać na osiągane dochody w sposób pośredni. Jak wynika z powyżej przytoczonego przepisu, kosztami są również wydatki poniesione w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Tak więc pozwalają na jego utrzymanie oraz uzyskiwanie przychodów na niezmienionym poziomie.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 grudnia 2018 roku (sygn. akt 0113-KDIPT2-3.4011.576.2018.1.PR) kosztami uzyskania przychodu są

zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła(...).

Przykład 1.

Pani Joanna prowadzi salon kosmetyczny. Aby umilić czas klientkom, które oczekują na zabieg, pani Joanna kupiła odbiornik radiowy i opłaciła abonament radiowo-telewizyjny. Czy wydatki te może uznać za koszt podatkowy?

Tak, wydatek poniesiony na zakup odbiornika oraz opłatę za abonament pani Joanna może uznać za koszt uzyskania przychodu. Muzyka umila atmosferę, co może wpływać na ponowne wizyty klientek.

Przykład 2.

Podatnik będący w podróży służbowej do klienta przekroczył prędkość, w związku z czym został zatrzymany przez policję i dostał mandat karny w wysokości 100 zł. Czy w takim przypadku mandat może być uznany za koszt podatkowy, jeśli podróż była służbowa i pojazd stanowi majątek firmy?

Grzywny i kary pieniężne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, w związku z tym podatnik nie może uznać mandatu za koszt podatkowy.

Jak dokumentować koszt podatkowy?

Jeśli wydatek spełnia definicję kosztów uzyskania przychodu, aby wpisać go do KPiR, konieczne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR podstawą zapisów w księdze są m.in. faktury, faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki oraz inne dokumenty zawierające:

  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów;

  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dokonanymi bez pośrednictwa rachunku płatniczego;

  3. wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody;

  4. podpis osoby sporządzającej dokument.

lub co najmniej dane takie jak:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy), które uczestniczą w operacji gospodarczej;

  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej (jeżeli są to te same daty, wystarczy ujęcie jednej z nich);

  3. przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie;

  4. podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji gospodarczych,

oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie

Przykład 3.

Pan Paweł prowadzi firmę budowlaną. Aby spotkać się z klientem, musiał przejechać przez płatny odcinek autostrady. Za przejazd nie otrzymał faktury, a jedynie paragon będący potwierdzeniem zapłaty. Czy na takiej podstawie może dokonać on wpisu do KPiR?

Jeśli potwierdzenie zapłaty zawiera wymagane dane, można na jego podstawie wystawić dowód wewnętrzny, na podstawie którego koszt zostanie ujęty w kolumnie 13 KPiR.

Podsumowując, przedsiębiorcy muszą mieć na uwadze, że to na nich ciąży obowiązek udowodnienia związku poniesionego kosztu z działalnością gospodarczą, a także pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu poniesionego wydatku.